建立高效公共卫生事件档案工作机制的必要性研究

韩翠香

摘 要：本文阐述建立公共卫生事件档案工作机制需要把握的四个必要性：明确公共卫生事件档案工作在突发公共卫生事件应急中的法律地位，建立区域性公共卫生档案中心，大力推进疫情档案事业改革创新，强化档案的开发利用。

关键词：公共卫生事件;档案;工作机制;创新

进入新世纪，我国先后发生“非典”、新冠肺炎疫情等重大公共卫生事件。档案工作具有存凭、留史、资政、育人的功能，这就决定了其在各类突发公共卫生事件防范和处置中的地位和作用。如何建立一套與此相适应的公共卫生事件档案工作机制迫在眉睫。这就要从档案的作用出发，重点研究公共卫生事件档案工作机制的必要性，即：法律地位、机构建设、工作创新和开发利用。

1 明确公共卫生事件档案工作在公共卫生事件中法律地位的必要性

公共卫生事件档案是公共卫生事件发生、发展、变化并得到有效控制的原始记录，对我们开展有针对性的防控工作，确保人民生命健康和安全有着不可估量的作用。同时，公共卫生事件档案工作具有随机性、多样性、分散性、突发性的特点。从法律上明确公共卫生事件档案工作的地位和作用，可以明确档案工作的权威性、严肃性和规范性，促进防控工作的统一性和及时性。突发公共卫生事件防范和处置，是对国家治理体系和治理能力的集中检验，在法律上明确公共卫生事件档案工作的重要性，极其必要，只有从法律上予以明确，才能真正成为体制、形成机制。

1.1 明确收集收齐公共卫生事件档案

这是突发公共卫生事件防范和处置工作的重要组成部分，把收集收齐档案纳为政府及其公共卫生管理部门和机构防范和处置工作的主要职责之一，作为各级各类防范和处置工作领导指挥机构的重要工作并纳入工作考核，增强各级各类相关应对部门收集档案资料的主动性。

1.2 明确公共卫生事件档案收集的主要内容和形式

公共卫生事件档案收集的主要内容和形式包括日常防疫工作中的档案、突发事件防范和处置的档案、处置结束后的善后档案等。公共卫生事件的一大显著特点是公共性，即影响大、涉及面广。要把所有涉及的单位、集体和个人的疫情档案特别是企业、农村、城市社区、家族个人、非政府组织应对疫情的档案，包括有关文字、图表、音声像、实物、电子数据等，纳入必收清单[1 ]。

1.3 科学制定防范和处置工作方案

严格按照档案法律法规及工作规范，科学设置公共卫生事件档案的方法步骤、归档时限、验收标准及程序，同时明确各地各单位在实施突发公共卫生事件防范和处置工作时，要同步制定档案应急管理方案，使档案工作能够同布置、同落实、同推进。

2 建立区域性公共卫生事件档案中心的必要性

2.1 突发公共卫生事件档案集中管理、开发共享的必然要求

从发生“非典”以来看，以疫情为代表的重大公共卫生事件具有突然性、集中性特点，虽然影响全国，但都是一个或相邻的行政区域内集中爆发，然后扩散漫延。突发重大公共卫生事件防范和处置工作，比较高效的方法是能克服行政区域权限的束缚，集中调度资源，统一采取行动，在可控的范围内，以最短的时间集中一切可以集中的力量打歼灭战。因此，突发公共卫生事件档案集中管理、开发共享是必然要求。如果仍然依靠各级档案行政管理部门建立公共卫生事件档案，在收集、管理、协调、调档、开发利用中必然存在时效性低下、重复建设、资源浪费等情况。

2.2 建立区域性公共卫生档案中心的必要条件

一要综合考虑某一区域人口规模、地理特点、交通状况、就医饮食习惯等因素，建立跨行政区域的公共卫生事件档案中心，统筹该区域的疫情档案工作，面向该区域的公众提供防疫档案服务[2 ]。二要明确划分区域公共卫生事件档案中心与各级档案管理机构在公共卫生事件档案收集整理、开发利用等方面的权限，防止重复和交叉、重收与漏收，让两者各按其职能运转。进馆档案应以电子化、数字化为主，实行全国联网。指导企业、农村、城市社区建立自身的公共卫生事件档案，充分利用互联网技术，构建扁平化的档案信息网络，提高全社会的公共卫生事件档案利用效能。区域范围内疾控及医疗机构的档案也应该与该区域的公共卫生事件档案中心联网。三要以区域公共卫生事件档案中心为主体，建立档案协调机制和制度，精准对接本区域范围内的档案需求，促进跨地区、跨部门、跨系统、跨行业的公共卫生事件档案信息归档和调用。

3 推进突发公共卫生事件档案工作创新的必要性

3.1 推进归档即进馆制度

公共卫生事件发生的突发性，决定公共卫生事件档案必须及时、随时归档进馆，便于全社会更好地应对新的事件挑战。“非典”过去近18年，但因10年或20年的归档期限制，多数档案资料至今未能进馆，严重降低了这类档案的利用价值。改革目前的档案归档进馆制度涉及面较广，难以一时奏效，但完全可以就这类档案实行归档即进馆制度，让全社会在应对疫情时经验更加丰富，心态更加从容，自信更加有底气。

3.2 进一步形成“单套制”的一系列制度安排

随着互联网、区块链、云计算等技术的不断进步，单套制归档从技术上说正在走向成熟。近年国家档案局公布两批电子文件归档电子管理试点和数字化档案馆（室）试点名单，这是进一步扩大试点、推进档案事业改革稳中求进的举措。国家发改委在全面推行招投标全程电子化，实质上也是推行招投标档案的电子化，即实行单套制。公共卫生事件档案建设的可行性，以区域公共卫生事件档案中心建设为契机，配套实行单套制归档进馆，让档案工作真正实现电子化、数字化，构建现代化档案工作运行体系。当下，要在与防疫有关的单位扩大试点，尽快形成疫情档案单套制的成果，也要对现有试点取得的经验进行全面的、系统的、深度的总结，尽快形成规范化制度，还要从技术上处理好疫情档案管理与OA系统对接、元数据解决方案、电子签名、身份认证、长期保存、异地储存等关键环节。