浅谈加强PPP模式公路工程档案业务指导

朱月亮

随着“交通强省”“交通强国”战略不断深入，浙江省交通运输方方面面取得很大进展，交通基础设施建设投融资渠道灵活多样，从而，交通公路工程引入不少PPP（Public-Private Partnership）模式，即政府和社会资本合作，通过合规程序参与公共基础设施建设的一种项目运作模式，近年来，常山县交通基础设施建设也引进多个PPP模式项目，如城区公共自行车项目、衢州至常山沿江公路建设项目、351国道建设项目等。由于这些社会资本方有的初次涉及交通领域工程建设，迫切需求交通公路工程档案管理相关法律法规，国家标准和技术规范的掌握，并从专业角度对他们进行示范、引导、检查、监督。这一工作直接影响档案归档质量的好坏，更影响档案功能在交通公路规划、建设及管理过程中的发挥。为此，将档案管理业务指导的重心前移就显得尤为重要，为确保档案质量，常山县交通运输部门先后印发关于《加强公路工程项目档案管理》《公路工程项目档案管理计划》《在机构改革中做好交通系统档案处置工作》等通知，对公路工程参建各方主体档案工作实行监督和指导，也是新《档案法》规定的职责所在。

1.加强宣教，提高法规政策意识

政策宣传，侧重于重点环节的政策性交底，在档案管业务部门的通力配合下，在工程项目处于规划许可审批阶段时就介入进来，做好工程档案验收、移交事项书面告知工作，并对《公路工程质量条例》《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》《浙江省公路工程竣（交）工验收办法》等法律规章及时进行宣传，使PPP模式社会资本方事先了解工程档案归档要求和内容，并要求各参建单位将工程文件形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围，把责任与义务落实到位，明确告知公路建设项目档案验收重要性，主动告知市县重点项目办公室对重点交通公路建设项目进行定期或不定期的档案专项抽查、以及通过浙江政务服务网、档案馆网站等多个渠道为参建单位提供工程档案办事事项的持续性咨询服务，提高参建单位归档的积极性和主动性。

2.注重培训，提升档案业务水平

提高PPP模式社会资本方及各参建单位档案资料人员的业务能力，在技术性方面指导侧重业务提升，每年不定期举办公路工程档案管理培训班，将建设、施工、监理单位人员组织起来，邀请当地档案工作专家进行基本知识，业务标准和技术规范教学。并在培训班上特别强调各单位要做好勘查、设计、施工、监理工作中所形成的文件材料的收集和积累工作，指导参建单位预先制订“科技文件积累袋”，提供负责积累工作的人员使用，严格落实《公路工程项目文件归档范围》《电子文件与电子档案管理规范》，以及省、市有关规范性文件的要求，收到较好效果。同时为PPP模式社会资本方及参建单位，提供浙江省档案干部培训中心举办培训班的信息通知，鼓励他们带着问题参加培训，可以得到授课老师现场解答，解决在公路工程新建、改建和扩建中遇到的实际问题。

3.勤于指导，适应档案实践运用

《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》要求，各级交通运输主管部门根据统一领导、分级负责的原则，依法对所辖区域内公路建设项目文件材料立卷归档工作进行管理，同时接受公路建设项目所在地上级及同级档案行政管理部门的监督和指导。目前，常山县交通运输局按照《计划》对公路工程项目采取“线上线下”的方式强化PPP模式社会资本方及各参建单位的档案业务指导。

“线上”指在线解决参建单位在工程档案管理中的问题，注重对参建单位建设工程前期文件资料形成、积累等方面进行前端性控制，确保公路工程档案质量。主要是建立QQ群、微信工作群、浙政钉群等，将在建项目档案负责人纳入进来;在“线上群”里宣传新的政策法规。其次是利用浙江政务服务网投资项目在线审批监管平台，从立项审批到竣工备案全部过程的相关操作汇集起来，强化公路工程各阶段材料的前端控制，实现工程各阶段文件可查可溯可补等，真正实现新修《档案法》规定的电子文件法律效力地位。

“线下”指一些在线上未能得到有效解决的问题和需求，由交通运输部门牵头组织，协同档案部门安排专人进行上门服务，重在解决在工程档案管理中的实际问题，能够及时快速纠正和解决工程档案管理中难题，项目档案的真实性，完整性和安全性得到有效确保。在具体做法上，不仅将业务指导送至驻地、项目部，很多时候直接送至施工一线，这样以来除讲授工程档案收集要求外，还能发现一贯以为合规而实际违规的问题，更利于规范化管理，衢州至常山沿江公路建设项目档案的顺利归档，就是一个典型的工作案例。该工程是一项重点工程，由中电建路桥集团有限公司承接PPP项目，对浙江省有关档案管理规范要求初次涉及，这一项目涉及专业领域繁多档案管理量大而广，归档工作难度大。县交通运输档案部门多次邀请当地具有37年档案专业年限的高级专家走进中电建驻地，多次参加档案工作对接会议，对集团提出的移交档案规范标准、移交方式和时间、竣（交）工验收标准、相关资料填写方式等问題进行现场解答;面对参建单位资料员重点讲解公路工程档案归档范围、归档流程、组卷方法、质量要求、注意事项等，及时纠正他们的习惯和经验的做法，获得了中电建集团的高度评价。

4.重点把关，顺利通过档案验收

在日常工作中，针对PPP项目的档案管理工作，交通运输档案部门遵照相关规定，联合档案主管部门进行公路工程档案管理、监督和指导，在确保PPP公路工程项目档案顺利通过验收方面，主要抓好以下两个重点环节。（1）硬性指标绝对不能失控，公路建设项目档案验收不合格则公路建设项目竣（交）工验收就不合格。《浙江省公路工程质量评定操作方法》要求，“质量保证资料基本数据（原材料、标准试验、工艺实验等）、检验评定数据有严重不真实或者伪造现象的或者检查项目不全、频率不足或者缺少必要的数据，不能有效证明工程符合规范要求或者资料反映出的工程质量达不到合格标准的”交工质量评定为不合格，应返工处理后重新进行评定。（2）时间节点必须把握：《建设工程文件归档规范》要求，在工程竣工验收前，对工程档案进行预验收，验收合格后必须出具工程档案认可文件;2019年最新修订《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》规定，各承包单位应在合同段交工验收前，将已经系统化整理的项目档案连同案卷目录（含电子版目录）和案卷编制说明，经项目法人单位和监理检查合格后，移交项目法人单位;公路工程项目通过竣工验收3个月内按规定办理项目档案移交手续。

针对这样两类影响PPP项目公路工程档案验收的情况，交通运输档案部门采取的做法是：对建设单位项目组（指挥部），特别强调立项文件、勘察设计文件、招投标文件、土地房屋征迁资料务必要齐全完整;对施工单位，重点以保存原件为主，务必做到与工程实际相符合真实、准确的内容文件资料，竣工图的设计变更要标注到位，竣工图均要加盖竣工章，并采用耐久性强的书写材料进行书写，签字盖章清晰完备，保证竣工图编制的专业性;对监理单位，着重检查质量控制、安全管理、进度控制、试验抽查、监理日志等资料档案是否齐全完整，以及抽查资料的形成是否与工程要进度同步。另外，交通运输档案部门提前为各参建单位编制统一的档号，给档案系统化整理留有充足时间余地。

总之，常山县交通运输部门通过对PPP模式建设公路工程项目的特点分析，有的放矢的进行档案管理工作的宣传教育、培训、采取“线上+线下”服务和重点把关等举措，使常山县PPP项目公路工程档案工作逐步走向规范化，档案管理水平得到较大提升。