人社档案实行信息化管理的实践探究

张华

摘要：当代社会，是各个领域皆以大数据为背景，以网络信息为技术手段的高速发展时代，在人们可以接触到的任何行业都受到信息化的巨大影响，其中，人社档案管理工作量大且繁杂，需要消耗大量的时间和精力进行管理，而网络信息技术的到来改变了这种现状，为现阶段的档案管理人员提供更加便利、省时、高效的工作新方式，本文针对人社档案的信息化管理进行了实践探究。

关键词：人社档案;信息化管理;档案管理

引言：人社部门档案管理涉及的档案类型较多，如人员档案、财务档案、行政档案等，各项档案更是对人员进行着记录、管理、跟踪等全方位服务，涉及部门多，影响广，虽是一项基础工作，但档案管理的安全性和严格性亦是极其重要的，做好档案管理工作，是对人民群众利益的重要保障。因此，本文对如何做好人社档案信息化管理研究，有重要意义。

一、人社档案管理信息化的概念和意义

（一）信息化的概念

现代社会的信息化，就是以当前的计算机网络技术，在各个领域实现工作上的效率提高和质量提高，从而促使每个行业之间有机结合，取得更大成果，并且此种以信息技术为新型工具的联通方式也有了极其广泛的应用。首当其冲的就是工作效率，纸质办公已经逐渐退出历史舞台，线上办公多次刷新了我们对信息化的认知，尤其在疫情防控期间，无接触网络办公更是达到了新高度，不仅安全可靠，更是节省了诸如窗口排队等形式的时间，全方位提高工作效率;其次，是在工作质量方面，信息化网络办公，可以更加细致的量化工作结果，使工作更加具体可查，办公过程更严谨，质量更符合标准;最后是工作成本方面，信息化收的的应用在极大程度上节约了人力、纸张、印刷等方面的成本。因此，人社档案管理应借助信息化带来的优势，提高管理水平。

（二）人社系统的工作职能

人社系统的工作职能关系到我们生活、学习、工作的方方面面，在人员的管理、公民的就业服务、公民劳动的收入以及特殊人才队伍建设等方面有重要作用。人社系统会通过人力资源部、社会保障局、劳动仲裁厅等各个机构对行政单位或企事业单位进行全方位管理，而人社档案，则是上述管理工作中涉及多个方面的书面材料，覆盖面极广。但以往都是纸质材料，由于我国人口庞大，更是导致工作量庞杂，档案数量巨大，在管理方面的工作难度极大，这就需要现代计算机信息技术的介入[1]。

二、人社档案实行信息化管理的实践探究

信息化管理对于现阶段人社档案管理具有划时代意义，能够让我们摆脱纸张和空间的束缚，但要真正将信息技术融入管理工作中，也需要多方面努力，以下是相关建议：

（一）建设专业化管理人才队伍，培养人才信息化素养

针对管理人才队伍的建设，最基础的标准就是职业道德素养，现代社会大数据是背景，人员信息才是关键，由此，档案管理工作就是重中之重，进行档案管理工作的人员，一定要严格遵守规章制度，保证人员档案的保密性、安全性，并且与其他相关部门实现网络共享，严禁倒卖信息牟利的事件，按规章制度对人员信息档案统一建档，统一管理。其次是管理人员本身的业务能力的提高，需要对管理人员进行人社档案整理、信息保护和相关法律等方面的专业培训，培训过程要有针对、有计划、有目标、有层次。档案管理的信息化工作要突破实际空间的局限性，发挥出网络信息技术无距、快捷的优势，合理地利用现有资源让人社档案资源数字化，充分提高人员利用率。最后是提高管理人员的服务能力，虽然档案管理工作需要保密性，但针对本人查询社保记录的基础事件或公安机关查询嫌疑人的特殊事件等，都需要做好服务工作，需要改变当前的服务环境，可添置一些带有自主查阅功能的设备，并配备专业人员讲解和指导，积极为档案查阅人群提供舒适、便捷的服务，档案管理人员需要了解整体的工作流程以及各个细节，了解查询人员的信息需求，让服务更具针对性，档案管理机构可以把用户满意度设置成服务工作的基本标准，针对评价高者，予以晋升等奖励，以此来激励档案管理人员有自主意识的提高自身服务水平，在信息技术能力方面强化[2]。

（二）深入基层展开调研，实践档案管理

想要全面展开档案管理的信息化，首先要明确档案管理工作中的问题所在，在当前工作中，各地档案资料分散管理，这与人民群众很多想要集中利用就产生了矛盾，还有档案的建立和收集范围相对狭窄，这与群众广泛的利用需求出现了矛盾，同时有档案管理不规范、保密性不强等问题，且涉及档案的流失、泄露等多方面情况。针对上述问题，要实现人社档案管理人员的集中培训和培训模式的统一，科学地探索信息化档案管理模式。明确了问题，需要采取针对性的解决策略，首要任务是顺应群众需求，一切以人为本，以人民的需求为第一要务，可以通过深入基层，开展调研工作，明确需求，制定人社档案资源整合的计划，同时建立电子档案，实现计算机全方面检索，进一步发挥信息化档案管理的功能[3]。

（三）加大财政投入，完善档案硬件设施

想要做好信息化档案管理工作，基础的硬件设施必不可少，而且积极做好硬件设施的改善，大到应用场地的建设，要保证有足够的库房容量，小到管理人员使用的办公设施，如计算机、服务器、監控设备、灭火器、打印机、扫描仪等必备设施，所以需要相关部门的财政投入，进行必备设施的配备。除此之外，还要进行档案管理工作相关的软件开发，利用软件系统，建立数字化、信息化资料库，实现机构内部的档案信息的共享。

结论：综上所述，在人社档案实行信息化管理的过程中，把从前的纸质档案变成备份档案，再将其数字化，是当下人社档案管理的基础和方向，所以，要加快档案管理的信息化进程，统一技术及管理制度，确保信息化管理档案的可行性、安全性，加强人社档案管理队伍的建设，是打造出一支作风好、能力强的人社档案管理人才队伍的关键。

参考文献：

[1]赵曦.信息化背景下人社档案管理初探[J].办公室业务，2021，20（04）：139-140.

[2]侯培培.档案管理工作中电子档案管理的重要性[J].办公室业务，2020，11（20）：115-116.

[3]陶猛，李芳.人社档案信息化管理问题及改进策略[J].行政事业资产与财务，2018，05（09）：30-31.