档案局现代化档案管理工作研究

曲国成

摘要：档案管理是一项复杂而艰巨的工作，传统的档案管理模式已经不能满足时代发展的要求，制约着档案局工作的发展，本文主要是针对档案局现代化档案管理工作的开展情况进行了深入的研究分析，通过结合本次研究，提出了一些自己的意见和建议，以此提高我局档案管理的现代化水平，提升档案管理的服务水平。

关键词：档案局;档案管理工作;现代化

引 言

档案局档案管理工作有着非常重要的作用和意義，随着经济的发展和科学技术的进步，人们对档案管理工作的方方面面都有了更高的要求，这就促使档案局的档案管理工作逐渐向着现代化、科技化的方向发展，未来必将发展成为一个综合性的档案信息管理工作，职责多样化，不再是简单的档案管理。因此，为了满足现代化档案管理的要求，档案局要与时俱进，改革创新，对现有的档案管理方式方法进行优化。

1.存在的问题

1.1档案存储制度不完善。基层档案局的主要工作就是对本地区档案的收录、管理、查询等业务，但是在实际工作中，档案局却存在着工作制度不完善的情况，造成这一问题的原因主要有两个方面，一方面是我局自身在制度、工作流程等方面的问题，另一方面是其他有关部门之间不配合。有一些部门本应将档案交由档案局进行统一管理，但是他们更愿意自己管理自己的档案，对于其他部门来说，自己管理档案可以方便自己查找，但是这样一来就会造成档案管理局内部档案收录不全面，失去了本身工作的性质。

1.2人员设置不合理。基层档案局的档案管理工作主要可分为两大部分，一部分是档案的整理、装订、录入存档及管理，另外一部分是档案的查阅。其中，档案查阅是档案局的重要工作之一，也是对外开放的一个主要窗口，但是在实际工作中，我局没有对这项工作给予更多的重视，因此在人员配备上，年龄结构偏大，没有配备年轻的新鲜力量，往往会选择安排一些年纪大，业务能力相对较弱，甚至对于信息化技术了解甚少，并不能够熟练的操作电脑的人员，他们在接待来访群众时，电脑操作慢、不熟练，只能进行一些简单的查阅，而且查阅速度慢，这就给档案管理工作造成了很大的阻碍，需要我局对档案查阅工作给予高度的重视。

1.3档案管理施展空间有限。基层档案管理虽然已有了初步的规模，但是现如今各个行业都在不断的发展和壮大，档案局也需要加快改革发展的步伐，进行新一轮的革命，进行全新的规划，这样做的目的主要是为了更加方便人们查阅档案和调取档案。但是在实际的规划过程中会遇到很多问题和阻碍，一是人手不足的问题，因为档案常年积累，数量巨大，范围广，在重新整理的时候必将会花费大量的时间、人力、物力、财力等，二是很多基层档案局虽然想要改善现状，却总是因为改革耗时太大，牵扯的精力太多，涉及到方方面面，人们总是安于现状。

2. 改进措施

2.1完善档案管理制度，健全档案管理制度化流程。完善档案管理制度是非常重要的，完善的制度是其他业务工作开展的基础和前提。对于我局来说，急需完善现代化档案管理制度，同时加强与其他有关部门建立密切合作联系，将现代化电子信息技术和档案管理工作相结合，借助计算机技术这一载体来开展各项档案管理工作。计算机本身有着非常高的运算速度，这一点是人工所不能相比的，另外，计算机还拥有巨大的储存空间，不需要很大的空间就能存储大量的档案信息，可以有效代替以往的纸质档案，提高档案管理的质量和效率，这对于提高档案管理水平具有十分重要的意义和价值。档案管理流程要涉及档案管理工作中的方方面面，如在档案录入过程中，需要对档案的信息有详细的描述，保障档案信息的完整性和有效性，比如相关的人名、地点、时间、事件等。加强审核力度，如果发现档案信息有误或遗漏的地方，立刻对其修改和补充，重复部分予以删除，进一步提高档案信息的准确度。其次，要对档案进行统一分类分号管理，现代化档案管理工作对计算机技术有着非常大的依赖性，每一份纸质档案资料我们都要进行电子化管理，将其逐一录入到计算机中，为了保证日常档案在检索使用过程中的效率和效果，我们会按一定的规范和标准将档案信息加以区分，进行统一分号。在进行档案分类时，工作人员需要对档案信息进行全面的整理、检查和核对，避免因为人为等客观因素失误导致档案信息出现混乱、杂乱现象。最后，需要对摘要进行规范，在档案检索过程中，为了进一步提高档案检索的效率，可以通过进一步规范和标准对档案题名和摘要的方式，避免因为描述不清导致查找不到相关信息，失去准确性。

3.2加强工作人员自身素质的培养，培养现代化档案管理人才。

基层档案管理中工作人员的自身素质是非常重要的，他们是工作在档案管理一线的人，对工作的开展有着重要的影响，首先应该能够熟练的操作电脑，信息化时代，各行各业飞速发展，互联网已经普及，熟练的操作电脑不仅可以提高工作效率，而且可以实现信息的实时传输，提高共享性。要想提高工作人员素质，就要定期开展学习培训，掌握最前沿的信息化工作方式和手段，培养出一支有着现代化信息技术水平的专业型人才，这为今后档案管理的创新性发展有着十分重要的意义。其次，现代化档案管理人员还需要对专业的档案管理知识有详细的理解和掌握，专业性要强，因为档案工作所涉及的专业知识范围十分广泛，种类繁多，要同时涉及较多的档案管理内容，要求档案管理人员需要对专业的知识有全面的理解和掌握，最好是专业对口，进行岗前培训和考核，持证上岗，这才能更好的发挥出档案管里人才的作用。最后，我局的工作人员还应该爱岗敬业，具有一定的敬业精神和无私奉献精神，尤其是在接待群众来访者时，要耐心、细致，为群众提供最优质的服务，认真的做好自己的本职工作。

3.3加强各个部门之间的交流和合作，提高档案管理的技术和工作效率。要想从整体上更好的提升基层档案管理局的工作，我们首先就应该加强各个部门之间的交流和沟通，不能封闭僵化，比如说，以往档案管理局不能够完整的、全面的收录相关部门的档案并不是其他部门不愿意合作，而是因为基层档案管理局缺乏与其他部门的沟通和交流，合作性不强，所以加强各个部门之间沟通，是顺利合作的一个良好开端，也为档案局今后的规范化发展做了很好的铺垫。

5 结语

在新时代，科学技术飞速发展的过程中互联网逐渐普及，电子科技和信息技术现代化已经实现了全覆盖，这既给我局的档案管理工作改革带来了巨大的发展机遇，同时也使得我局的档案管理工作面临着新的巨大挑战。我局要充分借助“互联网+”这一信息平台载体，顺应时代发展的潮流，档案管理工作必然要朝着现代化的方向去发展。在实际的档案管理工作中，不仅要有效的利用和结合先进的计算机信息技术，同时还需要对现代化的档案管理工作制度进行优化和完善，培养一批具备现代化档案管理知识的专业性人才，使的现代化档案管理队伍的水平和素养能有显著地提高，能够更好的完成各项档案管理工作，使得档案管理工作标准化、规范化，提高档案管理的效率和效果，进一步促进我国社会经济的又好又快发展。

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山东省栖霞市档案局