完善医院档案管理对推动档案管理工作改革的作用

贾方琦 李斌

摘要：近年来我国资料服务机构发展迅速，但医院传统档案管理工作开展缓慢。随着经济的发展，人们生活水平不断提高。在这种形势下，医院档案管理工作变得更为复杂。医院工作的开展中，档案管理工作可以对国家的医疗政策进行分类，可以快速查阅相关政策信息和医院病人的档案记录，从而提升医院档案管理工作的效率。为了适应现代医院管理工作的要求，需要通过完善医院档案管理来提升医院档案管理工作改革。本文综合分析了目前医院档案管理工作的问题，并结合实际情况提出相应的完善解决措施，对进一步促进医院档案管理工作改革有参考意义。

关键字：医院档案;完善管理;档案管理;工作改革

医疗事业随着经济的高速发展实现了明显的进步，医院内部各项工作内容日趋复杂，这也导致医院档案管理工作改革势在必行。

一、医院档案管理工作的关键作用

1.檔案管理是医院日常工作的依据

随着医疗服务的现代化发展，医院内部所开展的各项管理工作均需要以各项文件为依据。档案管理工作能够为医院日常工作提供全方位的信息，是医院进行现代化建设与日常医疗卫生服务工作开展的关键。随着医疗卫生改革的稳步进行，医院机构需要通过科学化发展稳步提升自身的服务水平，医院档案管理便是其中重要组成部分，档案管理工作需要紧随医院发展进程不断进步。档案管理工作中记录了医院各类工作事务的详细信息，通过分析档案数据文件能够基本判断出医院在某一时间段内的发展轨迹与成长规律。因此，医院档案管理也是医院资深发展与转型的依据，是医院提升自身竞争力的关键所在。

2.档案管理是医院处理纠纷的法律依据

医院开展的档案管理工作不仅是对日常医疗事务的简单记录，更是医院与医患间的重要凭证。目前，我国医疗事业进步较快，医院服务在发展中面临着巨大的挑战，医院机构不仅需要不断提升自身的服务质量，还需要处理与患者家属之间的医疗纠纷，而档案管理工作在处理医疗纠纷上便能提供巨大帮助，医院档案内容可作为处理纠纷的重要法律凭证。档案管理文件所发挥的法律依据功能对医院与患者家属双方而言均是一种有益的保障。一旦二者出现严重的医疗纠纷，法院便能够以档案资料作为重要依据做出准确的判断。

3.档案管理是医院科研项项目的主要资源

医院机构在承担日常医疗服务责任的同时需要负责开展医疗科研工作。医院机构所开展的医疗科研项目通常需要以患者的病例数据资料作为研究数据内容，准确、详尽的数据内容是科研项目顺利开展的保障，此时便体现了医院档案管理的重要作用。档案管理工作中记录的患者病历资料内容能够帮助科研工作人员对患者疾病进行深入了解，以采取更加有效的治疗手段。临床医学的不断发展进步离不开医院档案的帮助。

4.提升医院的综合竞争力

医院的档案资料主要是病历档案，通过病历档案的详细记录可以对诊断的过程与结果有一个完整的记录与凭证，在信息化平台上为其保留最原始的依据，方便医师们在科研工作与临床工作中有详尽的参考与凭证，这也是医院档案管理的核心因素。医护人员可以通过档案资料对患者有更好更详细的服务，加快综合水平的提升速度。随着医院档案的业务拓展与改革，医院的综合竞争力需要加强提升，从而支持医院的发展与进步。

5.提高医院档案工作的效率

信息化档案管理不但可以促进工作人员之间的沟通与协调关系，同时也可以确保工作顺利开展，促进档案资源共享又可以减少部门之间的阻碍，避免同样资源的重复录用与归档，在很大程度上提高了医院的整体协调性，节省了大量的人力与物力，进一步促进档案管理工作效率的提升。

6.为提高医院管理水平提供服务

医院档案管理工作的质量与工作人员的效率都需要加强改善，这是信息化建设的首要任务，计算机技术的发展与融合，使医院档案管理形成了一套完善的档案管理平台，不但方便了患者病历的查阅，同时也为临床医学作出了一定的贡献，各部门之间可以达到完美的协调度，使信息化建设更加科学化与规范化，不断提高医院的服务水平。

