解析办公室档案管理工作效率的提升途径

杨峰

摘要：伴隨着社会主义现代化科学技术快速发展，新科技、新技术不断涌现，并逐渐融入于社会各行业中。现代化科学技术在办公室档案管理工作中的作用尤为显著，有利于促进档案管理信息化建设，实现办公室数字化档案管理目标，因此，本文分析新形势背景下办公室档案管理面临的困境，并提出有效解决措施，从而提高办公室档案管理工作效率，仅为相关学者研究提供参考。

关键词：大数据时代;办公室;档案管理;路径

在新世纪发展背景下，大数据时代已经来临，信息化技术在办公室档案管理工作中的应用，不仅可以推动办公室档案管理信息化建设进程，还有利于办公室各项工作的顺利开展。基于此，办公室档案管理信息化的实现，可以有效避免传统纸质档案管理存在的调取难、空间占用大、使用率低等问题，从而有利于提高档案管理安全性、简捷性、时效性，进而提高办公室档案管理工作效率。

一、现阶段办公室档案管理面临的困境

（一）缺乏办公室档案管理信息化建设科学规划

由于办公室档案管理信息化建设是在新时期背景下，为满足时代发展要求而产生的新型档案管理模式，因此相关单位在进行档案管理信息化建设时缺少充足的可借鉴经验，直接导致相关单位在办公室档案管理信息化建设过程中缺乏合理、科学、有效的建设规划[1]。主要体现在：信息化建设制度、人才以及专业指导方面。

首先，办公室档案管理信息化建设过程中缺乏系统性、规范性、合理性的奖罚制度，致使相关工作人员在档案管理信息化建设中缺少严谨的行为约束制度，导致工作人员在档案管理信息化建设中缺乏积极主动学习态度，对自身所承担的责任认识不清，同时对先进技术的学习欲望较低。

其次，办公室管理人员以及人力资源部门对档案管理信息化建设不重视，致使在档案管理工作人员招聘时，对应聘人员是否具备相关专业技能知识并不关注，从而导致办公室档案管理信息化建设人才严重不足，建设进程缓慢。

最后，相关单位缺乏对办公室档案管理信息化建设专业指导，致使相关人员仅能在档案管理信息化建设中自我摸索前进，效率较低。

（二）办公室档案管理信息化建设人员能力不足

办公室档案管理信息化建设并不是一项简单的工程，要想在短时间内实现档案管理信息化建设，需要一支高知识、高水平、高技能的多功能技术团队，需要各类专业人才共同努力推进档案管理建设。但是根据调查发现，我国相关仲裁单位在档案管理信息化建设中，队伍综合素质普遍偏低，并且档案管理工作人员深受传统档案管理流程影响，对新型档案管理技术接受程度较低。

（三）没有完善的档案管理数据库

相关仲裁单位在传统档案管理工作过程中的主要工作内容是对需要保存的档案进行登记和保管，但在新世纪发展下的办公室档案管理信息化工作，不仅需要对企业发展过程中的相应档案进行录入、保存、调用，同时还需要在档案管理基础工作职能上，进行更深层次的信息挖掘。这是办公室档案管理信息化工作在现阶段主要需要探讨研究的内容，而深层次档案信息挖掘研究的前提条件是成立档案管理数据库[2]。在企业发展过程中，档案管理数据库可以为各项工作提供一定程度的帮助，因此，为确保企业各项工作可以顺利开展，档案管理数据库的建立必不可少，但是现阶段我国相关企业普遍没有成立较为完善的档案管理数据库，所以难以为办公室档案管理工作以及其他各项工作提供有效助力。

二、办公室档案管理所面临困境的解决措施

（一）注重办公室档案管理信息化建设

办公室档案管理信息化建设可以大幅度提升档案管理工作效率，信息化的档案数据信息，可以在短时期内根据需求者提供的关键词或时间，准确、快速提取出需求者所需要的特定档案信息内容，同时也有利于对数量庞大的档案信息根据相关档案特性进行分类管。

基于档案管理信息化优势，相关单位管理者需要注重档案管理信息化建设，清晰认识到档案管理信息化建设对企业可持续发展的重要意义。进而在办公室档案管理信息化建设时增加资金投入和人才引进，依据其他单位档案管理信息化建设的成功案例，借鉴相关经验，结合自身办公室档案管理工作实际情况，制定符合现阶段自身发展的档案管理信息化建设模式。

（二）培养专业办公室档案管理信息化建设人才

办公室档案管理信息化建设不仅需要制定合理、科学、有效的规划方案，其中具有专业技能的人才资源也是不可获取的重要因素之一。办公室档案管理信息化建与人才引进和培养息息相关，因此，人才资源管理部门需要提高档案管理工作的应聘标准，时刻关注行业内档案管理人才流动趋势，利用自身单位优势吸纳先进人才。同时，也需要邀请相关专家对单位内原有的档案管理工作人员进行先进技术与理论知识培训，从而提升档案管理人员综合素养，进而促进办公室档案管理信息化建设发展。

（三）创建档案管理数据库

办公室档案管理工作与档案学、情报学息息相关，档案学与情报学对未来办公室档案管理工作发展具有重要意义[3]。档案学可以优化档案管理信息化建设，完善档案管理工作内容，而情报学则可以依据自身对事物进行深入探究的特性，在办公室档案管理信息化建设发展中，帮助相关仲裁单位创建档案数据库，从而在办公室档案管理信息化建设发展中，档案管理工作人员可以利用档案数据库对已有的档案信息进行深层次挖掘利用，进而提高档案使用效率。

结束语：

综上所述，办公室档案管理信息化建设是新时期背景下，相关仲裁单位为满足时代发展要求而产生的新型档案管理方式，档案管理信息化建设对企业可持续发展具有重要作用。因此，可以通过注重办公室档案管理信息化建设、培养专业档案管理信息化建设人才、创建档案管理数据库等有效措施，加强办公室档案管理信息化建设，进而提高档案管理工作效率，促进企业快速发展。

参考文献：

[1]谭晓敏. 解析办公室档案管理工作效率的提升途径[J]. 教育研究， 2020， 3（4）：59.

[2]童文凌. 提高办公室档案管理工作效率的方法探讨[J]. 办公室业务， 2020， 345（16）：111+118.

[3]胡建军. 提高办公室档案管理工作效率的思考[J]. 各界， 2020， （012）：87-88.