现代信息技术背景下人事档案管理浅谈

刘现春

摘要：当前，我们已经全面进入互联网信息技术时代，这为各行各业带来了发展机遇，也带来了相应的挑战。尤其是对于人事档案管理工作，在享受方便快捷的同时需要注重真实性、准确性和保密性等诸多属性。本文就现代信息技术背景下人事档案管理的工作情况进行了系统的分析和探究，以此有效提高人事档案管理的实效性。

关键词：信息技术;人事档案;管理策略中图分类号：TU 文献标识码：A 文章编号：（2020）-05-270

随着现代网络信息技术的快速发展，档案管理方式也随之产生了一定的变化，而在当前应用技术背景下如何提高档案管理的规范化、流程化和信息化水平，能够为人民提供更好的服务。本文对档案管理的工作现状进行了系统的分析，分析其中存在的问题，根据问题进行探究，以此寻找到有效的解决策略，从而推动档案信息化管理方式的进一步发展。

一、当前人事档案管理现状以及存在的问题

（一）人事档案管理的工作现状

与部门其他工作相比，人事档案管理工作形式较为单一，却显得枯燥乏味，并且不具备相应的创新性。因此，不少领导不够重视人事档案管理工作，觉得档案管理就是统计工作人员的身份信息以及其他相关信息，只要能够保存好信息，可以查询信息就行了。信息是在人类社会或者具体人的思维活动中存在的独特现象，是信息源在自然状态中存在的方式或者运动状态，具体是以相应的形式与外界进行交换的讯号。同时，有些人事档案管理人员并不具备较高的管理素质，在工作过程中显得被动而消极，总是处于应付状态，有工作人员变动需要查询或者填报信息才进行工作，其他时间都只是起到保管信息的作用。并且传统的档案管理方式占据了较大的分量，这些手工录入的人事信息，岁月流逝之后变得模糊不清或者缺损等，无法体现出人事档案的真实性和准确性。因此，人事档案中这些落后的管理理念和方式急需改变，从而才能有效提高人事档案的效率。

（二）档案信息化管理存在的问题

根据传统人事档案管理的状况，逐步向信息化管理转变，但是在借助于信息化管理的過程中存在相应的问题，具体如下。

1、软硬件经费投入过少

借助信息化管理人事档案，需要配置相应的硬件实施设备以及相应的软件系统，只有两者都能够达到相应的管理需求，才能保障信息化管理方式的顺利进行。国家层面以及地方管理层面已经逐步明白人事档案信息化管理的重要性，在经费方面有着相应的投入，可是与当前快速发展的信息技术相比，档案的信息化硬件和软件仍然有着一定的差距，还需要投入大量的经费，才能保证档案的信息化管理。特别是当前工作人员流动性较强，地域将部门产生了更多的信息交流与共享，如果不具备良好的信息化硬件和软件，是不能有效完成相应任务的。

2、人事档案管理人员的信息化管理能力不足

高校中的档案学专业不够热门，导致档案管理类的人才不多，而顺利进入部门的专业档案管理人员少之又少。同时，信息化档案管理还需要具备良好的信息技术应用水平。而部门中档案管理人员经过多年的管理经验，有着相当熟悉的业务能力，可是面对信息化技术的时候，依然显得能力不足。同时，在这方面的培训不够多，针对性不强，导致不少部门档案管理人员不能很好地胜任相应的工作。因此，在部门专职或兼职从事档案管理工作的人员，普遍档案管理意识不强，信息化管理专业能力不足。甚至有少数管理人员思想道德素养方面需要强化学习，对人事档案的重要性和保密性意识不高。

3、人事档案信息化管理需要的安全意识和防范能力不足

人事档案非常重要，尤其是随着一些人事档案造假的个案出现，这为人事档案信息化管理提出了更好的要求。信息化管理背景下的档案安全主要包含网络安全和系统安全两部分。有些人事档案是由于网络安全被窃取，比如因为病毒或者黑客等，而有些是由于系统安全导致。因此，这就需要管理人员提高信息化技术的应用能力和维护能力。

二、信息化背景下人事档案管理的应对策略

（一）高度重视信息化背景下的人事档案管理

相关部门，尤其还是部门领导，要充分认识到人事档案管理的重要性，尤其是对信息化背景下的人事档案管理工作进行相应的管理。建立相关的规章制度和法律法规，督促人事档案管理工作人员的工作，细化工作要求，根据实际施行相应的奖惩制度，保障人事档案管理工作有法可依，从而进行规范性管理。尤其是在考核工作人员工作效果的时候，基本上都是建立在业绩考核的基础上进行。所以，单位需要根据实际情况制定有效的政策，明确考核标准，确保绩效考核的公平公正，提高工作效率。同时，对于信息化的建设和运行，相关部门的领导要经常进行督促，尽量让传统管理方式与信息化管理向结合，发挥二者的合力，从而积极推动人事档案管理工作的高效运行。

（二）加大经费投入建设完备的信息化管理平台

由于信息技术的快速发展，在人事档案管理中必须逐步加入现代信息技术，才能充分提升人事档案管理的效果。部门需要全面分析人事档案信息化管理现状，加大经费投入，以此有效完善人事档案管理信息化的快速发展。在建设信息化人事档案管理的过程中，需要充分了解实际资金需求，科学合理投入，让人事档案管理的硬件和软件建设都能达到最大化的融合性。传统的咨询服务面对的信息来源是比较单一的，而在网络环境下进行的情报信息服务来源较为广泛，需求更为复杂的信息载体，需要较好含量的信息获取及时，同时要求情报信息服务人员更为专业。由于数据库信息资源的检索，以及借助网络进行信息资源的收索，让传统的信息服务工作模式产生了较大的改变。

（三）培养高素质的人事档案信息化管理人才

人事档案信息化管理工作虽说借助于现代信息技术，但是依然需要高素质的专业人才进行相应的操作。因此，就要针对工作实际，培养相应的管理人才，这样才能有效提升工作效率。一方面，可以从高校档案专业中招收专业对口的人才加入到人事档案信息化管理中，这些年轻人才对计算机有着天生的敏锐性，能够熟练掌握信息技术，对人事档案信息化建设有着很好的推动作用。另一方面，信息技术是长期更新的，可以针对性开展相应的培训，让有着丰富经验的档案管理人员进行技术性创新性学习，因为这部分管理人员对于传统的管理模式较为熟悉，能够弥补现代信息技术背景下人事档案的不足之处。同时，通过相应的培训，不仅让管理人员的业务水平能力有所提升，同时让他们的思想道德素质有所提高，从而能够积极推动人事档案工作的进一步发展。

总之，随着社会的不断发展以及信息技术的快速更新，人事档案管理工作需要与时俱进，紧跟时代发展的脚步，在传统的档案管理中逐步加入现代信息技术。人事档案信息化管理需要相关部门正确面对，积极施策，从政策高度方面进行引领，投入相应的经费，加大硬件和软件建设。

参考文献

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[2]张丽娜，夏庆利. 高校人力资源管理的现实困境与对策——基于大数据思维下高校人事档案信息化建设的探讨[J]. 学术论坛. 2018（04）.

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