浅析如何做好干部人事档案管理与利用工作

黄于珉

摘要：干部人事工作是基础性部门，主要协调内部工作人员的劳动关系、维护各方权益，同时干部人事组织相关活动也是构建和谐单位氛围的重要基础。近些年来，随着社会的变革、时代的发展，干部人事档案相关工作应该不断探索创新，根据档案工作特点，开展专业性的管理活动，以切实积极的态度发挥干部人事效率，激发单位活力，为单位的快速发展营造良好的局面。

关键词：干部;人事档案管理;利用

一、前言

现代单位的发展离不开现代化的管理制度及单位文化，有效开展档案管理与利用工作，对于单位干部人事工作具有重要的价值和意义。在具体的工作中需根据单位自身特点开展档案工作，通过开展档案管理与利用工作有效留存资料，这就能保障单位干部人事工作的有序开展，大大提升职工的工作水平，实现档案资源的高效利用。另外，我国正处于社会深化改革的重要阶段，在全面建设小康社会时不仅要注重经济化的发展，同时也要注重干部人事档案建设的过程及成果。

二、干部人事档案管理的不足

我国经过了改革开放的重要时期，但是对干部人事档案管理工作的重要性并没有更深入的认识，甚至做干部人事档案管理工作还有一些不正确的看法。

1、管理理念的欠缺

长期以来，单位领导更愿意关注单位的发展、建设等能立竿见影出成绩的地方，认为档案管理出不了大问题、也出不了大成绩，促使干部人事档案管理与利用工作被长期的处于边缘化，也没有高度重视组织、人事部门的日常业务工作，投入也不够，进而造成干部人事档案管理与利用进展缓慢。

2、配套设施的欠缺

比如单位干部人事档案室配备虽然已到位，但有的未“三室未分开”，防盗门窗、保密柜配置还不够完备，未能为干部人事档案管理工作提供一个良好的工作空间，特别是一些中小型单位的干部人事档案的信息化建设比较滞后，既没有对纸质档案进行必要的扫描、采集，也没有构建起完整的电子档案体系或智能化的互联网管理平台，对数据的采集和分析也不够细致，影响了工作效率和数据的有效性。

3、专业队伍的欠缺

按照干部人事档案工作要求，从事此项工作的人员必须为在职在编、中共党员，但有的高校受用工机制的限制，无论是专职还是兼职工作人员都为人才租赁人员，很多装订工作都只能临时性地聘请外聘人员来开展。有的工作人员流动性大，且都缺乏基本的业务培训，只能边学边做，管理缺乏延续性，工作效率和工作成效不高。

4、档案内容的欠缺

目前干部人事档案材料收集相对零散，及时性不够，装订归档工作难以一步到位。归档材料不规范，如存在缺签名、缺填写时间等情况。材料信息不准确，如档案中“三龄两历一身份”等基础信息的甄别、更正不及时，前后填写不一致时有发生。材料不齐全，如缺年度考核表、缺少入党申请书等，甚至出现了一些材料的遗失，影响了档案材料的真实性和权威性。

5、干部人事档案管理模式较为落后与大数据运用不充分

目前不少单位没有把人事档案管理与人才引进、管理培训、后期教育、人才晋升等多个环节进行有效的体系搭建，激发员工的工作积极性和主动性不足。另一方面，大数据技术在人事档案管理中的运用还不充分。不少单位已经完成干部人事档案电子化建设，但利用形式还停留在数据检索和数据整理方面，没有真正运用大数据去发现哪些人需要重点培养，需要重点培养哪些方面，造成信息资源和人力财力浪费。

