一种数字化翻译签审流程系统的研究

姚庆丰

摘 要：在传统的联络工程工作中，外来图纸的翻译转化需要经过先打印图纸，然后在图纸上翻译内容，最后一步步签审的过程。随着互联网的快速发展，传统方式既落后又效率低下，因此，有必要創建一个新系统，对从图纸翻译到签审结束的整个流程进行管理，让联络工程工作跟上时代发展的脚步。全流程的数字化管理节能环保，又能提高工作效率。

关键词：图纸翻译;签审;数字化;管理系统

中图分类号：H085 文献标识码：A 文章编号：1674-1064（2021）01-058-02

DOI：10.12310/j.issn.1674-1064.2021.01.026

外来图纸的翻译和转化是联络工程工作中一项很重要的内容，如今，工程图纸的翻译转化尚处在原始的图纸打印—翻译—签审—发放的初级阶段，这种传统的图纸翻译转化模式已经不能适应现代化协同办公的需要，难以实现工作效率的大幅提升，更不符合国家大力倡导的节能、环保的要求。因此，有必要对图纸翻译转化的现状进行根本性变革，彻底改变众人脑海中联络工程人员趴在图板上翻译图纸的固有印象，让数字化技术的程度不断加深[1]，从而提高员工的工作效率及企业的竞争力。

1 管理系统的创建

在创建管理系统时，需要事先全盘考虑每一个环节，把每个环节的要求确定下来，为系统的建立做好准备。本系统需要确立的关键点如下：

1.1 确定数字化翻译流程方案

经过调研各转包项目的翻译签审流程，并结合流程管理实践中一些共性问题的不断提取和归纳[2]，建立如下流程方案：双击系统软件图标，登录系统，然后选择自己要开始的任务。此时，有五种任务可供选择，分别是翻译、校对、二校、审核与批准。当选择翻译任务后，根据系统提示，在系统中完成翻译任务。完成后选择校对人员，点击“通过”按钮，任务会自动发送给校对。选择其他任务类型也类似，完成后点击“通过”按钮任务会自动发送给下一个角色。当选择翻译时，无法驳回任务。当选择为除翻译外角色时，都可以驳回任务，直至最终批准发放。

1.2 选定通用数字化文本格式

通过对工程图纸使用的多种数据格式比较研究，需要选出一种既便于翻译，更改和各部门查阅，又尽最大可能保留原工程图纸数据的通用存储格式。

目前，各项目所使用的工程图纸存储格式多种多样：有矢量图如CAT Drawing、CGM等，有像素图如tif、jpg等。因此，解决方案包括以下目标：

汇总图纸存储格式类型。

逐项研究各种格式图纸转换成通用格式的可行性和最优方案，包括使用软件，参数设置，转换效率等，最大限度地保留原始数据。

经过反复研究对比，并采纳不同项目人员的使用反馈，最后把目标缩小到Adobe acrobat软件的格式，即后缀为pdf的文件格式确定为系统所使用的标准格式。

1.3 制定数字化翻译规范标准

为了使数字化图纸翻译有统一的要求，特别建立如下数字化翻译规范标准：

高频词每图区至少翻译1—2处;字体规定：黑体;译文字号与原文字号匹配，禁止过大或过小;更改描述栏中的尺寸不转化;弧长尺寸转化后必须增加弧度符号标记;理论尺寸（带方框）保留三位小数，转化后不加方框;参考尺寸（带括号）转化后不加括号;对于图纸上完整的句子，禁止仅翻译其中的个别单词，翻译必须完整;图纸上的关键词汇，如“X PL”“TYP”等翻译时不得遗漏;译文表达必须准确，禁止语言组织混乱，前后不一致，表达模糊;常用专业术语必须按照本项目的习惯进行翻译，与常规要求相符合;缩略语的翻译必须与客户提供的缩略表一致;“0”就是“0”，无正负号，无小数形式;原材料表无须翻译。

1.4 签审方案

经过认真分析，确定如下签审方案：

签审时，若该尺寸或文本注释正确，则右击文本框，“设置状态”—“审阅”—“已接受”。校对要在正确的尺寸旁打钩标记;若该尺寸或文本注释不正确，则右击文本框，“设置状态”—“审阅”—“已拒绝”。使用“图画标记”—“绘制椭圆形”工具，对错误或有问题的文本进行标记;还可以通过双击椭圆形标记，在注释框中填写正确文本或必要修改信息。校对发现问题后，需将问题文件驳回至翻译人员。翻译人员通过“注释列表”—“筛选注释”—“状态”—“已拒绝”或“注释列表”—“筛选注释”—“类型”—“椭圆形”来查找问题。修改后，校对人员再次对文件进行校对。重复以上流程，直到全部“状态”都被标注为“已接受”，所有“椭圆形”都确认修改后，进入二校环节。二校人员要在正确的尺寸旁做第二次打钩标记。若发现翻译或校对过程中出现问题，则参考校对的椭圆形标记方法，将错误或有问题的文本标记，并在注释框中填写正确文本或必要修改信息。二校发现问题后，需将问题文件驳回至翻译人员。翻译和校对人员根据椭圆形标记及注释信息进行修改。修改并提交后，再次进入二校环节。重复以上步骤，直到完成二校流程;审核与批准过程中遇到的问题需参照校对和二校的操作方法进行并解决。在批准环节结束后，翻译人员需确认注释列表中显示的注释类型，隐藏所有椭圆形标记，即在“注释列表”—“筛选注释”—“类型”中，取消勾选“椭圆形”，自此签审流程完毕。

