国家自然科学基金项目申请存在的问题及对策

韩仁瑞 范君君

摘 要：围绕国家自然科学基金项目申请形式审查工作重点，一方面调查统计了近5年国家自然科学基金项目申请初审不予受理情况，另一方面以地方省属高校为案例，从形式审查角度对2021年度国家自然科学基金项目申请存在的问题进行了梳理统计，通过对比分析国家自然科学基金委初审反馈情况和依托单位形式审查结果，建议依托单位从强化责任意识、加强人员培训、实行分级审查和注重技术应用等方面提高项目申请书的形式审查质量。

关键词：国家自然科学基金;项目申请书;形式审查

中图分类号：G322  文献标识码：A  文章编号：1673-260X（2021）07-0030-06

1 前言

国家自然科学基金（以下简称科学基金）在基金申请领域具有较高威望，对申请单位学科建设、人才培养、学术核心竞争力培育等工作具有重要意义[1]。获得科学基金资助项目数和资助额度多少也成为衡量一个单位科研发展水平的常用指标[2]。虽然国家自然科学基金委员会（以下简称基金委）于每年1月中旬发布国家自然科学基金项目指南（以下简称申报指南），并详细说明了项目申请规定、各学部资助领域和注意事项以及各类别项目申请的具体要求，各依托单位也制定相应的形式审查标准，但每年仍有大量项目申请不予受理。2020年度，基金委在项目申请集中接收期间共接收各类型项目269671项，由于项目申请存在形式审查问题，初审不予受理项目申请达2137项[3]，给依托管理单位和项目申请人带来了很大损失。因此，各高校都将项目申请的形式审查工作列为年度科学基金申请工作中的重中之重。

2 研究思路

科学基金项目申请形式审查工作是年度科学基金申报工作的重要环节，为了进一步降低科学基金项目申请初审不予受理数，提高项目申请质量，本研究以地方省属高校为案例，从形式审查实际工作出发，详细记录了2021年度科学基金项目申请形式审查工作中发现的各种问题，并进行分类统计，在调查统计近5年科学基金初审不予受理情况的基础上，进行综合分析，提出强化责任意识、加强人员培训、实行分级审查和注重技术应用等四个方面的工作建议，力求在依托单位申请书提交前解决各类“形式”问题，尽最大努力降低初审不予受理数量，减轻基金委初审工作负担。

3 结果分析

3.1 近5年科学基金项目申请初审不予受理情况

基金委每年定期在官网上发布科学基金项目申请初审结果，内容包括每年接收项目数和不予受理项目数。经过统计，近5年基金委共接收各类项目申请1088932份，其中有16141份项目申请书因为各种形式问题初审不予被受理，平均不予受理比例为1.48%（表1）。由统计数据可以看出，近年来不予受理项目数呈逐年下降趋势，2020年项目申请初审不予受理项目数最低，占项目总数的0.79%，这可能与基金委在试点部分类别项目无纸化申报有关，避免了纸质申报材料初审产生的各种不予受理情况，但不予受理项目数仍占有一定的比例，不可忽视。

调查统计了近5年基金委不予受理的主要原因，排除纸质材料审核要点，将排名前十的不予受理情况进行了汇总和排序（表2）。可以看出，排名前两位的不予受理原因是“不属于项目指南资助范畴”和“申请代码或研究领域选择错误”，占所有不予受理原因的41.67%，是项目申请形式审查工作的重要内容，也是难点内容。受专业领域和学科领域限制，给科研管理工作者带来了很大挑战，尤其是许多项目申请的研究内容涉及多个学科，研究领域的选择难以把握，极有可能导致选择不准确[4]。其他不予受理原因中，各种证明材料、研究计划与研究期限和简历内容等信息的审查比较直观，通过技术手段一般能达到快速、准确审核的目的。

3.2 2021年度依托单位科学基金项目申请形式审查情况

3.2.1 形式审查指标体系构建

根据2021年度科学基金申报指南、基金委相关管理办法、填报说明与撰写提纲和简历模板格式规范，以科学基金项目申请书为框架，构建了科学基金项目申请形式审查指标体系（图1）。指标体系合计设立6个一级指标、25个二级指标，内容涵盖了科学基金项目申请书基本信息部分、项目组主要参与者、经费预算、报告正文、人员简历和附件材料等六个部分。

