企业档案管理电子信息化及其重要性研究

韩慧

摘要：对于企业而言，其发展生产和技术进步的重要基础之一便是档案资料的积累，技术资料、生产资料和工艺资料等都属于企业档案管理的范畴。档案管理是对企业的基本建设情况、产品质量情况以及生产技术情况等相关资料进行记录和保存，是企业中不可或缺的管理内容。在“互联网+”背景的影响之下，企业档案管理呈现出信息化发展趋势，有了互联网技术的助力，企业档案管理工作的水平得到了很大提升。

关键词：企业;档案管理;电子信息化;重要性;研究

前言：

传统的档案管理工作，是以手工工作模式完成相关归档程序，档案管理工作严重滞后，发生重大纰漏及损毁等现象严重，浪费人力、物力及资源，还降低了工作效率，为企业经营活动安全生产等平添了许多的安全隐患。采用现代信息技术档案管理建设标准为衡量工作效率的主要指标，提高市场调查信息服务技术平台的重要性。替代单一老套的档案管理模式，可以从本质上改变及解决归档问题的不足及漏洞，提升了企业档案管理的工作效率，为企业的经济效益和社会效益带来了巨大的便利条件。

一、档案管理信息化现状分析

（一）企业重视度不够带来的影响

档案管理信息化在我国中小企业中未受到重视的现象尤为明显，中小企业为了节省开销，去掉了专门负责档案的部门，也没有专门的档案管理员进行资料整理，就更别提档案管理的信息化工作了，即便有员工监管档案，也仅仅在形式上做工作。比如，虽然员工会进行日常资料的分类和整理，但时间久了会因为自身缺乏档案管理的专业知识，且公司没有专门的档案資料室等原因，造成档案资料的遗失或损毁。自改革开放以来，我国各类企业崛起并迅速发展，在经济建设中取得了不小的成果，但不能否认的是我国管理水平和西方企业先进水平相比仍有较大的差距，管理制度和理念仍然不够健全，尤其电子化、信息化等尖端技术上的差距更为明显。目前，我国大多数企业仍未对档案管理工作引起必要的重视，这类企业大多数采用的组织模式是扁平化的管理模式，以牺牲档案管理这类部门的位置重要性，来使企业结构达到精简化的目的，从而进一步减少企业的成本开销，最终以低价竞争、薄利多销的方式在市场上争得一席之地。从长远来看，企业面临的数据信息日新月异，唯有借助信息化管理才能使公司更加高效化，从而具备市场竞争力。因此，企业对档案管理未引起足够的重视，将直接影响企业未来的发展。

（二）档案管理技术的落后与更新的必要性

目前，我国大多数企业仍受传统观念的影响，不舍得在数字管理技术上投入成本，仍使用较落后的信息化管理技术和设备，例如，查阅档案资料仍然以手工操作和人脑辨别为主，对电子设备的高效利用十分陌生，导致企业的创新发展水平严重滞后;但同时，在一线城市的高新办公区，少数新兴企业把数字档案视作公司的无形资产和生存发展的根基。此类企业的思想观念较靠前，投入数字化管理的人力物力也较大，能海纳百川、集思广益，不断提高互联网运作技能和档案管理开发能力，使公司的资本实力与日俱增。因此，企业软件与硬件的配置与利用程度将大大影响企业在未来竞争中的生存状况，先进的技术与设备能为档案管理提供很大的方便，是公司实现可持续性发展的前提条件之一。但同时，设备的更新需要投入大量的成本资金，若过度地追求更高的管理能力，将影响企业正常的经营和运作，我国多数企业仍处于较为初级的发展阶段，如何平衡主要业务的研发工作和档案信息化的支持力度，将是企业必须思考的重要问题。

