大数据时代下档案管理信息化建设路径研究

摘要：档案管理信息化建设在当今大数据时代下很有必要。档案管理信息化建设存在数据结构不规范、信息不完整、管理机制不健全，缺乏平台、信息化管理水平不高、人才缺乏、安全系数低、信息得不到保障等瓶颈。因此档案管理信息化建设必须从建立档案信息化系统、规范档案管理机制、建设档案信息化管理平台、强化档案管理人员信息化技能培训、提高档案管理防护技术等路径，促进档案管理信息化建设的发展。

关键词：大数据;档案管理;信息化建设

随着信息技术的飞速发展，我们已经进入了数字信息时代，对信息储存管理提出了新的要求。许多部门的档案管理工作都已经开始在利用数字信息技术和设备进行，从过去传统的档案人工管理工作模式转变为先进的信息化档案管理工作模式。大数据时代的信息化提高了档案管理工作效率，但同时，大数据时代下对档案管理部门也提出了更多挑战。

一、档案管理信息化建设的必要性

档案管理信息化是指在档案管理中综合应用现代信息技术，对档案信息资源进行处理，将原有以档案实体保存为主的模式转变为以档案主体通过信息化的管理模式。档案管理信息化建设在大数据时代下很有必要。

（一）是提高档案管理工作效率的需要。信息化档案管理可以实现档案信息的分类和提取，档案管理的信息化建设有助于提高管理效率。

（二）是降低管理成本的需要。与传统的档案信息管理相比，信息化档案管理更便于存储和修改，可以充分利用网络进行管理的快速传输，提高档案管理利用率，降低管理成本。

（三）是节省管理时间的需要。档案管理信息化建设可以通过在计算机中输入关键信息，快速查询所需信息。与传统的纸质管理相比，信息化管理可以节省信息查询时间，提高管理水平[1]。

二、档案管理信息化建设的瓶颈

（一）档案数据结构不规范、数据信息不完整

不同的文件数据格式不同，档案管理人员在组织和归档文件数据时需要投入大量时间和精力统一文件数据格式，从而降低了档案管理的速度。而如果将不同格式的材料直接归档，很容易造成文件损坏和丢失，造成不可逆转的损失。因此，要尽快推广文件管理信息技术，就必须解决数据结构不规范的问题。

很多档案是从纸质材料转换而来的，因此会产生大量的不完整信息。文件管理器在输入时省略更多信息，导致文件信息不完整。相关部门对这些问题不太重视。过去的档案管理工作中，档案没有根据事实记录，或者同一份文件由多个部门分别保存。在整合和建立电子档案时，文件的大量重复和遗漏会导致档案信息不准确。

（二）档案管理机制不健全、缺乏档案信息化管理平台

在档案管理工作中，责任分工往往不明确，缺乏良好有效的档案管理措施。根据有关调查，我国目前大多数档案管理单位没有一个完整的档案管理系统。因此，在档案运输或组织管理变革过程中，往往会出现信息重复情况。这种情况不仅会对人力资源造成浪费，也会在一定程度上造成档案信息资源的浪费。由于缺乏档案管理系统，一些单位在档案管理工作中只是简单地堆放和存储档案，在需要使用时移交。

档案管理平台需要具备人机交互、远程监控、云端储存、下载和上传等功能。目前，档案管理信息化建设主要依靠互联网的实施，但许多企业的档案管理部门仍处于探索和学习阶段，内部信息化管理平台的建设不够全面，在一定程度上制约了档案管理的发展进程[2]。

（三）档案信息化管理水平不高、信息技术人才缺乏

目前，有些单位档案管理仍采用传统的管理方式。档案管理人员知识结构老化，未能跟上时代步伐，及时建立信息化档案数据库，导致档案管理水平低。老档案管理者熟悉纸质档案的管理，但他们不了解电子档案的形成、信息的存储、传输、检索和利用。而年轻的档案管理者只了解电子计算机技术或数据通信技术，他们对档案管理的基本业务知之甚少。这制约了档案信息管理的发展。

档案信息技术人才匮乏，档案管理人员的综合素质有待提高，档案部门缺乏既具备档案管理专业知识又能熟练运用信息技术的人员，档案人员的工资待遇相对较低，导致档案管理人员普遍年龄大，档案部门人员缺乏工作积极性、办事效率低下，同时，新进专业技术人员较少，阻碍了档案信息化建设。

（四）档案信息安全系数低、信息得不到保障

目前，档案信息储存的安全系数相对较低。我国的数据安全保护主要依靠技术升级和安装复杂的密码和防火墙。然而，从技术角度看，有些问题只能被动地解决，长期的数据安全无法得到保证。就数据库系统本身的预防能力而言，在瞬息万变的信息环境下，数据库保护未能跟上时代的步伐。

档案管理信息化给档案管理人员的工作带来了极大的方便，但档案管理人员没有认识到档案信息化安全问题的重要性，也没有加入档案数据存档和收集安全措施的建设。信息得不到保障，对档案信息化建设不利[3]。

三、大数据时代下档案管理信息化建设路径

（一）建立档案信息化系统、数据资源的收集与处理

建立档案信息化系统，档案信息建设需要一个强大而全面的档案数据库，以保证档案信息的全文信息、图像信息、数据统计等功能的建立，满足档案原始检索的需要，实现信息资源的共享。