3.2.2 形式审查结果

按照计划安排，形式审查工作实行项目申请人初审、二级单位工作人员复审、学校科研管理人员终审三级审查机制，对某地方省属高校224份科学基金申请书进行了形式审查。对照上述形式审查指标体系，采用系统反馈、电话沟通、网络交流等方式将形式审查过程中发现的问题反馈给项目申请人，项目申请人根据修改意见重新修改提交项目申请书，学校科研管理人员终审无误后将申请书提交至基金委。由于不方便记录项目申请人初审和二级单位工作人员复审反馈内容，仅对学校科研管理人员终审过程均进行了详细记录，主要记录了申请人基本信息、申请书退回次数和申请书退回原因等内容。

调查统计了该地方省属高校2021年度科学基金项目申请人合计224人，其中青年科学基金申请人106人，面上项目申请人118人。高级、中级、初級职称申请人分别为123人、69人和32人，所占比例分别是54.91%、30.8%和14.29%。博士、硕士、学士学位申请人分别为114人、104人和6人，所占比例分别是50.89%、46.43%和2.68%（表4）。

退回次数方面，各类项目申请书退回修改总次数为581次，平均每份申请书退回修改2次以上。根据记录显示，没有进行退回修改操作的项目申请有14项，仅占申请书总数的6.25%，退回次数在5次（含5次）以上的项目申请合计有23项，占项目申请总数的10.27%。从项目类别来看，面上项目退回次数较多，合计为365次，占总退回修改次数的62.82%，平均每份申请书退回3次。从申请人职称来看，高级职称申请人较多，合计123人，申请的项目类别主要是面上项目，各类项目申请书退回修改359次，占总退回修改次数的61.79%。由此可见，高级职称申报的面上项目是形式审查工作的主要内容。

退回原因方面，对照形式审查指标体系，调查统计得到各类退回原因合计21个，按照存在问题的申请数量倒序将排名前十的退回原因进行梳理如下（表5），由下表可以看出，排名第一的是教育/工作经历和主持/参与项目情况填写存在问题，有87份申请书出现类似情况，大多数申请书是因为申请人未按照相应的格式要求填写，小部分存在漏填、填写信息不完整或与项目组参与者职称等信息前后不一致情况;排名第二的是代表性研究成果和学术奖励情况填写存在问题，有85份申请书出现类似情况，主要原因是许多申请人没有认真对照简历格式要求，直接复制知网或万方数据库等平台参考文献内容，没有修改文献格式;排名第三的是附件材料中上传的代表性论著存在问题，存在问题的57份项目申请中，有23项没有上传代表性论著，占项目申请总量的10.27%，尚有一部分上传的代表性论著数量不足或上传的文件错误;排名第四的是项目申请人主持科研项目填写信息不规范，没有严格按照格式要求书写相关内容，或者填写的内容格式符合规范，但表达的含义与实际情况存在较大出入。例如，不少教师主持的省自然科学基金项目，资助机构部分应填写“安徽省科学技术厅”，实际形式审查过程中发现该部分填写的资助机构有“安徽省”“科技厅”“教育厅”或“省科协”等，均责令退回修改。另外，该部分内容最终会在项目申请书申请人简历中显示，和参与人简历中主持/参与项目情况填写要求一致，区别在于填写位置不同。除以上退回原因外，仍有较多项目申请书存在预算说明表述不规范、报告正文填写不完整或参与人简历填写不规范等问题。

3.3 对比分析

通过对比基金委初审和依托单位形式审查反馈排名结果，可以发现两者存在一定的相同点和不同点。

3.3.1 相同点

依托单位形式审查发现的项目申请中，年度研究计划与研究期限不一致、申请人或主要参与者填写的信息前后不一致的情况，在基金委初审过程中仍然是重要检查内容且为数较多;虽然在依托单位形式审查过程中发现少数项目申请未上传推荐信、导师同意函、知情同意函等证明材料，但在基金委初审过程中仍发现有较多项目申请不符合要求。

3.3.2 不同点

从形式审查时间来看，依托单位形式审查工作时间主要消耗在项目申请填写是否规范方面，尤其是简历模板和简历内容的填写，如教育/工作经历、主持/参与项目情况、代表性研究成果和学术奖励情况等内容填写都有固定格式，申请人填写时如不仔细对照格式要求，极易出错。

