医院综合档案在信息化环境中数字化管理的运用探讨

王晓华 叶瑞绵 秦冬梅

摘  要：以数字化方式管理医院综合档案信息，能够有效提升医院档案信息管理的质量与效率。信息化时代背景下，推动了医院综合档案数字化管理发展。该文分析了医院综合档案的特点，提出了在信息化环境中以数字化管理方式管理综合档案信息的优势，针对当前数字化管理过程中存在的问题，提出了有效的管理对策，以此促进医院综合档案在信息化环境中的管理水平。

关键词：医院综合档案   信息化环境   数字化管理   管理对策

中图分类号：G270.7;R197.32           文献标识码：A文章编号：1672-3791（2021）06（a）-0076-03

Discussion on the Application of Digital Management of Hospital Comprehensive Archives in the Information

Environment

WANG Xiaohua  YE Ruimian  QIN Dongmei

（Armed Police Corps Hospital of Heilongjiang， Harbin， Heilongjiang  Province， 150079  China）

Abstract： Digital management of hospital comprehensive archives information can effectively improve the quality and efficiency of hospital archives information management. Under the background of information age， it promotes the development of hospital comprehensive archives digital management. This paper analyzes the characteristics of hospital comprehensive archives， puts forward the advantages of digital management in the information environment， and puts forward effective management countermeasures in view of the problems existing in the current digital management process， so as to promote the management level of hospital comprehensive archives in the information environment.

Key Words： Hospital comprehensive archives; Information environment; Digital management; Management countermeasures

在醫疗事业改革进程不断深入的背景下，医院综合档案在信息化环境中运用数字化管理是必然发展趋势，具有优化医院管理水平与服务质量的实际意义。为此，需要构建相应的信息化平台，提升相关工作人员的信息技术水平，有效提升医院综合档案信息化环境中数字化管理质量与效率，推动医院现代化建设与发展。

1  医院综合档案的特点

1.1 医院信息的载体

随着信息技术的高速发展，数字化档案管理方式逐渐取代了以往纸质信息载体的作用。医院综合档案逐渐趋向U盘、数据库在档案载体。不论是传统的纸质档案记录方式，还是当前信息化档案记录方式，都发挥了记录医院发展信息的作用，但两种管理方式存在显著的差异，要想实现数字化档案管理，需要掌握一定的通信技术，并且需要相应的设备支持。

1.2 综合档案具有时效性

医院综合档案涵盖的内容较为广泛，涉及到财务档案、人事档案、科教档案等诸多档案信息。无论是管理还是查询都会消耗大量的时间与人力成本。而应用信息技术进行综合档案信息管理，涉及到数据库查询等相关技术，在提升查询效率的同时，能够以更加便捷的方式帮助信息使用者掌握相关信息。同时，应用信息技术能够及时准确地实现档案规整，有效提升医院综合档案管理水平。

1.3 综合档案具有共享性

以数字化方式管理医院综合档案具有档案信息共享的特点。在信息化环境下，共享档案信息不受时间与空间限制，在网络终端的支持下，便可查阅各项档案信息，可以有效避免档案信息破损、丢失等问题。可见，数字化综合档案管理方式是优化医院综合档案管理的有效途径。

2  数字化方式管理医院综合档案的优势

随着医疗似技术水平与医院规模的不断提升与扩大，医院的就诊科室与医护人员也逐渐增多，各项档案信息也日益复杂多样，数量也在积累中不断提升，若依旧以传统的方式开展综合档案管理工作，势必会影响医院综合档案管理与使用的效率。因此，急需改进与优化医院综合档案管理模式。

2.1 改进综合档案整理归纳方式

在医院发展过程中会形成很多有参考价值的档案资料，对医学科研事业有积极的辅助作用，在传统的档案管理模式下，需要相关工作人员深入到各科室与部门中搜集、归纳、整理档案信息，工作量较大且难以有效提升工作效率。在信息化环境下，应用数字化档案管理方式，能够通过电子扫描与网络互联的方式将各种综合档案传输到档案管理部门，进而有效改进原始的综合档案管理方式，提升医院综合档案的管理质量与效率。

2.2 提升综合档案利用效率

医院综合档案量大，涉及内容范围广泛，原始的档案检索方式效率低下，需要耗费大量的时间用于档案检索。以信息化方式管理综合档案资料，需要结合医院综合档案的具体情况与途径，构建清晰可见的电子档案目录与电子文档，从而有效提升医院综合档案的检索效率。在现代化办公软件的支出下，支持各科室与部门在数字化管理平台进行档案信息下载与打印，从而大幅度节约档案信息的查找与利用时间。

3  信息化环境中以信息化方式管理医院综合档案存在的问题

3.1 档案采集工作存在一定的难度

档案信息采集工作是信息化档案管理模式中的关键一环，与其他单位有所不同，医院性质较为特殊，综合档案数量庞大，并且处理起来较为繁琐，这也决定了数字化管理模式下，档案信息采集工作存在一定的难度。在进行信息采集的过程中，工作人员要根据患者的身体检查情况及发展状况，将患者的治疗信息与病历内容录入到数字系统中。同时，要将为患者进行诊疗医生的情况也一并记录入其中。此外，医院各部门发生的人事变动、设备更新淘汰等情况都要做好记录，可见医院综合档案信息采集工作的难度。如此一来，不仅会影响医院综合档案的整体保存与使用效率，还会影响数字化管理方式的效率。