2 管理系统的限定性要求

管理系统的开发是为了适应现代化管理的需要[3]，应满足如下要求：

封装成图标，双击可进入登录界面。

登录界面应包含但不限于如下内容：

说明文字

用户名及输入窗口

密码及输入窗口

登录按钮、关闭按钮

软件版本信息及版权信息等

单击界面的关闭按钮，则直接退出本系统。

在用户名输入窗口输入登录者的胸卡号，密码输入窗口输入登录密码。当完成用户名和密码窗口的输入后，按确定按钮，系统判断所输入密码正确与否，如不正确，系统给出登录失败提醒，并保持在登录界面，如密码正确，系统将进入功能区界面。

功能区界面应包含但不限于如下内容：

1）功能区操作提示文字;2）登录者编号和姓名;3）翻译按钮;4）校對按钮;5）二校按钮;6）审核按钮;7）批准按钮;8）关闭按钮;

根据任务要求，单击功能区上的相关按钮。如想退出系统，单击退出按钮。

单击3）—7）的任意按钮，则进入相应的操作界面。

操作界面应包含但不限于如下内容：

1）登录者姓名和编号;2）角色;3）任务列表;4）持续时间;5）发送单号;6）返回上一级按钮;7）关闭按钮;8）打开按钮;9）上传新文件按钮;10）删除按钮;11）修改发送单号按钮;12）当前路径提示信息;

登录者姓名和编号来自登录界面用户名;

角色来自点击功能区界面3）—7）相对应的按钮操作;

持续时间用来记录从任务产生到开始操作之间的时间。

单击返回上一级按钮，系统返回功能区界面。

单击关闭按钮，退出系统。

任务列表来自平台相应文件夹内的信息，单击任务列表中的任务后，单击打开按钮，可打开任务并进行相关操作。当任务为翻译时，按翻译部分的要求进行翻译;当任务为除翻译之外任务时，按签审部分的要求进行相应操作。

单击上传新文件按钮，出现文件打开对话框，这时选择需要翻译的文件后，单击打开按钮，系统会提示输入发送单号，发送单号输入完毕，需要翻译的文件的文件名加发送单号后自动上传至平台指定位置。

如果上传文件有误，在任务列表中单击此文件，再单击删除按钮，则文件被删除。

如发送单号输入错误，单击修改发送单号按钮，系统会弹出提示窗口，可以修改发送单号。

注：上传新文件按钮，删除按钮和修改发送单号按钮，仅在角色为“翻译”时可用。

打开任务后，操作界面有如下变化：

任务列表，持续时间与发送单号被下级任务人员列表所替代;增加了通过按钮;增加了驳回按钮;增加了取消按钮;

任务操作完成后，如无问题，则签字盖章，保存并关闭任务窗口，从下级任务人员列表中选择任务人员并单击通过按钮。如发现问题，则保存并关闭任务窗口，单击驳回按钮（任务为翻译时除外）;单击取消按钮则返回操作界面的任务列表状态。

通过按钮和驳回按钮的详细说明：

从下级任务人员列表中选择任务人员并单击通过按钮（如忘记选择下级任务人员，直接单击通过按钮，则弹出选择下级任务人员提示窗，任务未批准时除外），系统剪切文件到平台下   步流程文件夹的下级任务人员文件夹内（当任务为批准时，剪切文件到发放文件夹翻译者姓名文件夹内，并删除历史记录文件夹内相应的文件），文件名和发送单号加本级任务操作者姓名和日期时间后缀以示区别。

单击驳回按钮，系统剪切文件到翻译者名字的文件夹内，并在历史记录文件夹内备份，文件名和发送单号加驳回者姓名和日期时间后缀以示区别。

至此，完成一次操作循环。

3 管理系统的调试与实践验证

管理系统创建后，经过多次设计改进，完全实现了预期目标。室内各项目组也多次对该系统实测，均未出现问题，这说明该系统可以满足翻译签审流程管理需求。

4 结语

本图纸翻译申请系统的开发成功，标志着图纸翻译转化工作告别了繁重、低效阶段，迎来了协同办公的新时期，在现代化生产管理水平方面补齐了短板。另外，它也是联络工程发展中的里程碑，标志着联络工程工作进入发展新阶段。本系统极大地减轻了翻译人员的体力付出，也提高了工作效率，改变了联络工程传统的工作模式，为联络工程的后续工作奠定了坚实的基础。

参考文献

[1] 武戎戎.浅谈数字化在民用飞机设计与制造中的应用[J].科技致富向导，2011（23）：32-34.

[2] 王玉荣，彭辉著.流程管理[M].北京：北京大学出版社，2016.

[3] 郭东强，傅冬绵.现代管理信息系统[M].北京：清华大学出版社，2017.