从基金委初审不予受理原因排名来看，项目申请是否属于项目指南资助范畴和申请代码的填写是否正确是基金委审查的首要内容，研究领域的选择直接决定项目申请的后期评审流程，申请代码填写错误意味着该项目申请不在该领域资助范畴内，无须审查申请书其他内容，直接不予受理项目申请。此外，申请人是否具有申报资格、相关申报证明材料是否齐全也是基金委初审主要内容。

从工作流程来看，依托单位形式审查工作是基金委初审的前期准备，依托单位形式审查工作质量的高低决定了基金委初审工作量的大小，基金委初審反馈内容可以作为依托单位提高形式审查工作质量的决策参考，但不能简单地将基金委初审不予受理原因替代项目指南作为依托单位形式审查工作的主要评判标准。

4 对策建议

通过对近5年基金委初审反馈意见和依托单位形式审查结果进行梳理分析，依托单位形式审查工作依旧任重道远。如何进一步做好形式审查工作，提高项目申请质量，建议从以下几个方面采取措施。

4.1 强化责任意识，实行项目申请责任制

依托单位要认真履行职责，进一步加强形式审查工作力度，在基金申请过程中精心组织、统筹协调，避免通过下指标、发奖励等方式出现项目申请“重申请、轻管理”“重数量、轻质量”状况[5]，严把项目申请质量关，从“教育、引导、规范、监督、惩戒”五个方面构建依托单位科研诚信建设体系[6]，明确项目申报各审核环节人员职责，签订项目申请责任书，进一步加强对申请人的申请资格审查，确保申请材料的真实性、完整性和合规性。对项目申请过程中玩忽职守、糊弄应付、弄虚作假的人员，应根据依托单位科研诚信建设体系按问题程度给予通报或惩处，以案警示，提醒项目申请人和管理人员严肃、严格、严谨对待形式审查工作。

4.2 结合申报指南，做好项目申请全方位培训工作

科学基金项目申请书填报内容量大、涉及面广、规范性强，为了进一步帮助项目申请人完成申请书撰写，减轻申请人工作负担，依托单位管理部门要做好四个方面的培训工作。（1）政策宣讲。围绕科学基金申报指南内容和相关管理办法，举办政策宣讲报告。（2）申请书撰写辅导。围绕申请书内容撰写和在线填报要求，可以邀请科学基金领域权威专家，围绕申请书撰写方法与技巧，对项目申请人进行辅导，并安排科研管理人员针对申请书线上填报流程和注意事项开展培训。（3）同行专家点评。同行专家点评是提高项目申请书质量的主要途径之一，建议依托单位邀请相同学科领域的科学基金评审专家对项目申请书进行深度的点评与指导。（4）形式审查培训。对照依托单位形式审查指标体系，面科研管理人员和广大项目申请人，尤其是高级职称申请人，对形式审查工作主要内容进行深入培训。以上各方面培训工作基本上涵盖了项目申请全过程，有利于项目申请人多角度完善项目申请书，提高申报质量。为了加强学习培训效果，建议依托单位在每次培训时，制作培训手册和相关知识问答题册，并要求参会人员填写反馈，从而加深对培训内容的理解。

4.3 注重系统应用，建立线上三级形式审查机制

首先，借助科学基金管理系统功能，依托单位管理员可以为依托单位所辖院系所管理员开通审核管理权限，设置院系所管理员账号，添加项目申请人账号，从而在项目申请系统管理流程中建立三级用户体系。其次，形式审查指标体系是项目申请是否符合申报指南规定的主要判断标准，是能否通过基金委初审的决定因素，依托单位管理部门要根据当年的申报指南和相关管理办法制定形式审查通用标准，院系所管理员再根据本单位所辖申请人研究领域和基金委各学部的具体要求对形式审查标准进行充分完善，形成本院系所特有的一套形式审查指标体系。最后，对照形式审查指标体系，项目申请人完成自查后，将项目申请书提交至院系所管理员，由所在院系所管理员复审，最后经依托单位管理员终审后提交至基金委。

4.4 加强分工协作，注重形式审查技术应用

科学基金申请书形式审查要点多，工作量大，机械式的审核工作容易使工作人员身心疲劳，容易遗漏审核要点，影响审核质量。受协同办公思想启发，借助一定的技术手段，加强形式审查人员分工协作，可以有效提高形式审查工作效率和质量。

