L研究院固定资产内部控制存在的问题及原因

卢薇 张琦

摘要：科研事业单位固定资产管理作为我国国有资产管理的重要组成部分，对科研事业单位管理水平和科研能力的提升有着重要的作用。随着经济环境的变化以及事业单位的改革，事业单位固定资产的会计核算越来越不适应新形势发展的需要。科研事业单位固定资产管理面临着一系列新的问题，固定资产的种类不断增多，管理难度也越来越大。本文主要以内部控制相关理论为基础，以行政事业单位内部控制规范为指导，通过对固定资产内部控制现状的研究，分析固定资产内部控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通和监督五要素存在的问题，有针对性的提出解决方案，对完善固定资产内部控制有一定的理论意义和实践意义。

关键词：科研事业单位;固定资产内部控制;对策

内部控制制度是事业单位内部治理结构的重要组成部分，其完善与否关系到事业单位能否建立合理的内部治理结构。固定资产内部控制制度作为内部控制制度最重要的组成部分，对事业单位提升管理水平、提高工作效率具有重要的现实意义。

一、加强固定资产日常管理工作

（一）固定资产使用管理方面的改进措施

资产管理部门必须制定出严格的固定资产明细表，明确各项固定资产的责任人和存放地，由专人负责，专人管理的方式实施固定资产管理，倘若发生人事变动，需要及时进行相关工作的交接，以保障固定资产管理的连续性。通过这种方式，能够有效地提高固定资产管理的效率，并为日后清查固定资产提供便利条件。资产使用人因各种原因离岗时，应当办理固定资产交接手续，清点资产、核对账目，确保资产账、卡、物相符，交接时部门负责人须在当场监督。完成了必要的交接环节后，还必须要在双方和公证人在场的情况下共同在移交清单上签字确认，以保障交接环节具有法律效力。除此之外，移交清单上还必须要明确交接双方的名称，交接部门的名称，交接时间以及对应负责人的职务等信息。鉴于此，L研究院充分结合自身的实际情况，制定出了符合自身固定资产管理需要的资产文档，并将其下发到下属的各个部门中，以避免人事变动对固定资产管理造成的不利影响。

（二）固定資产维修保养方面的改进措施

针对固定资产的日常维护和保养，L研究院对此并不关注，往往是直到问题发生才采取必要补救措施，不但会增加维修的费用，还会大大缩短资产的使用寿命，因此要以防范为主，适时保养。一旦在日常的维护和保养工作中发现问题，就需要立即通知相关部门进行固定资产的维护。尤其对于精密设备而言，由于其价值和科研意义重大，因此对其的日常维护和管理必须格外重视，不仅需要派出专人进行管理和维护，还需要采取不定期的抽查和检验，以保障设备的性能始终处在较好的水平。除此之外，对于诸如房屋、建筑物等固定资产也需要进行定期的维护和检查，并将发现的问题及时排除，确保固定资产的安全性。此外，对于固定资产的管理，资产管理处还需要进行详细的备案，并对各项固定资产所处的状况进行详细的登记，并制定出符合各自需要的监督维修方案。

（三）固定资产盘点方面的改进措施

在具体的清查工作开展过程中，往往体现出分工不明确，效率低下等问题，这就使得其必须关注固定资产盘点方面的调整。针对大额的固定资产，由于完全清查需要耗费的精力较大，因此可以适当降低清查的频率。而对于数量较小的固定资产而言，则可以适当提升对其的清查频率。

鉴于此，L研究院特意成立了固定资产专项清查小组，并接受院领导的监督和控制，统筹一切固定资产的清算事宜。借助于资产管理处的帮助，使得固定资产清查小组能够将清查任务分配到各个部门内部进行，并对具体的实施情况进行实时的追踪和把控。并对重要的固定资产清查项目给予额外的关注，并在最后汇总出固定资产清查统计表。清查程序如下：

①资管处给各部门单位发送固定资产管理平台系统数据，要求各部门单位负责人指定兼职资产管理员，或其他工作人员根据系统数据进行自查。

②各部门单位兼职资产管理员或临时指派的工作人员按照领导要求进行资产自查工作，核对系统数据与实物是否相符;所有资产是否粘贴了条形码;所有资产的状态是否保持良好。此外，还需要将账本和实物进行匹配和对应，分析出具体的盘亏和盘盈的原因。同时还需要另行标注报废和闲置资产并统一汇总交给资产管理处。

③资管处收集整理自查情况表，并组织人员到具体的部门单位进行复核。在车辆复查时重点关注车辆的权属。在复查房产时重点关注其位置和产权归属。在具体查明了固定资产的权属和其他关键信息后，进行统一的固定资产清查汇总，将汇总所得的复点表、复点报告、盘盈表、盘亏表上交给资产管理处，并由资产管理处给予领导组进行审批，最后将审批结果发放给具体的部门。

④以清算报告书为基础由计财处进行最终的审核，确保固定资产的账本和实物一一匹配。

二、规范固定资产的处置流程

鉴于此，L研究院必须针对自身固定资产的独特性成立不同的鉴定小组开展固定资产报废处理的工作，并且可以在适当的时候请求外部的专家学者的协助。但在进行固定资产报废处理工作时必须将责任和义务落实到人。此外，对于资产管理处而言，还需要考察固定资产是否达到了规定的使用年限，并对接近报废期限的固定资产给予高度关注。对于违反固定资产处置规章制度，擅自进行报废的部门单位应进行教育批评，情节严重的进行通报批评。