二、档案管理信息化的重要性

企业的档案管理工作，最本质的目的是为企业生产、运营提供信息资源保证，为企业的未来发展保驾护航。企业的档案是对日常生产与运营经验的总结和积累，是企业做出各项决策的核心参考资料。对档案资料实行信息化管理，不仅仅有助于为查阅和使用档案资料提供便利条件，而且也能够为企业的可持续发展奠定坚实的基础。企业中新产品的设计与开发、新工艺的创新与升级都可以借助档案信息资料来寻求突破和灵感，除此之外，档案资料还可以为企业开展技术攻坚工作或者组织岗位培训工作提供真实的参考和指导材料。企业要想在当今这样一个竞争非常激烈的市场环境中实现可持续发展，其必须给予档案管理工作高度的重视，全力推动档案信息化管理工作的前进步伐。

三、企业档案信息化管理策略分析

（一）建立档案管理网络信息化思维

在“互联网+”背景之下，市场经济的竞争性越发凸显，这对于企业来说既是挑战也是机遇。企业要充分意识到传统的档案管理方式已经不能满足当今发展的需求，明白未来档案管理工作都是要通过信息化平台和信息化路径来实现。因此，企业要在内部加大对互联网意识的宣传，要在全公司营造起浓厚的互联网思维，要监督和管理档案管理管人员的实际工作，要求档案管理人员积极学习和掌握先进的互联网技术，充分借助互联网的优势来进一步优化公司档案管理工作的流程和方式，让档案管理人员意识到档案管理信息化建设与改革工作已经迫在眉睫。

（二）建立高效灵活的档案管理机制

高效灵活的档案管理机制是推动企业档案信息化管理工作发展的重要基础，企业的档案信息化管理工作需要健全的档案管理机制作为保障。以档案管理机制作为根据，对档案管理部门以及具体人员的职责和权利进行明确与划分，将档案服务职能的强化作为档案管理工作的重点，尽量减少使用传统档案管理方式来处理当前的档案工作，正视档案管理工作的价值。企业管理者和领导者需要给予档案管理工作高度重视，要带领档案管理部门深入挖掘档案管理工作的价值和作用，组织档案管理部门成员召开档案管理信息化建设和档案管理机制构建会议，多听取档案管理人员的想法和建议，并对档案管理人员提出具体要求，同时给予他们更多的鼓励，让他们感受到企业对他们的重视，进而激发起他们的工作热情和积极性。

（三）促使企业开展信息化档案管理工作专业知识技术人才培训

企业应开展信息化档案管理工作专业技术知识人才培训，提升专业知识水平及道德素质教育，聘用专业人士及相关专家学者指导信息化档案管理规范，企事业单位领导层应从自身做起，掌握理论知识及引领身边的人，强化管理能力，提升自身价值取向。建立健全信息技术档案管理体制及规范相关制度，把信息化档案管理工作贯彻落实，采用绩效考核标准，加大投入档案管理力度，吸引人才加入团队行列，从而使信息技术档案管理能力更加全面完善不断进步发展。

（四）档案管理的革新与未来趋势

企业档案管理的信息化对社会公共服务也做出了重要的贡献，这也是企业信息化建设将面临的革新方向，它是我国企业获得国内外市场经济竞争力的重要前提。企业应当积极学习先进的信息化管理技术，将档案管理技术更好地与企业各项阶段成果相连接，做好内部制度的完善工作，配合企业的战略目标，使企业能够长远地生存与发展。

结语

综上，档案管理工作利用信息技术服务是十分必要的。可以通过企业自身的内外环境及条件，实行信息化档案管理建设服务模式，能够利用信息技术服务更好地开展档案管理工作，让信息技术档案建设标准提升企业档案管理质量，使档案监督管理得以全面落实。

参考文献：

[1]刘涛.新形势下企业档案管理信息化发展分析[J].中国管理信息化，2015，18（06）：211.

[2]李斌.大数据时代下的基层电力企业档案管理策略研究[J].中小企业管理与科技（中旬刊），2017（5）：100—101.