浅谈科研档案管理存在的问题及解决措施

苏宇 汪欢 周凤羽 祝晓芳

摘  要：科研档案是科研项目的重要组成部分，记录了项目研制的全过程，展示了科研人员的技术水平、创新程度及管理部门的管理水平等多个方面，更为后续的科研工作奠定了理论基础。科学化、系统化、规范化的科研档案管理，为科研项目的顺利开展、验收提供保证。本文通过分析科研档案的特点，提出了科研档案管理存在的问题及相应的解决措施。

关键词：科研档案  特点  问题  解决措施

中图分类号：G271                             文献标识码：A                  文章编号：1674-098X（2021）05（c）-0142-03

Problems and Solutions of Sci-tech Archives Management

SU Yu  WANG Huan*  ZHOU Fengyu  ZHU Xiaofang

（Xi'an Institute of Optics and precision mechanics of CAS， Xi'an， Shaanxi Province， 710119 China）

Abstract： Scientific research archives are an important part of scientific research projects. They record the whole process of project development， show the technical level， innovation level of scientific researchers and the management level of management departments， and lay a theoretical foundation for follow-up scientific research work. Scientific， systematic and standardized scientific research archives management provides guarantee for the smooth development and acceptance of scientific research projects. By analyzing the characteristics of scientific research archives， this paper puts forward the problems existing in the management of scientific research archives and the corresponding solutions.

Key Words： Sci-tech archives; Characteristic; Problem; Solutions

科研档案是指科研项目在立项论证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式和载体的文件材料，以及标本、样本等实物。

对于科研院所来说，科研档案是科研人员的劳动成果和智慧结晶，它记录了研究所的科研发展历程，体现了研究所的整体学术水平和科研能力。同时，科研档案作为一种重要的信息资源集合，对本单位后续科研事业的发展起到了重要的作用，是一笔宝贵的知识财富。

为使科研档案的管理工作能够实现科学化、系统化、规范化、信息化，本文通过分析科研档案的特点，从科研档案管理存在的问题及解决措施等方面予以论述。

1  科研档案的特点

科研档案具有成套性、专业性、阶段性的特点。

1.1 成套性

科研项目研究具有一定的规律性，它的进行是一个环节接着一个环节。因此，其形成的科研材料不是独立的、没有联系的文件材料，而是按项目成套，即由本项目研制全周期所形成的具有保存价值的文件构成一套科研档案。

科研项目在签订任务书/合同后，根据任务书/合同中的要求，项目组即开展相应的研究工作，在此过程中形成的设计文件、实验数据、检测报告及最终的验收报告、科研成果等均属于科研档案。

1.2  专业性

科研项目涉及的研究方向、范围广泛，不同的科研材料中包含了不同学科的研究内容，对各种现象的规律、特点进行了总结，具有很强的专业性。而科研档案要对这些科学规律及研究结果进行准确的反映，就要求其具有一定的专业性。

1.3  阶段性

不同学科形成的科研档案不同，但是都会随着项目研究进展显示出不同的阶段特征。以中国科学院西安光学精密机械研究所承研的航天工程项目为例，都会经历立项、方案论证、初样研制、正样研制、发射、总结应用等各个阶段。因此，科研档案具有阶段性的特点。

2  科研档案管理存在的问题

2.1  归档率低，归档意识不强

首先，随着社会经济的不断发展，当前各单位均较为重视能够为本单位带来直接经济效益的方面，导致单位内由上至下对档案工作的重视程度都不够。

其次，部门领导没有将项目归档情况作为年度考核的一部分，导致归档工作较为随意，主观性比较强，科研檔案的归档率较低。

最后，由于科研档案具有成套性的特点，而某一项目的科研材料可能分散在不同的部门，由于归档时间不同，导致本项目的科研档案无法及时开展整理工作，也在一定程度上影响了科研档案的归档率。

2.2  制度不健全

健全的科研档案管理制度是高效开展档案管理工作的基础，是档案管理人员工作的指导方针，是保证科研档案管理规范性和科学性的依据[1]。但目前大部分档案制度不够完善，缺少可执行的实施方案及奖惩措施，从而导致科研档案管理工作困难重重。

档案管理人员在科研档案归档过程中，只能参照已有制度对科研项目的归档范围及归档要求进行讲解，但是并没有具体的管理措施和方法，监督检查的力度不足。同样，项目管理部门不能明确自己的职责，无法控制归档部门归档材料的质量和移交时间。而造成上述情况的原因就在于缺少相应的制度约束和奖惩措施，违反制度的成本较低，从而达不到进行有效管理的效果。

2.3  利用率低

首先，档案管理人员受传统观念影响，普遍存在着“重藏轻用”的管理观念，导致科研档案长期“沉睡”于库房[2]。

其次，檔案管理人员的服务意识依然停留在“被动查档”，在档案服务工作方面缺乏主动性。

再次，科研人员对科研档案的应用价值缺乏足够的了解和重视。档案管理人员也缺乏相应的宣传手段，科研人员并不清楚本单位所藏档案的基本情况，进而导致某些重复研究的现象发生，造成了资源的浪费。

最后，随着信息化技术的发展，各单位均开展了信息化建设，但档案信息化建设依然任重道远。大部分科研档案仍以纸质档案为主，造成了利用者查询不便，借阅手续繁琐，从而导致档案利用率低。

