牛丽娟
冀中能源股份公司邢东矿
关键字:邢东矿;档案管理;静态信息;动态信息;转化;开发;利用
长期以来,无论是企业还是事业单位,在档案管理方面都存在着许多的弱点和弊端,由于缺乏创新意识,导致了档案管理上的分散信息多,共享信息少;原始信息多,加工信息少;纸质信息多,电子信息少;静态信息多,动态信息少的局面。在档案信息开发利用方式上,也缺乏科学的目标模式,缺乏基本思路,缺乏明确的构想,一直延续着传统的方式方法,人来我查,目的只是为了查找而工作。这种被动局面已不能适应经济发展、技术进步、科研生产、社会事业发展的需求,特别是不能适应当前科技快速发展的需求,这种形式是机械地提供利用,必然导致了档案信息利用效率低。实现静态信息向动态信息的转化对于促进企业管理水平的提高具有非常重要的意义。
首先,有利于档案资料的长期保存,并使查阅的范围更广泛,提高了档案的利用率。现阶段一般以移交档案数据目录和纸质文本归档的方式进行,如需要查阅档案,便要进行“取阅→复印→归还”纸质文件的繁琐流程,该方式工作量大,对档案有一定损害,不利于纸质档案的长期保存。信息化迎合电子档案在未来发展的主流,减少取阅、复印纸质文档的次数,缩短查找纸质文件的时间,减少对原文件的损害,降低档案管理成本和有利于纸质档案的长期保存;有利于加大电子档案的公开程度,通过网络平台,实现信息公开和资源共享。
其次,有利于企业档案信息的集中与统一管理,为管理者、工作者提供了自动化、系统化的管理手段。实现静态信息向动态信息的转化,目的就是利用现代计算机和网络技术的现代化办公优势,将其应用到档案管理之中,把现在分散的各种档案资料,按照各方面的需求进行分类整理,并将其入录到计算机之中,建立档案查阅的网络体系。实现档案信息的高速检索,对文字、图像、音频、视频等不同载体档案进行数字化储存,并通过计算机和多媒体技术对多元的信息资源进行图、文、声、形并茂的合成加工,丰富档案信息资源利用的表现形式,达到档案资料有效利用最佳目的。
第三,有利于企业档案信息资料的查阅,能够快速、及时地满足企业、个人对档案信息的需求,使查阅更顺畅、更快捷,做到一目了然。传统的档案工作服务方式,是一种封闭式的,局限于利用者上门查阅档案,信息技术的发展,为改变传统的档案服务工作方式提供了可能。通过档案信息的上网,可以向公众提供开放的馆藏档案和上级的现行文件。通过对档案信息资源加以分类、提取、分析、加工,并进行连接与共享,通过局域网查阅者可以门不出户,随时随地进行查阅。从而准确、及时、简捷、实用地满足企业对档案信息的不同需求。
信息公开制度通过建立企业与社会、企业与企业之间及时、顺畅的信息公开渠道,加速信息的流动和开发利用,也有利于解决档案信息资源开发利用中的瓶颈问题,使档案信息的价值得以充分发挥,也是档案动态信息开发利用的新形式。在管理上必须跟上时代发展的步伐,适应当今社会发展的需求。为此,邢东矿领导多次召开关于档案信息化建设的专题会议,组织有关人员参加档案信息化业务培训,逐步推动了档案信息化管理步伐。
传统档案信息一般是纸质载体为主,以案卷(卷、册)形式存放在档案库房中,以案卷和文件级目录为检索目标,手工和计算机检索为手段,费时、费力,一次检索成功率低,存储档案的物理空间浩大,维护成本高,备份、复制档案需耗费大量的人力、财力,从而档案的完整性、一致性得不到保障。而档案信息数字化就是把纸质档案内容通过扫描、录入到计算机数据库中,以计算机技术能识别的存储档案信息。档案信息数字化的主要优势在于检索快捷方便、容易实时同步备份、存储空间小,维护方便、安全,保护了珍贵原始档案。所以档案信息数字化,就是将不同载体形态、不同记录方式的档案信息通过计算机录入、电子扫描、数据库格式转化、电子数据的整理等形式,把档案中的文字、图像、声音等信息转成计算机数字识别形式,形成可供人们保管、利用与档案原件存贮信息真实一样的数字化的档案信息库。邢东矿以加快室藏档案的数字化进程为基础,以电子文件的归档和管理为重点,强化档案信息资源建设,将运转在计算机网络中的电子文件,经过归档处理,集中存放在受档案部门控制的计算机存储器中,向档案部门移交的过程。其过程称之为联机归档,常采用四种类型的联机归档方法:(1)在线集中式归档。在档案管理部门控制的数据库服务器中开辟中心文件库,各文件形成部门将归档电子文件分类别、分年度、分内容存储到该库中去,归档时集中到中心文件库中去调取。(2)在线分布式归档。各文件形成部门将归档电子文件存储本地终端中,归档时通过电子档案管理系统软件中网络传输功能向档案部门移交。(3)在线滞后归档。根据归档要求文件形成部门兼职档案员每年1-2次集中整理归档,可根据管理系统功能或逻辑归档,或物理归档。(4)在线实时归档。文件形成和管理部门把文件办理完毕或文件形成后随时进行逻辑归档或物理归档。实现电子文件的“在线归档、档案移交、在线档案借阅”协同管理模式,彻底改变了以往查阅档案需要“翻箱倒柜”的传统做法,从而减少了工作环节,提高了工作效率。目前已累计存档17832卷、54865件,照片573张、光盘186张、市级以上奖牌52块等。
