信息时代下档案管理工作的创新探讨

冯璐

摘要：随着社会发展脚步的加快与科技技术的日益提高，推动我国各个领域迎来信息化时代。档案管理工作作为记录、保存社会文明进步的一项重要工作，为适应和满足信息网络时代的实际需要，档案管理工作必须要进行创新，使档案管理工作成为新时代社会经济发展的鉴证人和助推器。文章从档案管理的学术定义、存在问题、创新途径及方式探究等方面，对档案管理工作在新时代社会定位分工及发挥最大效能进行分析研判，提出要让档案管理工作主动融入经济社会发展的大格局，在走向依法管理、走向开放、走向现代化上下功夫，着力推进档案信息化建设，在服务经济建设、服务民生建设、服务文化大省建设等方面展现新作为。

关键词：档案管理工作;创新

引言

进入大数据时代，数据呈现海量增加趋势，资料大多表现出超大容量，无论是流程还是分析能力都远远超过传统的数据，表现出多样性、规模性、高速性以及价值性特点。随着大数据技术的不断发展应用，已经有效解决了一直以来困扰档案管理的资料存储与应用的技术瓶颈问题，提升了信息管理的智能化水平。进入大数据时代，档案管理工作应坚持创新原则，树立创新理念，将其同大数据时代的特点与要求结合起来，不断提升档案管理的质量和水平。

1信息时代档案管理工作创新必要性分析

在信息技术快速发展的当下，社会对于档案管理工作提出很多要求，使得档案管理工作已经不是以往对信息的简单收集与整理，更多的是需要对信息进行全面审核与分析。档案管理工作人员也需要从根本上意识到，传统纸质档案管理工作方式以及信息存储方式存在一定局限性，会影响档案管理工作的更好落实，在此背景下，要将电子档案应用在档案管理工作中。在档案信息分类以及存储期间，加强对先进软件系统的应用，减轻档案管理人员的工作压力，同时可以节约更多空间与时间。档案管理部门可以对档案设置更为专业的查询系统，群众想要了解某项内容，直接到系统中查询，节约更多的信息查询时间，而且信息传输效率得到提升，并保证信息准确性。信息化的档案管理工作，促使档案管理工作能够朝着规范化的方向发展。在这一过程中，可以顺应时代发展，使得人们对档案的需求得到满足，为人们工作提供更多便利。在信息时代中，档案管理工作也可以实现自身的自动化发展与智能化发展，利用计算机软件对档案信息进行管理与收集，提升工作质量。先进的互联网技术，为档案收集工作以及管理工作提供更多便利，进一步实现档案信息共享，档案数据信息实用性与时效性得到保障。由此可以看出，信息化时代背景下，档案管理工作必须进行创新与完善，这样才能为社会更好发展打下良好基础。

2档案管理工作创新存在的现实性问题

2.1档案管理信息化现状

目前，档案查询形式有两大类，其一是手工查找，其二是计算机查找。就目前而言，手工查找这一传统的档案查询形式仍在大规模沿用，尽管各单位的档案部门都在不断采用各种手段升级手工查找方式，设计新的搜索工具等，但仍陷入到了求多不求精的误区，以档案搜索工具的数量去提升档案搜索的质量，显然，这是一个源于认知层面的错误。当下，很多单位档案管理部门的工作流程可以总结为编制目录、入库出库、卷宗浏览等方面，对于计算机办公，主要应用在文字类工作方面，财务计算管理等方面的工作依然以纸为载体，虽然说智能形式也有所应用，如光盘、U盘、3D识别技术等，但其使用频率并不高，且其构建的后台数据库容量和档案管理信息化所需的数据库容量难以相提并论。

2.2档案管理工作体制与管理工作要求存在矛盾

新时代档案管理工作的三个方向决定了档案管理工作的法制化、网络化、现代化迫切要求，但目前许多档案的管理除了正规的档案馆相对制度健全外、各企事业单位、民间团体及个人的档案资料不少处于散乱状态，其保质性、保密性、保值性都存在很大问题，如果不尽快解决则面临着档案灭失的巨大风险。

3档案管理工作的创新途径与方法

3.1拓展档案管理范围

如今人们对于档案管理工作的要求正在不断提升，也只有这样才能保证档案管理工作能够跟上社会发展的脚步。在实际档案管理工作创新中，为使得档案管理工作能够为相关决策等工作提供更为有效的参考依据，要对档案管理范围进行拓展。在以往档案管理工作中，存在一定局限性问题，管理人员通常情况下都是围绕档案资料收集开展相应工作，过于注重不同业务资料、数据相关问题，对关联信息收集与应用造成忽视。这一情况的出现，使得档案资料信息无法将自身价值全面发挥出来。基于此，在未来档案管理工作中，需要对档案管理工作范围作出进一步明确与完善，使得档案信息资料收集完善性可以得到保证。管理人员能够具备大数据管理理念，将全部有关联的数据信息进行收集，针对收集到的数据信息要做好分类保存工作。如果人们想要了解某项信息，那么可以直接到平台或者系统中进行查询应用，提高数据信息利用率，将档案信息价值发挥到最大。

3.2重视档案管理队伍创新意识的培养

应根据大数据时代的要求，培养一支具有创新意识的档案管理队伍，构建新时代档案管理人力新格局。档案管理相关部门应注意引进信息技术型人才，把好人才招聘关，引导高素质创新型人才进入到大数据背景下的档案管理工作中，积极应用大数据技术，有效助力档案管理水平的提升。同时，档案管理部门应营造良好的学习环境，宣传大数据相关知识，引导其充分认识大数据技术对档案管理工作的重要性。应加强学习培训，不断提升工作人员的专业素养。大数据时代档案管理工作离不开一定的基础设施，应营造良好的信息环境，完善信息化设备配备，为大数据技术的应用提供物质条件。工作人员应加强自身学习，加强结对帮扶，熟练掌握相关信息技术，以便更好运用大数据技术管理好档案。

3.3高调强化信息化档案管理建设，是实现企业科技创新战略因素

现代信息技术不断进步，信息技术档案管理工作的建設是必然趋势。通过科学技术网络信息服务领域开展信息档案管理工作是需要长期稳定发展的艰巨任务，要改进工作方法革新档案管理制度，全力推进信息化建设，认识衡量标准能力的重要性。信息化档案管理能够有效预防档案管理的风险及防范漏洞，利用实时记录及实时规避错误信息等智能监控设备，将档案管理能力全面提升。企事业单位需要开展专业知识水平及道德素质的培训，领导层要重视信息化档案管理建设工作，要从自身履行责任，真正地把信息技术网络档案服务平台发展起来，发挥信息安全技术档案管理的职能作用，推动企事业单位信息化技术档案管理建设，实质性地提供企事业单位经济保障和社会效益的全面能效水平管理。

结语

综上所述，新时代的档案管理工作的创新是顺应时代要求，推进档案管理工作在“三个走向”的指导下，对既有档案管理工作进一步向法制化、规范化、标准化转变，从而提高档案管理工作的水平，以新的途径和方式激活档案自身的巨大沉淀价值和增益价值，为国家全面建成小康社会和实现全面现代化提供巨大能量，发挥积极作用。

参考文献

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