4.4.1 工作思路

按照项目申请书内容结构，设计科学基金项目申请书形式审查任务分工表（表6），表格内容主要包括项目名称、项目类别、申请人姓名、任务完成情况和审核意见等内容。其中，依托单位管理员可通过科学基金管理系统导出项目名称、项目类别和申请人姓名，任务完成情况和审核意见需要形式审查工作人员手工填写。任务完成情况可以细分为分为五个子任务，根据现有工作人员数量，每个子任务可以分别安排给一位工作人员，也可以将某几个子任务安排给一位工作人员。分工表制作完成后，可通过当前主流分档共享软件（如腾讯文档等）进行在线协同分享、编辑，每位工作人员审核完成一项任务后，如果没有发现问题，可将该任务对应的单元格填充为深灰颜色或其他统一颜色，否则在反馈意见中填写修改意见，不做填充操作，编辑结果会实时地展现在各工作人员电脑屏幕中。待五项任务都完成后，由指定人员将该项目申请书提交至基金委审核。

4.4.2 注意事项

科学基金项目申请书中基本信息部分与简历、附件材料、报告正文等内容均存在不同程度的逻辑关系，实际形式审查过程中，应首先完成基本信息内容的审查，再进行参与者列表和简历内容的检查，经费预算、报告正文和附件材料可以放在最后审查。

4.4.3 技术应用

对照形式审查指标体系，可以充分利用各类办公软件，提高审核效率与准确率。（1）汇总项目申请基本信息。使用依托单位管理员账号下载依托单位当年申请项目人员信息EXCEL表，通过EXCEL软件筛选功能，可以快速检查基本信息部分中申请代码、参加人员单位、职称和学位等内容填写是否准确。（2）建立形式审查搜索关键词句库。根据任务分工和申请书内容结构，建立形式审查检索关键词句库，如报告正文部分中设置的相关关键词包括：“报告正文”“年度研究计划”“预期研究结果”和“申请人和项目组主要参与者”等。（3）软件校对。下载所有項目申请书，并按任务分工表进行申请书排序，使用PDFbinder软件合并项目申请书，用CAJViewer软件打开合并后的项目申请书，根据前面已建立的关键词库和CAJViewer软件检索功能，逐条进行查找核对，并将核对结果在任务分工表中进行标记或填写，最后将反馈意见整理完毕后发送给项目申请人，由项目申请人重新进行修改提交。

5 结语

形式审查工作不仅是科学基金项目申请通过基金委初审的前提条件，而且是提高项目申请质量的重要手段。依托单位要强化责任意识，建立科学合理的形式审查指标体系，做好项目申请形式审查培训，注重形式审查工作中信息化技术应用，多措并举，有组织、有计划地做好形式审查工作，不断提高科学基金申报工作水平。

参考文献：

〔1〕翁振群，许春雁，李晖.从形式审查角度谈如何撰写国家自然科学基金项目申请书[J].中国科学基金，2017，31（06）：550-553.

〔2〕冯宝华，李英，周钱，杨杰孚，张鹏俊，王辰.大型综合医院国家自然科学基金管理政策的改革与实践[J].中国医院，2012，16（09）：59-63.

〔3〕国家自然科学基金委员会.关于公布2020年度国家自然科学基金项目申请初审结果的通告[EB/OL].http：//www.nsfc.gov.cn/publish/portal0/tab434/info77970.htm，2020-06-04/2021-3-18.

〔4〕黄溦，李玥，陈新丽，蔡跃鹏.从高校科研秘书角度谈国家基金项目形式审查[J].中国高新科技，2019，3（18）：21-23.

〔5〕国家自然科学基金委员会.关于印发《国家自然科学基金委员会关于进一步加强依托单位科学基金管理工作的若干意见》的通知[EB/OL].http：//www.nsfc.gov.cn/publish/portal0/tab434/info74694.htm，2018-12-12/2021-3-18.

〔6〕国家自然科学基金委员会.关于加强依托单位管理做好2020年度国家自然科学基金资助管理工作的通知[EB/OL].http：//www.nsfc.gov.cn/publish/portal0/tab442/info77349.htm，2020-01-20/2021-3-18.