三、做好干部人事档案管理与利用工作的有效措施

干部人事档案关系到个人的切身利益，作为单位领导应强化档案意识，在人、财、物等方面给以充分保证，不断提升单位干部人事档案管理的质量和水平，主要从以下几个着手：

1、管理規范制度化

要做好干部人事档案管理，必须要建章立制，坚持走制度化、规范化之路，进一步理清楚单位内部相关职能部门的管理职责，建立和完善档案管理制度，如干部人事档案的保管、利用、借阅、保密、归档、鉴别制度，规范档案的接收、传递、查阅以及审核等工作流程，确保各个环节有据可查，有据可依，并做到有据必依、违反必究。此外，还要充分保障干部人事档案的规范、有效管理，维护组织人事工作的严肃性和公正性。

2、硬件建设标准化

针对于干部人事档案管理，科学合理的设置库房与配备设施是保管档案最为重要的物质条件，相关单位需要加大对干部人事档案管理工作所需硬件投入力度，按照建设标准，配备专门的档案库房、阅档室、档案人员办公室，并且三室要分开。同时还需按要求配备温湿度计、加湿器、灭火器、保密柜等必要设施设备，确保干部人事档案管理与利用工作的有序进行。

3、人才队伍专业化

干部档案管理质量的好坏，关键在于档案工作者的整体素质。单位要严格按照干部人事档案工作要求选配“政治可靠、作风正派、责任性强、业务素质好”的专兼职工作人员1-2名（特别是信息化人才）充实到干部人事档案工作的队伍中去。与此同时需要对工作人员着力加强业务培训，对员工的业务能力进行有效提升，采取选送至上级主管部门和其他同等等级单位进行挂职锻炼和交流学习，熟悉掌握干部人事档案工作的最新政策和业务流程，使员工和单位共同进步。

4、信息审核精准化

充分发挥干部人事档案管理功能，是选拔任用干部的一个关键环节。要严格审核档案内容，对档案材料信息逐卷逐页逐项进行严格审核，确保干部信息完整准确;重点审核人事档案中干部履历、自传等重要原始材料是否完整，有无重要材料缺失情况;“三龄两历一身份”等重要信息是否准确，填写是否规范，记载是否一致;材料形成是否符合政策规定，程序是否规范，审批手续是否完備，记载情况是否符合逻辑，信息审核力求规范化和精准化。

5、提升干部人事档案管理的科学性

在开展干部人事档案管理工作中，档案管理科学性的提升非常关键，干部人事档案管理具备传统性的特征，但是目前许多人人为其没有显著的提升与创新，这是对档案管理的一种错误认识。近些年来随着时代的不断发展，众多先进工作理念与模式逐渐与传统工作相融合，促使干部人事档案管理科学性水平得以提升，在实际的工作中相关人员务必认识到干部人事档案管理与利用的发展趋势，且与工作中出现的问题相结合，探索出新的工作模式，尤其是要借鉴先进经验，从而大大提升干部人事档案管理与利用效果。

6、利用大数据优化体系

干部人事档案管理内容繁多，但是管理层往往只将眼光集中在部分环节，这也是当前管理体系不健全的主要原因，严重影响了自身的潜能发挥。引进大数据系统后，干部人事管理部门应该建立更加系统化的档案管理体系，为每一位员工建立相应的档案，并对员工的日常表现、岗位竞争力以及工作态度等多个环节进行打分以及综合测评，以更加科学公正透明的方式激发员工的工作积极性，在内部形成一种良性的竞争机制。另外每一个员工都有着不同的生活经历和教育背景，因此干部人事管理并不应完全做到统一化，而是要对员工进行差异化管理，深入挖掘员工的工作优势，利用大数据对员工进行岗位匹配，以此实现内部人员的合理调剂。

四、结束语

综上所述，虽然我国单位干部人事档案管理工作在近些年来取得了长足性的进展，但仍有较大的提升空间，相关工作人员应针对干部人事档案管理技术应用过程中存在的问题进行深入探讨和分析，将其中凸显的因素进行深挖，并有针对性的提出解决策略，构建科学的干部人事档案管理体系，真正发挥档案管理在干部人事管理中的作用，适应当前经济社会发展趋势。

参考文献

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