建设项目档案管理存在的问题及改进对策

文/刘小艳

建设项目是国家经济发展的引擎。项目档案是项目建设全过程的真实反映，不仅对项目生产建设、运行管理、维护维修、改扩建等具有凭证、查考作用，而且为政府审批部门及审计、稽察单位对项目的监管、事故调查和社会监督提供有力支撑。本文分析了建设项目档案工作存在的问题，并提出了相应的对策

项目建设是国家经济社会发展的引擎。项目档案是项目建设的重要的资源。项目档案是项目建设全过程的真实记录和真实反映。不仅对于项目建设，而且对于项目运行管理、维护维修以及改扩建等无不具有凭证与查考作用。可见，抓好项目档案管理、搞好利用服务，对于项目建设本身以及后续发展，作用之大处处凸显。然而，时下项目建设档案管理存在的问题较多。本文旨在分析存在问题，并提出改进对策，为整个项目建设搞好服务，提供支撑。

一、建设项目档案管理存在的问题

1.档案工作与公司管理、业务程序脱节：比如档案工作计划不能融入公司发展计划，文件归档职责没有融入岗位职责，档案部门不能参加生产协调会，设备开箱，课题结题验收，项目竣工验收等。

2.收集难：项目档案所涉及部门和参建单位较多，资料员流动大，文件材料收集不好控制。

3.时间紧：伴随着项目周期持续时间短，不同阶段都有相应的任务，参建方以签订合同为期，合同终止就撤，档案工作相对滞后，很难与工程建设同步进行，容易造成脱节情况。

4.整理难：项目程序复杂，项目档案专业性强，档案移交单位较多，形成的档案各门类载体多样化、数量更加庞大，对档案规范化、系统化整理有一定难度。

二、提升建设项目档案管理水平的对策

针对存在的问题，采取以下“十二要”对策：

一要从项目资料形成的源头上进行控制

（1）将项目资料收集纳入项目前期工作、项目招投标；单位工程开工、施工、竣工验收的各项管理程序。纳入公司的竣工验收计划、纳入到年度及每月的计划、纳入公司有关人员的工作计划。纳入到各职能部门的职责范围及有关领导人和工作人员的岗位责任制；

（2）专、兼职档案人员要参加工程招投标会；专、兼职档案人员要参加单位工程月进度及质量验收、工程竣工验收会；专、兼职档案人员要参加设备仪器开箱；专、兼职档案员要参加项目各阶段及各单项工程竣工验收会。公司在下达各项任务及计划的同时，一定要提出档案资料收集及归档要求。

二要公司每次在检查计划进度的同时，一定要检查文件材料积累及收集情况；公司在评定验收公司技术人员形成的各项技术成果、验收项目单位工程、验收设备仪器质量的同时，档案人员要验收其所形成资料的完整、准确、系统情况；项目试生产的同时要制定试生产过程中资料形成及积累的要求，进行试生产生产工作总结的同时要检查、验收试生产过程中形成资料的完整、准确、系统情况；单项验收进行的同时档案人员要及时、准确、完整地收集单项验收形成的档案材料。

三要根据项目资料收集的实际情况，定期或不定期地对项目档案资料收集积累存在的问题进行分析与考评，对于资料搜集优劣做到奖罚分明。

四要明确监理单位及建设单位相关部门及相关人员对施工资料收集、监督责任。对资料搜集完整齐全的要予以奖励、表扬；因责任心不强引起资料收集的不完整、不准确的，要承担责任，并予以处罚。

五要把检查施工单位工程资料形成是否与单位工程进度同步作为制度，对于不同步的情况要进行制止和处罚。

六要用合同来约束各参建单位对项目资料的移交:公司在与勘察、设计、施工、监理及设备购置等单位签订有关合同、协议时，要设立专门条款，明确规定其归档职责及纸质文件和电子文件归档范围、质量要求、整理标准，提交套数、时间等。

七要用经济手段对项目资料的移交进行约束：“档案管理部门签字认可”需纳入合同的结算程序。凡是档案资料没有整理或不符合要求，没有办理项目档案资料移交手续的，档案室没有签字认可，财务部门不予结算。

八要档案人员重视自己业务水平的提高，施工单位资料员必须了解单位工程概况，必须对每一个单位工程都应该收集哪些资料做到心中有数，例如要证明你们施工用的水泥质量符合设计要求你就要懂得必须收集每一批水泥的出厂合格证及水泥的3天、28天的抗压（抗折）强度报告、水泥的复检委托单及复检报告；要清楚自己单位的施工范围，有哪些分部，每一分部包括哪些项，每一分项包含哪些检验批次，应该产生哪些施工记录，只有这样才能保证施工资料完整准确。

九要施工单位资料员熟悉工程资料的涉及范围、内容、格式。

十要建设单位各部门的兼职档案管理人员要对自己所负责收集的项目资料的来龙去脉搞清楚，要清楚一个主要文件形成后面都要形成哪些支持性文件；例如项目申请了请示，就要有批复，档案人员就要检查国土资源管理厅划定的矿区（井田）范围、项目用地预审、地质灾害危险性评估备案的报告及批复文件是否收集齐全；环保主管部门对环境保护和水保主管部门对水土保持方案的审批意见及报告，煤矿安全监察机构对项目安全预评价的备案及报告，以及项目供水、供电意见和银行贷款协议等文件是否收集齐全。

十一要施工单位资料员要认真阅读工程施工质量验收技术资料的各种表格填制说明。基建工程档案是一个非常严肃的事情，应该引起大家足够的重视，不要把签字当成儿戏，每一位相关人员都要为当前，乃至几十年以后对基建工程负责任。

十二要档案人员应该提高自我档案意识。档案人员要清楚你所收集的文件是否具有参考和凭证作用。例如复印件就没有凭证作用，收集的资料不清晰，就失去了参考作用。所以我们在收集、形成资料的时候心里要有一把尺子，就是我们所收集、形成的资料是否具有参考及凭证作用。这就需要我们档案人员不但要对档案的作用有深刻的认识，还要有很强的责任心。

综上所述，要做好建设项目档案管理工作，就是要通过不断优化制度、规范标准、过程监管等具体举措，形成“齐（门类齐全）、准（内容准确）、快（快速收集）、新（创新利用）、严（考核严格）、实（实效明显）”六个特点。将文件材料的收集归档工作贯穿到项目建设全过程以及后续的生产经营活动之中，纳入公司的考核体系和工程整体质量管理中，纳入到各参建单位的合同管理中，并适时追踪，查缺补漏，紧扣项目建设过程中与项目完成后的继续发展的实际情况，不断进行创新，力争打造项目建设特色突出、效益明显的档案管理新局面。