二、医院档案管理工作中存在的主要问题

1.档案管理意识较差

医院内部档案管理意识较差是目前档案管理问题频出的主要原因。医院档案管理工作的管理层对其认知不到位。在医院开展档案管理工作时，仅仅由医院的护士或者行政人员负责档案收集，也没有专门的档案室存放资料，这样就没有意识到医院档案管理工作系统性和保密性的特点，使得档案管理工作的效率低下，档案资料内容不全。有些档案管理人员对档案的管理比较随意，重要文献或者资料被借出去之后，没有及时做好记录，或者记录不明确，这样就使得资料缺失，最后不能找回资料，使得医院的档案资料不全，不利于后期工作的开展，不利于医疗水平的提升和医院的发展。

此外，由于档案管理资源投入较低，档案管理工作开展中无法购置专用的数字化设备提高管理效率。内部管理信息化软件与硬件设备缺失，导致档案管理工作水平与质量长期得不到提升，这也成为了影响档案管理模式改革的主要因素。

内部管理工作人员意识不强是导致医院档案管理工作质量低下的直接原因。工作人员意识不强容易在医院档案日常管理工作中导致资料档案不全、信息不完善、数据不准确以及档案缺失等情况。医院档案质量的严重下降将会严重影响到档案的实际作用。

2.档案归档工作不规范

现阶段医院档案归档工作不规范也是一大主要问题。档案归档过程中需要明确表明各类档案文件的保管期限以及相关数据内容。由于归档方式不规范，会出现信息编写不全面的情况，这将会导致医院档案文件在归档时出现严重偏差。医院档案归档流程不合理会遗漏一些重要的信息，导致档案内容不全面，也会导致后续工作受到严重影响。此外，目前个别医院档案管理工作仍然采用较老旧的档案管理方法，这类方法目前已经无法适应医院的档案管理工作，档案管理方法的落后也会导致各类档案文件管理分散，系统性较差，严重影响了医院档案管理工作效率。

在医院开展档案管理工作时，由于医院档案管理人员对于档案的收集和分类不够明确，使得档案的归档制度不完善，存在一个类别的档案分开存放，不同类别的档案归档到一个档案盒中，这样就使得档案管理工作的效率低下，容易出现很多错误，在后期的档案查阅和借调中，会花费大量的时间，不利于提升医院的工作效率。另外，一些不专业的档案管理人员在开展档案管理工作时，由于自身的能力有限或者疏忽会导致档案归档错误，对档案的日期记录不明确，这就使得档案的信息不全面，影响后续工作的顺利开展。

3.档案管理制度不完善

医院档案管理制度的不完善与缺失导致医院内部档案管理工作无法实现有效改进，各项管理方式比较传统，档案管理工作质量较差，日常管理工作中经常会出现档案内容不完善、文件编制草草应付的情况，制度不完善所出现的各类问题严重影响了医院档案文件的质量水平与档案的后续正常使用。由于医院内部档案管理制度不完善，医院档案管理人员难以及时将医院运行中产生的各类档案资料及时、完整建档，对后续的档案管理工作是极为不利的。

当前，我国科学技术发展飞快，网络技术和信息技术在各行各业应用广泛，但是医院的档案管理工作方法还比较落后，没有结合当前的信息技术进行优化改革。当前大部分的医院医疗工作已经结合网络技术进行了优化，提升了看病的效率。但是对于医院的档案管理，没有合理应用信息技术，尤其是对于一些纸质版的文书、图片和影像资料，在对其进行归档整理时，没有利用计算机建立电子索引目录，这样使得档案管理工作人员的工作量较大，在归档收集和后期的档案查阅中都会花费较多的时间。另外，没有利用信息技术实现档案的信息共享，这也使得档案的查阅和借调过程较为复杂，使得工作效率低下，不利于医院的发展。

4.医院档案管理工作人员综合水平有待提升

要想做好医院的档案管理工作，档案管理人员要有一定的工作经验和技术知识，这样他们可以合理利用技术简化档案管理工作，丰富档案管理办法。

三、医院档案管理模式改革的措施

为了做好档案管理工作，提升医院工作人员的工作效率，一定要在新的背景下采取有效的对策来强化档案管理工作。这样才能系统、全面地进行档案管理，便于后续工作的顺利开展。

1.加强培训提升管理工作人员专业素养

档案管理模式改革过程中应首先做好管理工作人员专业素养提升工作。根据医院内部档案管理工作开展的实际情况，选择专业人员负责档案管理日常工作，保证档案管理各个岗位有专人进行负责，日常管理工作中档案管理人员需要及时掌握相关专业知识，同时应通过专业化培训与主动性学习积极提升自身管理能力，做好医院档案管理工作。医院在人员设置上应尽量招聘此专业的管理人员，以提高档案管理人员团队的整体质量。

