李洋
摘要:所谓数字化就是建立数字化模型,把比较繁琐的信息转化成数据、数字,以代码的形式在计算机中进行统一处理。将数字化管理方式应用到医院人事档案管理中,能全方位提高管理效率。
关键词:医院;人事档案管理;数字化
在医院管理工作中,人事档案管理是主要工作,负责医院内部人员管理和人事调动,管理效果会影响医院整体管理效率,还影响着医院未来发展。近些年来,医院人事管理工作逐渐变得复杂化,常规的人事档案管理方式,远远达不到现代化医院管理标准。而数字化管理是先进管理模式,如果能充分利用信息技术和互联网技术,打造数字化人事档案管理,实现现代化管理,更好的推动医院长远发展。
一、数字化医院人事档案管理的作用
(一)提升档案信息有效利用率
人事档案管理部门不仅负责人事管理,还要为医院提供相关数据,方便各个部门借鉴和学习,可以说人事档案资源的完整性关乎着医院的生产和发展。人事档案传统管理过程中,需要对各种数据资料进行查阅,这个过程会消耗大量物力、人力和时间[1]。如果进行数字化管理,能够通过关键词搜索,快速找到需要的资料,大大缩减查阅时间,让档案信息有效利用率得到提升。
(二)提升人事档案管理水平
与传统管理方式相比较,通过数字化人事档案管理过程中,会运用有着强大存储功能、快速运算速度的计算机进行各种数据信息处理。所以,能够让医院负责人事档案管理的人员,在短时间内提供更多的人事资料。综合医院具体情况,在人事档案管理过程中,信息录入计算机系统后,方便数据信息查找,能缩短人工操作的时长,提高操作的准确性;同时,可以减少工作人员工作量,减轻工作压力,确保工作质量[2]。
二、医院人事档案管理实现数字化的途径
(一)完善人事档案数字化管理制度
人事档案数据化管理建设属于比较繁琐的过程,要求有相关法律法规做参考,并与医院具体情况相结合,制定合理的管理标准、规章制度。首先,医院需要对档案管理监督制度做完善,对不同岗位的权限、职责做细化,以便在人事档案管理过程中可以及时发现各种问题,及时解决掉,防止引发不良事件。其次,将信息化背景与医院实际情况相结合,制定符合现代化医院人事档案管理的标准,保证档案信息的时效性、完整性、安全性[3]。同时医院管理层需要具备较强的大局意识,提高对人事档案管理工作的重视程度,认真听取专业人员的建议,在现有的管理制度基础上,综合考虑人事档案管理工作的特点、管理资料的特殊性,这样才能让制定出来的管理制度符合医院基本要求,具有较强的可操作性、针对性,确保各项制度能严格执行。
基于制度管理构建人事档案信息化管理系统,让线上管理和线下管理结合起来,确保医院人事档案管理工作有序进行。强化纸质人事档案资料管理的同时,要建立电子备份,即使是以往的档案资料,也要再次录入档案数据库里面,并进行分类,确立合理的电子查询途径,便于每个部门对档案信息做查询,提高管理工作的效率和质量[4]。
(二)建设人事档案信息数据库
在人事档案管理系统选择时,需要综合考虑医院要求和人事档案管理规模,要求选择的系统有较强的实用性。建设人事档案信息数据库,可以不断的完善数据、补充内容,期间要利用好现代化信息技术,以及先进的设备和设施,将信息录入;各种人事档案信息随时产生、随时录入,让信息库时刻保持动态更新状态,保证管理的时效性和实用性[5]。在建设人事档案信息数据库时,要提高网络信息机密性和安全性的重视程度,通过各种技术对信息做备份、存储和加密处理,避免因为网络病毒入侵造成信息泄露或丢失;数据库要有资源共享功能,不过需要对查阅者设置相应的权限,提高人事档案管理的保密性和安全性。
(三)加强档案数字化人才建设
与传统的人事档案管理工作对比,大数据时代背景下不管是管理模式、工作任务,还是服务对象、工作环境,均有着较大的差别;而且实现人事档案数字化管理,不同人员也会有着不同的需求。管理人员从单纯负责档案资料利用、收集者,向着档案资料信息服务者转变,以往是单纯的进行档案资料整理、保管,现如今还要对档案资料进行利用和干预。管理人员角色和职责的变化,让其面临更多的挑战。因此,医院需要对管理人员专业能力有足够的重视,每一位负责人事档案管理的人员都能及时掌握先进的管理技术,优化知识结构配置,更快适应数字化管理模式。
在建设过程中,首先,要不断的对管理人员展开教育培训,让每一位管理者都能很好的掌握数字化技术、档案管理理论知识以及管理技能,这样才能增强综合业务能力。其次,要结合管理人员知识水平,为其制定个性化培训方案、培训目标;定期考核业务能力,并将结合和绩效相挂钩[6]。然后,打造不同部门间技术交流的平台,通过和谐的氛围,不断的进行档案管理人才培养,及时发现符合标准的人才;并通过良好的待遇不断吸引人才、留住人才,打造高效的人事档案数字化管理团队。
(四)实施规范化、标准化管理
人事档案实现数字化管理,能充分利用先进设备和信息技术,提高管理的规范化和标准化,减少人工依赖,降低各种问题、漏洞出现几率。所以说,医院要重视数字化管理的重要性,扭转陈旧观念,形成正确的人事档案数字化管理理念,提升每一位管理人员的数字化意识,迎合时代发展方向,加大软件和硬件投入力度,实施开放式管理,打造数字化管理环境。在人事档案管理工作中,还要结合相关法律法规,让各种管理制度更加规范化、标准化,建立统一的管理标准。在软硬件配置方面,要有便捷的智能化软件、先进的数字化设备,还需要不断引进先进的管理方法和计数,不斷创新管理模式,建立符合自己医院的新型管理方法,这样才能逐渐提高管理效率,成为推动医院可持续发展的人力资源保障。
结束语
综上所述,医院人事档案管理数字化的实现过程,要比传统企业复杂的多,不过整个实时过程中,均要建立完善的数据库系统、规范的管理制度,这样才能增强管理人员的数字化认识,让档案数据库能动态更新,从而达到管理的信息化、数字化,为医院稳定、健康发展奠定基础。
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