三、加强固定资产管理信息与沟通

（一）扩大固定资产信息化管理范围

改善L研究院固定资产网络管理系统，使其主要功能在于能够引进固定资产信息化流程管理，实现网络化办公，对于固定资产管理过程中涉及的复杂手续而言，其实都可以借助于网络化的帮助来得以简化，极大地提升固定资产的增减调剂效率。对于固定资产的网络化管理而言，其能够按照具体的需求生成六大类，无数小类的账目，固定资产信息同时与财务系统相连接，当固定资产发生增减变动时，在财务系统中反映，完成相关会计记录，保证资产信息与会计数据的一致。

在固定资产的信息化管理过程中，主要涉及的信息管理系统包括了财务信息、预算控制、会计账务以及网上报账。借助于相关系统接口的帮助，能够有效降低采购、预算、申请等环节中不必要的工作，进而极大地提升相关程序的实施效率。

（二）全面公开固定资产相关信息

固定资产管理信息的全部公开，能使整个管理过程透明化，使单位内外共享固定资产管理信息，在很大程度上预防和抵制腐败，同时对固定资产进行有效、合理分配。鉴于此，L研究院在实施固定资产内部控制的过程中始终贯彻着相关法律法规的要求，严格遵守相关的规章制度，对于招标和采购环节涉及的价格问题进行了及时有效的公开，自觉接受来自各方的监督。并通过设置专门的信息公告栏的方式实时公布近期的采购和中标信息，对单位内部资产的申请、处置等环节也都毫无保留地全部公开。也正是由于L研究院的这一举措，使得其固定资产的管理活动始终保持着高效、透明，防止贪污腐败问题的出现，也帮助广大职工群体对固定资产的内部管理有了更为清晰的了解

和认识。

（三）建立有效的内外部沟通渠道

①注重提升固定资产管理和使用部门的沟通和联系：对于固定资产的管理者而言，其承担着对固定资产使用者的监督责任，必须对使用者的行为进行必要的约束。而对于固定资产的使用者而言，其必须遵守相关的使用规定。因此双方信息的互通和交流就显得尤为重要。沟通渠道可以选择更符合当下较为流行的网络平台，例如微信群、飞信、QQ等方式，将各类信息及时传递给固定资产使用部门并得到反馈;

②提升固定资产管理部门内部的协调和沟通：由于固定资产的管理涉及方方面面的要素，因此固定资产管理部门不仅需要精通本职业务范畴，还需要充分了解全体部门的工作流程，進而不断改善自身的业务流程，为实现固定资产管理效率的最优化添砖加瓦，而这就要求彼此间要建立起必要的沟通和联系环节。

③改善部门内部的沟通：首先，需要着力于提升业务的传递效率，通过文字加上口述的方式以求达到最佳的信息传递效果。此举不仅能够满足不同沟通方式员工的需求，也能够通过不定期的测试了解部门员工的业务量;其次，需要打通自下而上的反馈途径，面对问题集思广益，以期达到问题的最优化解决。

四、完善固定资产管理的监督

对于固定资产的内部管理活动而言，必须依赖于强有力的监督机制才能够最大化地发挥其作用。就L研究院而言，对于其固定资产的内部监督主要涉及了内部的审计工作，内部资源的配置工作以及固定资产的使用和采购工作。通过监督体制的建立，旨在优化科研单位的资源配置效率，促进科研事业发展。

（一）细化固定资产内部审计流程

为了切实提升固定资产管理的效率，从而进一步优化科研院所科研事业的发展，L研究院必须依照具体的情况制定出一套完整的审计时间并构建出一支专业的审计力量，从而达到固定资产管理的最优化。由于固定资产的管理涉及到的方面众多，因此必须在固定资产购置前就开始贯彻监督，保障固定资产购置的科学性和合理性。接着还需要在固定资产的使用过程中对其进行实时的监督和管理工作，而其中内审部门需要扮演的角色便是严格规范审批步骤，切实杜绝非法采购行为。除此之外，通过这种方式还能够精确地计算出固定资产的残值和价值变动。最后，在L研究院开展固定资产审计活动时，还必须格外关注对内部体系的实时监控和调整，并将所得审计结果及时公布，自觉接受来自社会各方面的监督。此外，倘若内部审计无法承担复杂的审计任务，也可以动用外部资源协助开展审计工作，一方面提升了效率，另一方面也提升了审计工作的客观性。

（二）建立固定资产内部审计评价机制

L研究院内审机制相对薄弱，又区别于企业，缺乏外部审计监督力度。为确保单位固定资产专项审计的科学性及合理性，应当建立固定资产内审评价机制，组建固定资产内审评价小组，该小组应包括院领导、党群部，同时应包括L研究院上级部门及具有一定审计资质的社会审计机构。针对固定资产的内部审核，需要安排特定的小组以两年为期限进行定期的审核评估，并对相应的流程进行客观真实的评价和反馈，及时处理审计过程中出现的种种问题，进而提升固定资产内部审计机制工作效率。

五、结束语

综上所述，相关工作人员要重视固定资产的使用和管理问题，加强固定资产内部控制制度建设，明确资产管理部门、财务部门和业务部门的管理职责，确保资产安全有效使用。

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