2.开展数字化信息化档案管理变革工作

现代医院档案管理工作中需要积极引进先进的软件操作系统与稳定的硬件系统，运用扫描技术、图像处理技术与云存储技术实现医院档案管理工作的电子化与数字化发展，提升医院档案资源的管理效率保证医院内部各个部门可以高效地进行档案资源共享利用。现代信息技术是解决档案管理传统问题的主要方式，创建电子档案，构建新型档案管理模式均是解決医院档案管理问题的主要措施，同时保证系统软件与硬件设施的实时更新以满足医院档案管理复杂工作的需求。

3.重视档案管理工作，提升档案管理意识

新的医保改革政策会给医院的工作带来一定程度的影响。在这种形势下，为了进一步促进医院的发展，提升医院工作效率。档案管理工作人员在工作中要做好本职工作，对医院的各类档案资料进行分类管理，并且做好档案时间记录，便于后期档案的查阅和借调。为了保证档案管理工作的全面性和系统性，一定要有专门的档案室和档案管理电脑用于资料收集和整理，并利用电脑对纸质资料进行电子目录整理，这样可以提升档案管理工作效率。档案管理人员要提升自己的责任心，在日常的工作中确保档案安全，避免档案丢失和损毁的情况出现，对于借出去的档案要做好记录，要求工作人员及时归还，确保档案资料完整。

4.健全医院档案管理制度

为改变医院内部出现的对档案管理工作不重视的情况，需要从制度层面予以纠正。现代医院机构的发展与进步离不开规章制度，医院内部档案管理工作的改革发展同样需要完善的档案管理制度予以规制。医院档案管理工作需要不断融入新理念，及时摒弃落后的管理思想，坚持以先进信息化管理思想作为主要方向，以严格的档案管理制度明确此项工作的重要性。例如可指定严格的审批流程，对于档案转入与转出时刻通过加盖封章提升档案工作的严格性，以严格的健全的档案管理制度提升档案管理工作质量水平。

5.结合当前的信息技术优化医院档案管理办法

当前，我国网络技术和信息技术发展飞快，信息技术在各行各业应用广泛。在新的医保改革背景下，要提升医院的工作效率，更是要重视档案管理工作与信息技术的有机结合。首先，在医保改革背景下，要求各个用户的医保全国联网，能快速地反映个人的信息，对一些病患以前的病例症状，也可以通过数据共享来调取，这样无论是患者转院治疗或者异地报销都可以更为便捷。其次，通过优化医院的档案管理方法，可以简化档案管理工作。当前医院的档案管理工作较为复杂，涉及的类别较多，如果不结合信息技术和网络技术就会使得档案管理工作较为混乱。在这种形势下，可以针对医院的特点研发具有特色的医院档案管理软件，可以快速地对档案进行梳理和归类，并且实现档案资料的数据共享，实现纸质资料和网络资料的同步传输，提升档案管理工作效率，也便于不同部分之间的资料查阅。最后，医院通过信息化的档案管理工作，可以将一些公众化的资料展示给广大病患，这样病人在治疗前可以自行查阅相关资料，对自身的病情有一定的了解，同时还可以让病患了解医院的更多信息，建立病患和医院之间的信赖感，提升医院的知名度，进一步促进医院的发展。

结束语

综上所述，医院档案管理工作是医院工作中的重要组成部分，针对目前医院内部在档案管理工作上的各类问题，应通过档案管理模式改革对其中的主要问题进行及时改进，以此保障医院档案管理工作的高质量完成，发挥档案管理的实际作用。医院档案管理信息建设势在必行，是当前医院部门发展的首要任务，医院管理层需要高度重视档案管理工作以及对于档案管理人员的培养，同时还要加大资金的投入，使医院的档案管理设备进一步更新，使医院部门更好地为社会各界带来更优质的服务。近几年来，我国大多数医院全面采用了信息化建设的模式，医疗水平有了非常明显的改观，不难发现，信息化建设为医院档案管理工作带来了很大的帮助，全面实现了资源共享，在节省人力与成本的基础上，工作效率得到最大化提升。虽然在创新过程中仍然存在一系列问题没有完全解决，但只要医院档案管理工作人员团结一致，勇于创新与实践，相信我国医疗事业一定可以得到更大的改变与提升。

参考文献：

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2021年河北省人力资源和社会保障厅课题，项目名称：完善档案管理体系对推进公立医院社会保障工作发展的研究，项目编号：JRS-2021-2001