在大数据时代，由于信息技术的普及，意味着档案信息资源的生成速度比过去快得多。这意味着档案管理必须注意及时收集和处理各种档案信息数据资源。以往的档案管理系统完成这项工作无疑会导致工作的滞后。这突出了以大数据为代表的信息技术的独特优势，可以帮助档案管理机构实现档案信息化。动态监测和收集数据资源，使档案管理能够有序进行[4]。

（二）规范档案管理机制、建设信息化管理平台

规范档案管理机制。在大数据时代，档案管理部门应建立规范的信息化档案管理机制。在档案信息化建设中，应将档案管理系统纳入单位管理信息系统，建立一个完整的系统，实现资源交互共享。要加強档案管理业务的流程和技术规范。档案管理涉及的信息量很大，在大数据时代，电子档案正在迅速发展。要不断完善档案管理业务的程序和规范、不断完善电子档案的工作步骤、重视信息管理设备的创新。要保障档案管理信息化建设的预算资金，配置完善的信息系统，形成规范的档案信息化机制。充分利用信息技术的便利性，实现单位档案管理信息的优化。

同时根据档案管理的实际需要设计和构建信息化平台。档案管理信息化是实现档案管理信息化的重要手段之一。利用该平台，档案管理部门可以实现对档案和信息的实时监控，并在信息平台上进行一系列档案管理工作，同时开发档案数据共享平台，实现部分档案数据与同行业的共享，简化档案管理工作，实现一站式办公，和当下正在快速发展的电子化办公结合起来，建立一个高效、安全、便捷的档案信息管理平台，帮助档案管理者不再需要耗费大量精力来识别档案，最大限度地发挥有效档案的价值[1]。

（三）强化档案管理人员信息化技能培训、引进档案管理人才

大数据时代对档案管理提出了更高的要求。文件的登记、辅助归档、检索、信息网络传输和安全使用都是通过计算机上完成的。这就要求必须具备较强的信息素养和综合素质。档案管理人员是档案管理信息化建设的重要成员，为了提高档案管理人员的信息化技能，有必要对档案管理成员进行培训。同时，档案管理人员需要更新过时的管理观念，不断学习和掌握信息化技能，运用信息化技术实现对档案信息的高效管理。在提高管理者责任感的同时，让管理者在工作中自觉履行自己的职责，使档案管理信息化建设得以真正落实[1]。

档案管理信息化建设要打造一支高素质的人才队伍。对在职档案管理人员，要培养其对电子档案的规范管理能力，提高其计算机操作和网络安全防护技能，并对其进行专业的信息培训。档案管理需要招聘信息水平高的专业管理人才。切实打造高素质复合型人才队伍[4]。

（四）强化硬件防护技术、采用双密钥码加密

在大数据时代，文件管理面临着许多新的情况，特别是以互联网为载体的硬件保护系统，很容易受到网络安全问题的影响，尤其是很多相关部门存储使用的保密性文件，这类文件对于档案存储的要求是非常高的。因此，有必要加强电子文件和电子档案的安全管理，制定安全措施，统一档案管理标准。完善数据备份系统，严格按照保密文件要求，对涉密数据文件进行单独存储、备份、管理。在大数据时代，电子档案极易受到环境影响，可能导致文件损坏、丢失、病毒等。因此，应定期检查、复制和多次备份，以防止数据丢失。对于电子文件的检测和复制，必须建立相应的跟踪记录，避免人为的误操作。

同时采用加密技术。档案文件有一定的保密性，在大多数情况下它们是不公开的。在大数据时代，网络安全必须得到重视。在文件管理过程中，为了保证文件资源的机密性和安全性，需要采用加密技术。例如，在文件管理过程中，为了使文件更加安全，可以使用双密钥码对网络中的每一个对应者进行加密，一个是公开加密密钥，另一个是严格保密的秘密密钥。发送方使用接收方的公钥发送消息，而接收方只使用它知道要解密的解密密钥。这不仅保证了档案信息的使用和收集，而且加强了使用和收集过程中的保密性。任何人都可以使用公钥发送文件，但需要使用解密密钥才能获得文件，这对电子文件在传输中有很好的保护作用[4]。

四、结论

综上所述，大数据时代对档案管理提出了新的挑战。档案管理信息化建设是非常必要的，有效提高档案管理的效率。因此，应利用大数据时代给档案管理带来的便利，通过改变传统的档案管理工作模式，为档案管理信息化建设提供条件。通过档案管理信息化建设，为公众提供更优质、高效的档案信息服务。

参考文献：

[1]孙树清.事业单位档案管理信息化建设有效策略分析[J].中国新通，2020，22（11）：105

[2]席敏.信息化背景下档案管理工作存在的问题及优化措施[J].中小企业管理与科技，2021，（06）：5-6

[3]汪分曾.大数据时代做好档案信息化管理工作的策略[J].河北企业，2020，（09）：35-36

[4]陈智新.大数据时代檔案管理的信息化路径研究[J].大众文艺，2020（13），233-234

作者简介：

付旺凯：女，汉族，湖南娄底人，1993年5月出生，助理管员。研究方向：档案信息管理。