新时期如何发挥好办公室的职能作用

李茜

摘要：办公室是企业的综合管理部门，在企业管理过程中发挥着枢纽作用，在企业领导决策过程中发挥着参谋助手作用。对上是企业的“外脑”，对下是联系职工的“桥梁”，对外是展示企业形象的“窗口”，对内是协调各方面的“纽带”。总的来说，办公室充当着“办好文、会、事，强化审、督、调，联系上、中、下，沟通你、我、他”的角色，要想真正把办公室的工作做好、做精，需要办公室所有人员齐心协力，共同发力。

关键词：办公室;职能;作用

办公室是直接为企业服务的工作部门，辅助领导处理政务，同时，又是企业机关的运转枢纽，上级政策、指示的下达，下级请示、报告、意见的上报，同级情况的沟通、协调，都要经过办公室。办公室因其地位的重要性，自然对其工作提出了较高要求。尤其在新时期，更需要创新思维，正确把握特点，灵活认真地履行职责，发挥好办公室的职能作用。

目前，企业发展需要面对复杂的社会关系，接受政府的政策指导，适应市场的瞬息变化，作为办公室的工作人员，要不断学习新形势下的新政策、新知识，提高自身思想认识和理论水平，才能通过创新思维，改善工作方式方法，适应新形势下办公室工作的新要求，发挥好办公室的职能作用。

一、摆正位置，发挥好办公室的“外脑”作用

摆正位置，搞好运筹，强调了办公室工作的参谋助手职能。办公室工作事无巨细，经常面对繁杂的事务，处理好办公室具体事务，为企业领导班子正确决策提供参谋助手作用，是办公室的主要职能之一。

多谋才能善断。作为办公室工作人员，当前要以十九大精神为指导，多学习国家的治国理政方针，保持清醒的政治头脑，立足发展变化的新情况，养成事事关心、处处留心的良好习惯，善于对各类信息进行分类和分析，去伪存真，勤动脑筋，多想办法，唯有如此才能发挥好参谋助手作用。同时，办公室工作人员还要站在全局的高度，把注意力集中在牵动企业发展全局、涉及长远的大事上，放在情况复杂、矛盾突出的热点、难点问题上，既要了解面上的总体工作，又要了解近期的重点工作，既要了解上级领导的工作意见和要求，还要真实反映基层和群众意见，以便更好地为领导决策提供有价值的参考意见和建议，促使群眾的合理化建议在决策中得到充分体现。

新时期，企业办公室每天都要处理大量的电子邮件、文件、报刊等，是各类信息传递、交流的中心。所以办公室工作人员应该手勤眼快，勤于收集和归纳各类信息，将重点信息及时上报给各级领导，以便有效提高信息的利用率。同时，办公室工作人员要勤于思考和总结，精于观察和发现，搞好协调，在企业重大决策出台与实施前，及时向企业有关领导做好汇报，听取指示，填补“盲区”，避免“撞车”。

另外，办公室工作还要按照客观规律，增强工作的预见性，把握好办事原则，不以事小而不为，不以事杂而乱为，不为事急而盲为，不以事难而怕为，唯有如此，才能运筹帷幄，处理好大小事务，为领导分忧，为群众解难。但要注意：参谋不参断，到位不越位，辅政不乱政，发言不胡言，管家不当家，立功不争功，忠诚不奉承，办事不多事，帮忙不添乱。简单来讲，就是要把握好分寸，发挥好办公室的“外脑”作用。

二、沟通上下，发挥好办公室的“桥梁纽带”作用

协调是办公室的基本职能，也是保证工作正常运转的客观要求，必须有一个好的工作协调机制。在工作中，办公室工作人员要勇于打破“自我封闭，各为其主”的落后观念，着眼全局，搞好衔接，正确处理好与基层的关系，当好上传国策下达民情的桥梁枢纽。

上级领导的思想指示能不能正确的传达给下级或基层，任务能否在基层得到很好落实，办公室在其中扮演着重要角色。首先，我们要有这样的认识：与基层单位办公室之间不是隶属关系与领导关系，而是指导、协调与服务的关系。在这样的认识基础上，通过密切工作关系，强化指导协调，相互融通感情，才能有效开展合作，确保政令畅通，高效完成任务。多征求群众的意见，取得他们的配合与支持，不断增进理解，减少摩擦，协调好各个方面的关系，调动好各个方面的积极性，形成企业服务的良性循环格局。

作为办公室，要增强抓协调的主动性，综合全局，协调各方，共同解决好企业的难题。对于职责内的工作一定要抓紧抓好，并且做到抓一件成一件，件件有交代，项项有落实。对职责以外但没有部门抓的或职责不明的工作，办公室要义不容辞承担起来，做到企业工作不留空档，保证各项工作的全面推进。同时，要增强抓协调的艺术性，在方式方法上求新求变，根据工作的性质和要求，采取相应的方法，有的放矢地解决好各类问题;要增强抓协调的原则性，坚持按制度办事，按政策办事，在重大政策部署的执行上不讲条件，不打折扣;要增强抓协调的灵活性，依据领导要求，结合实际情况，根据不同情况作出不同的处理方法;要多通气、兼顾各方，多商量、妥善处理，领会领导意图，尊重各方意见，通过周全细致的工作，搞好上下之间的衔接，汇聚力量、凝聚人气，把各个方面的积极性调动起来，使整体与局部、部门与部门之间形成共识与合力，充分发挥好办公室的“桥梁、纽带”作用。

三、创新服务，做好接待，发挥好办公室的“窗口”作用

办公室作为一个综合部门，其性质和其他部门的区别主要体现在服务性上，办公室主要是为领导、企业和基层服务。在新时代，根据人民至上的要求，办公室必须加强优质服务意识。首先，要增强服务的创新性，强化法律服务及其他综合服务职能。改变过去主要依靠文件、会议推动工作的方式，更多地运用经济杠杆、法律手段和微信、网络等现代技术手段开展工作，不断提高办公室的工作效率和工作质量。其次，要主动联络，及时、全面、准确地了解企业工作部署，掌握领导活动安排及行程，随时提供准确、便捷、快速的联络服务。对日常性、一般性的应酬、陪会、接待，尽可能少地按要求安排领导参加，对重要性、全局性的会议、活动、接待，尽可能多地按要求安排领导参加，切实发挥好办公室的“窗口”作用。

总之，办公室工作人员的一言一行，直接体现着企业的作风，一举一动，直接影响着企业形象。办公室人员在工作中，要淡泊名利，甘于奉献，树立服务形象。无论对内对外，对上对下，都要做到和蔼友善，热情周到。