3.2 信息化档案管理全人才缺失

考虑到数据信息管理具有较强的专业性，以数字化方式开展医院综合档案管理工作的要求相对较高，从当前医院数字化档案管理情况来看，最大的问题在于缺乏工作经验丰富且具备较强计算机知识的人才，这也是当前制约医院综合档案数字化管理水平提升的重要因素之一。医院中负责综合档案管理工作的人员大多从内部各部门中选拔而来，在日常工作过程中，需要同时兼任其他工作。因此，这部分员工通常欠缺乏数字化管理知识，一旦应用数据化信息管理模式，受自身专业技术知识的限制便会在工作中出现抵触心理，不利于医院综合档案的存储和信息查询。难以有效推动医院稳健运行，对综合型人才的缺乏是制约医院可持续发展的重要因素之一。

3.3 数字化综合档案管理制度有待健全完善

医院这种特殊性质的单位，在日常经营过程中会产生大量的综合档案，信息的处理量十分庞大，并且只有达到一定要求的存储系统才能支持电子数据存储，对信息系统的配置要求相对较高。但当前大部分医院在综合档案数字化管理方面投入的资金十分有限，并且在信息环境安全方面投入的力度也有限。此外，档案处理权限设置、数字记录错误等问题也层出不穷。可见当前医院综合档案数字化管理工作依旧有待完善与提升，制约了数字化档案管理工作的进一步发展。

4  提升医院综合档案数字化管理水平的有效途径

4.1 提升对数字化管理的认识

信息化环境背景下，为了提升工作效率与服务质量，医院陆续购置用于开展综合档案数字化管理的相关设备，但应用成效并未达到理想水平。因此，要从管理角度出发，提升医院整体对信息化环境中数字化管理方式的认识，通过组织开展培训或专题讲座的方式，让相关工作人员认识到数字化综合档案管理的效率与便捷性，做好相关思想教育引导工作，便于后续实践工作水平的提升[1]。

4.2 促进电子数据库建立

数据化方式开展综合档案管理工作，是医院档案管理工作的必然发展趋势，要充分利用信息技术，促进医院综合档案数字化管理方式实现。特别要加大投入，加快医院综合档案数字化数据库建设，在医院内部构建局域网络，支持电子档案信息在医院内部在线管理、搜集、查询与使用。档案管理部门需要构建综合档案目录管理数据库，构建综合档案电子文件数据管理中心，便于医院内部工作人员对方档案信息进行检索与使用。此外，针对已有的档案信息，要尽快实现信息化处理，尽快完成纸质档案数字化采集工作，为实现信息化管理做好基础准备工作。提升对医院综合档案编制数字化发展的重视，在大数据技术的支持下，对医院人事档案、财务档案、基建档案等进行筛选与编制，实现档案资料的信息化转换，从而尽快完成综合档案数字化运行与管理[2]。

4.3 加大对数字化档案人才的培养力度

当今时代背景下，医院综合档案管理人员不仅要负责档案管理工作，还要为档案使用者提供档案、归纳整理档案。医院档案管理部门要做好综合档案信息归结、交流工作。这对综合档案管理工作人员的专业技术与信息检索能力有一定的要求，同时也决定了档案信息管理人员日后在企业中的发展空间。为此，医院要加大对综合档案管理人員的培训力度，提升其业务水平与信息技术水平，强化其数字化应用能力，使其在工作中能够熟练应用信息技术，并且提升相关知识储备量，要具备基础的人事管理知识、财务知识等。因此，医院要根据当前综合档案管理人员的工作现状对其开展针对性的培训与教育，尤其要重视其计算机操作能力与基础的网络知识，从而提升医院综合档案管理人员的综合能力，使其更好地适应当下信息环境数字化管理工作环境[3]。

4.4 不断强化档案信息处理系统的安全性

信息化环境中，以数字化方式开展综合档案管理工作，需要做好日常维护工作，提升对信息化处理系统安全性的重视。数字化档案管理方式具有及时性与永久性特点。因此，要求在日常工作中提升系统的安全性，做好相应的系统防护措施。在具体工作实践过程中，可以在医院内部的局域网络中安装防火墙装置，以此防范电脑病毒入侵，同时对档案信息处理系统进行权限设置，不允许除医院内部人员以外的其他人员对医院综合档案信息进行任何操作。为了有效避免医院内部综合档案信息泄露，可以采取水印加密的方式对档案进行处理，以此提升综合档案的安全性。在信息化系统更新升级时，也要做好相应的防护工作，确保电子档案信息的安全性[4-5]。

4.5 针对医院综合档案数字化管理建立相应的规章制度

考虑到电子档案信息存在容易删改的问题，需要通过完善相关的规章制度加大对电子档案的管理力度。首先，在进行档案收集、整理、归纳等一系列操作时，要保证档案输入和存储方式的规范性与合理性，做好电子档案进行归档工作;其次，要制定相关的制度对电子档案进行监督[6-7]。

5  结语

综上所述，信息化环境下，以数字化方式管理医院综合档案能够大幅度提升医院的运行效率。但目前，医院档案数字化管理中依旧存在一些问题有待解决，需要采取有效的对策改进医院综合档案管理理念与具体实施途径，促进医院可持续发展。

参考文献

[1] 付晓雷.数字化建设在医院档案管理中的应用探讨[J].城建档案，2021（4）：21-22.

[2] 郭丽媛.浅析数字化在医院档案管理中的应用[J].信息记录材料，2021，22（4）：98-99.

[3] 刘瑞.档案数字化管理在医院档案管理中的应用[J].文化产业，2020（17）：133-134.

[4] 温淑珍.数字化信息在医院人事档案管理中应用的重要性解读[J].科技资讯，2018，16（16）：122-123.

[5] 张芹.医院综合档案数字化建设的应用与体会[J].中国管理信息化，2017，20（24）：155-156.

[6] 王淼.医院文化视角下医院综合档案管理工作研究[J].文化创新比较研究，2019，3（30）：153-154.

[7] 杨凝.“互联网+”时代的医院综合档案管理探讨[J].科技创新导报，2016，13（18）：132-133.