新时代基层单位档案信息化建设的思考

张广洲

摘要：档案信息化是档案管理工作的主要发展趋势，是提高档案管理质量，发挥档案数据信息服务价值的重要手段。本文主要探讨信息技术背景下档案管理升级的措施，以供参考。

关键词：档案管理;信息化;建设措施

新时代的档案管理以信息化为核心。档案信息化的本质是从以往陈旧的纸质档案管理方式向信息化档案管理方式转变，重点是完善档案管理工作机制，提高档案信息的准确性，更好的发挥电子档案实时传递、重复使用和广泛供给的价值。档案信息化建设的主要任務是建立档案管理制度，规范电子文档存储，利用网络平台提高档案流转的效率。档案信息化还要加强基础设施建设，提高档案资源的利用开发的效率，依托计算机等硬件和专业的档案管理软件系统提高档案共享效率，更好的挖掘档案潜在价值。

1 基层单位档案信息化管理的特点

1.1档案存储环境方面的优势

以纸质为媒介、以人工录入为方式的传统的档案记载，纸张极易变薄变脆，给信息资源采集、存储、管理等诸多工作带来极大的困难。而信息化的档案管理工作，可以建立电子、网络平台，电子录入的方式有利于加强信息的管理，从本质上改变了档案信息管理的方式和途径。档案可以存储到电子磁盘中，档案所占的空间较小，便于储存和信息管理。对于存储环境的要求也越来越低，因此信息化管理的渗透，必然也证明了纸质化管理所带来的一系列的弊端。从档案存储环境方面而言，信息化的档案管理工作对环境要求不高，有利于储存工作的开展。

1.2档案在使用和查询方面的优势

基层单位档案信息化建设，如何正确而高效地管理和 运用这些资源，实现储存与运用，提高资源的共享性，已经 成为档案使用和查询方面所需要考虑得问题。而传统的档 案在使用和查询方面存在着许多问题，诸如纸张老化，手续相当复杂等问题。为了能够极大地提高了档案资源的利用率，简化档案使用的流程，信息化档案管理在使用和查询上都 会发挥着极大的作用。

2基层单位档案管理工作的现状

基层单位档案工作的硬件设施日趋完备，为保障档案管理工作的科学化和规范化，推动“无纸化”办公的步伐日益加快。我们必须意识到基层单位档案工作的现状，以及所存在的问题如信息资源少等。传统档案的管理方式，纸质版的信息资料填写内容有限，整理不方便，更新周期长，更新速度慢，直接影响整个档案信息的处理和资源的共享，档案信息使用率过低。由于传统档案管理方式所存在的弊端，导致基层单位档案信息不足，直接影响档案的使用率，制约档案管理事业的发展。

3基层单位档案管理工作的任务

一是基层单位档案的目录数据库和部分全文数据库的建设。不断加强档案数据库的建设和完善，是为了满足事档案管理部门的需要。而真正实现档案数据库的建设，要加强对那些现有档案资源和特殊的档案资源的信息化进程推进。而注重档案资源管理的录入工作，实现全部档案资源的录入和网上信息资源查询更是极为重要的。二是基层单位电子文件资源的入档以及电子档案的管理。适应基层单位的工作规范化，加强电子档案的安全性和保密性工作，是极其必要的。因此，加强基层单位电子文件资源的入档以及电子档案的管理，是基层单位资源建设的重要任务之一。

4新时代档案管理信息化建设的措施

4.1树立与时俱进档案管理理念

随着档案管理深入改革，档案数据信息量不断增加，必须牢固树立运用信息化方式进行档案管理的工作思路，从全局角度提升档案管理能力。一是发挥新型档案管理技术的作用，依托互联网技术的迅速发展，大数据、云计算、区块链技术的重要作用，进一步为纸质档案成批次、成系统、规范化实现电子信息化打基础。二是建立档案数字信息资源的共享平台，进一步加强纸质档案的转型速度，提高基层实施信息化档案建设积极性。三是牢固树立档案管理人员的安全防范理念，加强档案安全保护工作，在信息化背景下建立档案的安全管理与风险防控预案，出台信息化档案的安全制度，切实发挥档案的基础性与支撑性作用。

4.2奠定信息化档案管理的基础

档案的信息化要求率先实现档案管理的标准化、规范化和精细化，强调全面提高档案的总体质量水平，保证纸质档案符合信息化档案管理运营的必备条件，从而为纸质档案的信息化转型扫平障碍。一是保证档案收集、整理和鉴定工作环节符合信息化档案管理的标准，做到数据信息全面、准确、具体、详实。从源头上消除档案管理模式与工作方法的差异，加快档案管理规则的制定工作，依托强有力的档案管理标准保证档案信息真实、完整，全面校准档案内容，为信息化档案管理提供有力数据支撑。二是优化档案管理工作的新机制，围绕着信息技术进步规范档案管理的行为准则，重点明确档案管理工作的责任分工，保证档案管理工作责任落实到具体岗位人员，围绕着促进档案信息化建设完善档案安全保密制度、信息查阅制度，档案鉴定管理制度等。

4.3发挥先进档案技术指导作用

档案管理质量升级的难点在技术落后上，需要解决档案信息化设备落后的问题。当前应当加大力度提升档案信息化管理的硬件质量，积极推广先进的档案管理信息化技术手段。一是利用云技术实现档案的云端存储。如依托云技术开发档案云平台，从而满足不同地域、时间的档案使用人员的信息查询、档案管理与数据分析业务需要。重点在于完成纸质档案电子扫描工作，提高电子档案数据的提取能力，尽可能地提取文档、图片等多种类型数据信息。二是大数据技术在档案信息处置与挖掘中有着重要价值。还可以利用大数据技术实现档案信息的动态管理。这对于充分挖掘档案信息内涵，加强数据管理与服务，实现档案数据应用创新，以及用档案数据进行多元化信息供给有重要意义。应当保证实时将基层收集的纸质档案数据化，加强电子档案的监督，围绕档案的个性化使用需要对电子档案进行科学的存储，这样才能发挥档案实用价值。

参考文献：

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