浅析企业档案综合管理的重要性

高连学 辛格平 杨芳 张仁强 刘蔚

摘要：企业档案作为企业生产和发展的重要历史凭证，在各项工作中起着越来越无法替代的积极作用，但目前企业档案还存在一些问题，如缺乏长期性、连续性发展;缺乏制度化的管理等，为此要抓好组织建设，加强基础工作，加大培训和宣传力度，推进信息化工作，推动档案工作不断上台阶。

关键词：企业档案 综合管理

随着以办公自动化、社会信息化为核心的企业档案管理模式的深入发展，档案在企业的生产和发展过程中起着越来越重要的作用。由于企业的不断改革和发展，档案在标准化、规范化、科学化的综合建档过程中和档案管理中由单纯的存放走向应用、分析的道路，使之更好地为生产服务，还有很多需要研究和解决的实质性问题。下面，就此略谈粗浅几点认识。

一、企业档案存在的问题

（一）企业档案工作缺乏长期性、连续性的发展规则

企业档案工作在各级领导的重视下进行了档案的达标升级工作，但达标以后，就出现后力不足，再由于部分干部对档案综合管理的参与程度不够，对档案在企业中的重要作用的认识不足，档案室在某些人眼中成了废纸仓库，造成了档案工作有领导、无计划;有任务、无落实;有形式、无效果。档案工作缺乏应有的长期性和连续性的发展规则。

（二）档案工作缺乏制度化的管理程序

当前企业档案管理不规范主要表现在：一是档案收集不规范。在收集过程中，制度形同虚设，想交就交，不想交就不交，档案收集考核不明确;二是档案整理不规范。企业近几年发展较快，新档案人员不断进入，档案人员的专业素质参差不齐，在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，卷内目录与实际整理文件不相符，卷内资料漏失现象比较普遍。档案管理人员对档案借阅内松外紧，借出的档案没有按期归还。

二、档案工作存在问题的解决对策

档案虽然是一个庞大的信息库，但它是一种原生的信息资源，各种信息零散地储存在众多的单堆资料中，只有根据需要，把相关信息系统地、规范地整理出来，通过加工整理才能更好地发挥档案的信息作用，实现其价值。档案管理作为工作中的一项重要工作，为企业发挥着不可磨灭的成绩。要充分发挥管理的作用，才能使之更好地为企业中心工作做好服务。

（一）抓好组织建设，完善管理制度，做到“五个统一”

抓好组织建设是做好档案管理工作的关键。一是成立档案管理领导小组，协调各部门间的档案工作，为档案工作的综合管理提供组织保障;二是把档案管理工作列入到领导办公室的议事日程，年初有部署，年底有总结，平时有检查指导，并接受上级和地方档案管理部门的领导和指导;三是完善档案管理制度，确保档案管理工作协调发展，档案部门做到统一领导、统一制度，统一规划计划，统一检查指导和统一培训交流。

（二）加强档案基础工作，按时完成上级部门的档案工作。

在档案基础管理中，要坚持把档案管理工作作为一项长期的、重要的基础工作，从领导机制到管理体系，从规章制度到档案管理，在组织上、制度上要形成一套科学、合理、完整的管理办法，为档案管理工作的有效开展提供可靠的保障。档案贵在利用，重在管理，对每年上级主管部门所规定的各项工作要严格执行，按时完成。

（三）加强培训力度，努力提高档案管理人员的素质。

一是要明确档案管理负责人、专职、兼职档案员的岗位职责。二是建立健全檔案管理制度，按照《企业档案管理标准》的要求，依据《档案法》有关规定，结合本企业实际编制各种规章制度，并在实际工作中不断进行完善，对档案的形成、收集、整理要严格按照档案管理的有关要求，加强对归档范围、保管期限，保密文件收发、存档、销毁等各个环节工作程序要做出明确规定。对档案设施要严格按照制度办事，以确保档案的安全，档案管理工作中的各项规章制度要上墙，保证档案管理沿着制度化、规范化的轨道行进。

档案管理人员的业务素质和工作能力直接影响档案管理的质量，提高档案管理人员的业务水平是档案管理工作的重要保证。为了使档案管理人员掌握技能，应提高业务素质和工作能力，加大档案业务培训工作开展的力度，一是要积极参加上级和地方档案管理部门举办的专业培训班。二是要派档案管理员到档案管理先进单位认真观摩学习，使档案管理工作达到规范化。三是要加强电子档案管理的培训，档案信息化是档案现代化的必经之路，要想使档案管理工作充分发挥好，首先要求档案管理员要懂得计算机相关知识，达到灵活运用，并掌握所应用的系统软件的功能。四是鼓励档案人员自学，要岗位成长，要为档案人员订购关于档案的有关刊物，鼓励专（兼）职档案员开展自学活动。五是加大档案工作规范化管理力度，把档案管理纳入综合目标量化考核范围内进行考核，档案工作的成效要与档案人员的工资挂钩，能够有效地促进档案工作管理水平。我们要把提高档案人员业务素质作为搞好档案工作重要环节来常抓不懈，要提高档案人员对档案工作的认识，增强档案人员的责任心、责任感，为做好档案工作打下坚实基础。

（四）搞好档案的信息化建设，促进档案资源的充分利用

运用高新科技对档案工作进行创新、改造，适应档案信息化建设的新要求，是顺应当今科学技术突飞猛进的发展新趋势，应大胆采用先进的技术手段对传统的档案管理方法进行创新：（1）要广泛采用电子计算机、扫描仪等数码技术对档案进行无纸化管理，提高档案工作效率;（2）借助系统本身的局域网络，开发网上档案业务，实现档案信息资源共享。

（五）增大档案宣传力度，增强全员档案意识

一是积极参加地方档案部门举办的各类宣传活动;二是在本单位的半年、年终工作会议上，由办公室提供材料，将档案工作中存在的问题、要求向全员宣讲;三是档案室要办好自己的宣传栏，大力宣传档案的作用及重要性。四是增加《档案法》的宣传力度，要全员懂法。要根据发展需要，编写《组织机构沿革》、《大事记》等资料，更好地发挥档案的服务作用和应尽的职能，为生产部门提供更好的服务。