创新人事档案管理，提高档案建设水平

李成英

【摘要】机关事业单位的人事档案文件对整个单位的发展来说起着至关重要的作用，当前许多历史事情的处理都需要查询过往档案来对相关的信息进行获取和证实，只有将档案整理完善，在查询信息的过程中才能以最快的速度找到目标文件，提高办事效率。过往的档案管理都是以纸质文件资料的形式进行整理、归档和保存，但纸质文件存在留存时间有限、占据空间较多、查询过程繁杂耗时，相对来说这种档案管理的效率较低。尤其是当前我们已经进入信息化时代，在进行档案管理工作的过程中应当创新举措，借助科技力量进行信息化管理，从而使事业单位内部的人事档案和其他资料的建设管理水准得到进一步提升。

【关键词】事业单位档案管理;档案管理举措创新;人事档案建设;档案管理路径;档案建设水准

引言：从前，单位的人事档案管理都是按一定的标准先收集整理，再进行号码编制和装订，最后按照一定的顺序将其存放在规定的档案储藏室。新时代，对档案管理工作的要求越来越高，除了档案管理要足够专业、详细、安全之外，还必须确保档案资料的内容完整、保存持久、查询便捷和注重保密，避免被其他不相关的人员获取进而对档案人员本身造成一些伤害。因此在新时代下，机关事业单位需要将信息化的管理技术应用到单位的人事档案管理过程中，不断加强档案的建设与管理水平，大幅提高档案使用效率。

一、认真调研，分析机关事业单位人事档案管理中存在的问题

（一）档案管理意识相对薄弱。有些机关事业单位领导对档案管理工作不重视，在日常工作过程中对档案的管理存在一定的轻忽，觉得档案只需装订保存，随便找个地方存放就可以了，日常工作中这些资料基本用不上，正因为这种思想上的错误认识，才导致机关事业单位中的自然档案管理工作落实效果不尽人意。比如：某些机关事业单对待档案管理只是简单地将用过的资料收集起来堆放在设施简易的仓库中，既没有规范整理归档也没有设置保护措施，平时也不注重日常巡查，时间长了资料都被灰尘覆盖，甚至部分档案掉落、虫蛀和损毁。

（二）档案管理专业人员紧缺。机关事业单位中的档案管理人员一般都是其他岗位人员兼职。这些人员不是专班出生，档案管理知识欠缺，相关管理经验不足，兼任档案管理的工作之后又没有经过专业的指导和培训，再加上单位领导对档案管理工作的不重视，且自身也因为档案管理工作是兼职，本职工作繁忙，可能无疑中就会对档案管理工作的重要性存在一定的认知不足，因此在实际工作中对待档案管理的态度就不严谨，出现诸多纰漏，最终档案管理效果不佳、问题较多。

（三）档案管理制度不够完善。机关事业单位中，各种档案资料对于无关人员来说都应该处于完全保密状态，除了特定的经手人员可以了解之外，不得随意泄露给他人，这是对档案人员隐私的一种保护，也是确保单位本身利益的重要举措[2]。但当前的机关事业单位在人事档案管理方面并没有健全完善的管理制度，一方面很多单位的人事档案只是简单地放置在档案室，单位任何人员都可以随意借阅，这与档案存放的初衷相违背。另一方面纸质人事档案在存放过程中缺少保护，受到潮湿环境的影响或者翻阅者频繁使用，其质量逐年下降。比如：某些档案资料字迹模糊，某些档案资料页脚缺失等等，造成档案资料不完整，影响档案资料的保存时效和未来使用。某些单位档案室的管理人员可能经常变动，但因档案太多、交接过程不细致等原因，管理人员对档案的掌控力越来越弱。

（四）档案管理設施比较落后。机关事业单位因考虑档案保管的隐蔽性，选择档案室时，通常只注重隐蔽性，对安全性和防潮性考虑不足;很多单位档案室已经使用多年，且在使用过程中没有按照档案室的规范要求翻新改建;很多单位存放档案的柜子不是专门的档案柜，记录档案资料的电脑老旧，档案室没按要求配备空调、除湿机等设备;档案室硬件设施越来越落后，环境越来越差。比如：有的档案室在办公楼一楼的角落里，环境阴暗潮湿，很明显已经不具备作为档案室。