2.4  缺少专业人员，素质有待提高

目前专职档案管理人员大部分未接受过档案专业教育，也未接受足够的岗位培训，仅依靠老带新、传帮带，在长期工作中摸索工作方式方法，难免带有个人主观意识，缺少科学、规范的管理模式。

兼职档案员均身兼数职，由于缺少有效的考评机制，兼职档案员对档案工作精力投入不足，档案收集意识淡薄，责任心和工作积极性比较低，且兼职档案员没有经过专业的档案知识培训，很容易在工作中出现纰漏，导致一些归档的材料不够真实准确，从而影响了档案工作正常的开展[3]。

3  解决科研档案管理存在问题的有效措施

3.1  加强档案工作宣传力度，提高归档意识

加强档案工作的宣传力度，采取各种灵活多样的形式进行宣传，如微信公众号、线上答题、线下布展、讲座、交流会等，普及档案管理的相关知识，提高各类人员对档案工作的重视程度[4]。

为提高科研档案归档率，建议采取以下方式。

第一，提高单位领导的科研档案意识，使他们了解本单位档案工作的具体情况及存在的问题，引起他们对档案工作的重视，这是档案管理人员做好档案管理工作的前提。

第二，在整个项目研制的过程中，项目管理人员应全程参与，提高他们的档案意识，使他们清楚科研档案对项目顺利开展的重要作用，这也有利于科研档案工作与科研项目工作同部署、同实施、同检查，有利于提高整个科研项目档案的完整性。

第三，科研人员是科研档案材料产生的主体责任人，他们对待档案工作的态度，直接决定了科研项目的归档率和档案的质量，因此提高普通科研人员的归档意识也尤为重要。

3.2  制定合理措施，完善档案管理制度

随着时代的进步与社会的发展，原有的档案管理办法显然不能满足当前的需求。同时，2020年国家档案局、中华人民共和国科学技术部发布第15号令《科学技术研究档案管理规定》，该规定对科技档案管理提出了新的要求，这也为档案管理人员制定、修订相关制度提供了指导方针[5]。

第一，明确划分各部门的职责，在档案的收集、整理、借阅等各个环节都做到标准化管理。

第二，明确科研档案的归档范围及要求。在本所本次《科研档案建档管理办法》的修订中，档案管理人员在参考《科学技术研究档案管理规定》与《中国科学院科研课题档案建档规范》的基础上，结合本所质量管理体系的相关要求，对归档范围进行了明确说明，并备注了文件归档部门，以此提升档案管理效率。

第三，明确奖惩措施。对于档案工作优秀的部门及个人，可予以物质奖励及精神奖励，调动部门及个人的积极性和工作热情，而对档案工作未完成的部门可予以适当惩处。

3.3  利用信息化手段，提高档案利用率

信息化是当今社会发展的大趋势，同时也在新时期对档案工作提出了新的要求，档案信息化建设势在必行。应充分利用现代科技新成果和管理新手段，实现档案信息化管理，提高工作效率[6]。

为此，经多方调研，本所购买并实施了某电子档案管理系统，该系统功能模块与本所档案工作的要求比较契合，操作界面也比较人性化，且能够在未来根据本所信息化建设的具体情况进行适应性开发，融入本所的信息化全局建设。待该系统正式上线运行后，科研人员即可以在本人权限内，在线查阅本所室藏档案，同时可以在线办理借阅纸质档案手续，大大节约了时间，提高了工作效率。

同时，档案管理人员应变被动为主动，通过不断学习，以达到可根据不同研究方向，不定时为科研骨干推送相关科研档案的工作效果，真正让档案“活”起来。

3.4  加强培训，提高兼职档案员工作积极性

对于专职档案管理人员，应按照相关要求，每年完成不低于90学时的继续教育学习，不断提高自身的工作能力。

对于兼职档案员，其大部分不具备档案专业知识基础和档案工作能力，档案意识较为薄弱，因此要使其能够正常开展本部门档案工作，就需要通过有效的培训提高其档案意识和档案工作能力。

同时，部门领导应根据本部门实际工作情况选择兼职档案员，要安排好其岗位工作与档案工作，可以适当调整其岗位工作，使其有足够的时间精力来完成本部门的档案工作。

4  结语

综上所述，科研档案管理工作目前仍然存在一些问题，针对这些问题，本文分析了问题产生的原因并提出了解决措施。科研档案管理是科研工作的重要组成部分，只有不断完善相关管理制度，提高各级人员的重视程度，与时俱进采用信息化的手段，加强管理人员的专业教育与培训，才能保证科研档案管理工作的健康发展，进而推动科研工作的持续快速发展，真正发挥出科研档案的重要作用。

参考文献

[1] 吕桂菊.如何做好科研档案管理工作[J].黑龙江档案，2019（1）：62.

[2] 徐拥军，张斌.我国科技档案管理体制机制的现存问题[J].档案学研究，2016（2）：14-21.

[3] 宋晓明.科研档案管理的重要性与创新探究[J].城建档案，2018（12）：84-85.

[4] 吴佳怡.科研档案归档管理中的问题及对策[J].城建档案，2019（1）：60-61.

[5] 董淑珍.浅谈国家档案局、科技部第15号令对科研档案管理的影响[J].档案管理，2021（1）：76-77.

[6] 雷洁.基于知识图谱的科研档案管理研究[D].北京：中国农业科学院，2020.