检索是档案信息化管理中一项十分重要的工作环节,我们把所有的室藏档案目录输入到计算机档案管理系统内,并将原文扫描。一是归档材料完整准确。只有将完整的档案资料作为基础数据输入计算机,在软件的支持下,计算机对输入的数据进行加工整理后,才能使档案得到充分利用;二是著录标引要准确。计算机信息处理能力强,在档案工作中可以发挥巨大作用,但是如果没有规范化的数据,一切作用也就不能体现出来,因此,实现档案管理现代化,档案的著录与标引就显得非常重要。要使每一数据项都能正确地、唯一的表现被反映的事物、事件,避免和减少误检、漏检情况,很大程度上取决于数据项的规范化程度,也就是著录和标引的规范程度。另外,针对图纸,扫描的难度很大,拍成照片进行备份,之后他们从移交程序开始入手,在交至纸质图纸的同时把电子版图纸进行拷贝、刻录,并把电子版图纸下挂到档案管理查询系统相对应的文件资料下,使用者通过局域网可以更快捷、更准确地从多角度、多途径进行档案查询,提高了档案检索的速度和效率,做到了档案信息接收、存储和提供利用的一体化。近年来,共提供利用档案526人次,2000余卷次,查全率99%,查准率100%。
在当今的信息时代,人们对档案信息的需求量大、覆盖面广、针对性强并且要求信息集中、传播便捷,有更强的适用性。因此,编研工作和编研产品已成为实现人们对档案信息资源需求的重要手段,是档案信息资源开发利用的重要手段,是拓展档案服务功能的有效途径。编研工作是保护档案原件、方便利用的有效措施。档案大部分为孤本,在开展利用服务时,把原件直接提供利用,容易破损,影响档案的寿命。以编写档案史料的方式提供利用,可以避免档案原件的重复使用,减少磨损,从而延长档案的寿命,使这些资料能永久保存,便于查询者利用。
档案编研工作是将馆内静态的档案资源转化为动态的、可供利用的信息资源的加工制作过程。档案编研的选题只有贴近企业发展工作中心,才能有效地为经济建设、企业发展服务。因此,在编研选题上他们尽量避免过大、过深的做法,坚持以编为主、研究为辅的方针,在选题的创新上做了一些探索。坚持“注重实际,贴近现实,立足实用,讲求实效”的选题原则,主动编撰较规范的基础性编研成果,开展直观的档案教育活动,不断拓展档案服务功能,由以前的按照某些规则和方法而形成的档案静态物理顺序发展成为以文件的功能和事实特征为核心,按不同的形成者和利用者进行动态的整合,化被动为主动,充分开发档案信息资源,释放档案的利用价值,提高档案利用率,为领导科学决策、为企业各项建设、宣传企业提供有效服务。几年里,我们先后编制了《大事记汇编》《各类文件汇编》《组织机构沿革汇编》《基础数据汇编》《制度汇编》《管理汇编》《统计汇编》《专题工程汇编》《科技成果》等编研资料,为领导决策提供了科学依据,为利用者提供了快捷方便的服务。
档案信息利用反馈是在利用企业档案信息的过程之中和之后,对档案利用的内容、方式方法等进行评价或发表意见,档案部门可以依此调整档案利用工作,使其逐步趋于完善,最大限度地从各部门、各单位需求的角度出发,更好地满足利用需求,并不断提高档案管理水平。他们充分利用企业档案信息,把各项企业工作中产生的技术生产效益、设计研究效益、经营管理效益等等,利用效果信息的方式进行主动收集,建立完善了企业公开信息利用反馈机制,不仅加强信息管理做到及时性,还有助于深化服务,促进信息资源的增值开发。为了使针对性服务的专业层次更深入,我们准确、及时、深入地把握利用者的需求,通过公开信息和档案信息资源的共同开发,系统地分析和加工信息,深入挖掘信息的内在价值。在对用户需求的掌握方面,我们不仅了解用户的明需求与潜需求、当前需求与长远需求,还有效揭示用户信息需求层层递进的发展模式,摸索出不同层次用户的信息利用规律,从而化被动为主动,使服务达到专指、更全面、更人性化的效果。
档案信息数字化的途径一般有两条,第一是通过接收电子文件和馆藏传统介质档案信息数字化;第二是馆藏传统介质档案数字化的方式一般是用计算机录入和扫描的两种方式进行的。这些数字化档案信息依托于计算机存储技术、网络技术,所以具有明显的不稳定性。为了确保信息的安全,我们在档案信息数字化过程中坚持做到了安全性原则。第一,通过录入或扫描方式得到数字化档案信息的,要确保档案原件的安全。第二,在处理和存贮数字化档案信息时,要确保数字化档案信息的内容与档案原件相吻合。第三,遵循原始档案的保密性,确保涉密档案信息不被未授权者浏览。第四,利用先进的计算机安全技术,如防火墙、实时杀毒软件以及存储设备,保证已经数字化的档案信息的安全。另外,我们定期对设备软硬件进行升级、扫描查毒、按时维护,就像每家每户的防火防盗问题一样,做到防患于未然,有效防范了各种威胁的出现,从未造成任何的损失。
总之,积极探索新的管理方法,升华管理理念,使档案管理工作与企业的发展和创新保持同步,使个人的努力与企业提供的资源形成合力,不断提升档案管理工作的科技含量,把“死”档案变成“活”材料,将静态信息转化为动态信息,更好地为企业服务。