二、创新措施，提升机关事业单位人事档案管理水平

（一）顺应时代，转变档案管理的观念。机关事业单位要想改变当前这种人事档案管理落后的现状，首先要做到思想认识的改变，单位领导要转变对档案管理的老观念，从更长远的角度去考虑档案管理对单位建设的重要影响，从而加强对单位人事档案的管理工作，并不断进行思维想法上的创新，相应的档案管理自然会有好的起色[3]。过去，的确有一部分单位领导不注重人事档案的管理，一直沿用传统的手工整理方式来进行档案管理工作，这种方式在过去受条件影响，可能会获取一些比较好的效果，但随着社会的不断进步，机关事业单位的档案管理进一步发展，曾经的手工档案管理方式已经远远无法满足当前单位对档案管理工作的要求，需要从单位领导开始就加强对档案管理的重视程度，创新档案管理方式，提升人事档案管理水平，真正做到档案管理工作过程中的高瞻远瞩。

（二）创新模式，加强档案管理规范化建设。机关事业单位的档案管理创新之路在于将档案管理工作与当今先进的信息技术结合起来，注重人事档案数字化管理。这一过程中必然需要顶尖的技术人才对相关的框架建设进行完善，只有将这些建设任务交付给更加专业的团队，最终才能获得更好的建设效果。因此在创新档案管理过程中，需要聘请专业的技术团队来帮助进行规范化建设，这之中包含相关档案管理系统的搭建及一些硬件设备的采购安装等，总的来说会是一项不小的工程。实际建设过程中单位领导要从人力，物力方面给予相关技术团队足够的支持，最终建成一套完善的档案管理体系，再配合规范化的档案管理制度，让档案管理人员有条不紊地开展工作。既能够提升档案管理人员的管理效率，还能够进一步确保单位档案信息的完整性和安全性，是事业单位稳步发展的重要保障。

（三）强化培训，提升档案管理人员综合素养。

档案管理人员的综合素养对于实际的档案管理工作有着极大的影响，档案管理人员的不专业或者本身工作态度存在问题都会造成档案管理工作的不顺利。故而在进行机关事业单位档案管理创新过程中一定要注意对档案管理人员的综合素养提升。通过专业的培训活动，帮助档案管理人员对自身职责及工作内容等进行全方面了解，同时定期开展培训，帮助档案管理人员对最新的科技，管理方式有所了解，并不断坚定自身为档案管理工作奉献力量的决心[4]，确保档案管理人员有足够的责任感与职业道德。帮助他们树立正确的价值观与人生观，确保能够更正确地对待档案管理工作。

（四）注重科技，完善档案管理信息化建设。机关事业单位在进行人事档案资料管理的过程中需要确保相关档案的真实性与完整性，管理人员必须要结合当前的时代发展需求，对相关档案进行信息化建设，传统的档案室仍然存在，但档案的信息化管理也必不可少，只有如此，才能大幅提升减少人工档案整理与保存过程中可能出现的一些纰漏，确保人事档案管理效率。同时实行人事档案信息化建设也有助于后期对档案资料的寻找，既提升了档案资料查找的速度还避免了查找纸质档案资料过程中对其造成的一些损毁。当然，在进行人事档案信息化建设过程中必须要考虑到信息安全问题，一定要配备安全性能足够高的信息安全防护系统，避免有恶意病毒侵入系统对其造成破坏或者泄露相关数据。

三、结束语

社会发展迈入新的时代之后，传统的手工档案整理方式已经逐渐无法满足机关事业单位日常工作和不断发展的需求，因为需要不断创新档案管理举措，将更多信息化的手段融入到日常的档案管理工作中，转变单位职工对档案管理工作可有可无的态度，同时加强对档案管理安全保障方面的建设，帮助机关事业单位提高档案管理工作的效率和档案保存的质量。

参考文献：

[1]曹军.新时期提升事业单位人事档案管理水平的路径[J].各界，2018，000（010）：98.

[2]姜丽娟.关于人事档案管理信息化建设的思考[J].黑龙江史志，2014.

[3]贺向楠.优化人事档案管理措施提升人事工作服务水平[J].智库时代，2019，000（002）：P.11-12.

[4]冉玉琼.加强干部人事档案信息化管理全面促进人事管理创新[J].世界最新医学信息文摘，2017（22）：185.