企业的人事档案数字化管理

李晶晶

摘要：近些年来，随着我国社会经济的快速发展，计算机网络已经应用于各种行业中，企业人事管理工作对计算机网络的使用也越来越频繁，同时加强了计算机网络的重视，数字化建设不但可以提升档案的准确性，还可以增强人事档案使用的流畅程度。随着档案数字化技术的应用和推广，可以发现数字化建设还存在着一定的问题。本文主要分析企业人事档案数字化管理的现存问题和解决策略[1]。

关键词：企业;人事档案;数字化;管理

前言：

人事档案对于企业的人事部门管理工作起着非常重要的作用，在数字化技术使用之前大部分企業的人事档案还是纸质的方式储存，对于资料使用和修改的工作还是相对复杂的，造成了人事部门的工作效率相对较低。但是伴随着企业使用人事档案数字化管理以后，情况有了很大的改善。由此看来，相关人员需要对人事档案管理传统方式进行改革，不断促使人事档案管理模式和现代的发展需求相适应。计算机技术的发展促进企业人事档案数字化管理的发展，在一定程度上提升工作效率，提高工作质量。

一、企业的人事档案数字化管理存在的问题

（一）企业软件和硬件的设备不够完善

对于人事档案的数字化工作，我国企业采用这样的管理方式时间还是较短，部分管理者的经验不足，在人事档案运用中还保留着过去的较为传统的管理方式和方法。例如：我国地域辽阔，地区之间存在差异性，很多地方的输入方法也有所不同，对于电脑的硬件配置也不相同，这样会出现人事档案储存格式不同，发送到别的地区打不开或者不能使用的问题;部分地区经济发展还相对缓慢，计算机的配置较低，不能将档案数字化的作用发挥出来。软件方面，人事档案数字化管理没有统一模式，不同地区、格式档案不能相互转换，这样给人事工作带来不便[2]。

（二）档案人事管理人员的业务水平不高

企业人事档案数字化对于工作人员的专业技术要求较高，还需要工作人员掌握电脑技术，拥有较高的电脑操作水平。到那时，相较于目前企业管理人员的知识水平和技能，全方面掌握企业人事档案数字化管理技术的专业人员较少。企业对于人事档案数字化的管理，还需要拥有企业档案理论知识和数字化管理经验相结合的综合性人才。目前企业很少拥有这样综合性人才，不能满足企业人事档案数字化建设对人才所需。

（三）人事档案数字化的利用率不高

当前，企业对于人事档案管理数字化的管理工作还没有统一标准的管理模式，面对数字化管理技术的特点和发展，还需要有多方面的考虑，部分文件资料还是以硬盘的形式储存。在对企业人事档案数字化的建设中，人事档案数字化的利用率较低的情况偶尔还会发生。因为个人档案数字化的使用在我国还是使用时间较短，还有部分功能没有开发出来，对于空间的使用还有发展空间。所以，在保证人事档案信息安全下，加强企业人事档案数字化的开发和利用是现在科技发展的重要任务之一。

二、加强企业的人事档案数字化管理的策略

（一）加强人事档案数字化管理的技术

伴随着我国科学技术、经济的发展，企业人事档案数字化管理技术也在跟随技术的发展不断进步，在企业使用档案数字化管理技术取代纸质版本的时候企业的档案管理人员应该有两种准备，在数字化档案信息管理的同时，为了保证信息的安全应该再保存一份纸质的档案，确保每份档案拥有两种形式，防止数字化档案丢失，还有一份纸质的档案可以备用，反之，纸质档案丢失，还可以根据数字化档案再储存一份纸质的档案，这样能较大程度保证档案的安全性。

（二）提高企业人事档案管理人员的业务能力

参加企业人事档案数字化管理的工作人员，应该拥有相对专业的档案管理知识和熟练的电脑操作技术，这样的综合性素质人才是企业人事档案数字化管理工作人员必备技术能力。所以，企业定期对档案管理的工作人员进行专业培训是非常有必要的，企业在对员工培训的过程中还需要加强培训力度，促进管理人员提高完成工作的程度，提升档案管理人员的专业素养，促进每位档案管理工作者成为一名拥有综合素质较强的管理性人才，根据新时代的社会发展要求，企业档案数字化管理人员自身综合素质对企业的经济发展水平还是有相应的影响，所以，企业应该建立人事档案数字化管理的规章制度，明确档案数字化管理相关的培训内容。

（三）加强软件硬件设施的完善、完善企业人事档案数字化的流程

软件和硬件设备对企业人事档案数字化管理工作都有着直接的影响。所以，企业应该把企业人事档案部门数字化的建设增加预算，在资金的支持下，满足档案管理部门在工作中的需要，使用先进的设备和软件保障档案的妥善管理、档案的转接工作和档案的保密工作。加强对档案管理人员的专业培训，强化人才管理，从硬件、软件设施和计算机设备上对企业人事档案管理工作做好妥善处理措施。

企业应该采用合理的工作流程和规范的管理制度，对人事档案数字化管理这项工作有一定的帮助，可以采用以下的流程：首先，查缺补漏，用当前保存的人事档案作为根据，对资料进行筛查，审核缺少的档案进行核实，并且补充，保证档案的完整性;其次;对档案进行编目排序，对于筛查以后的档案进行分类，并且根据相关规范整理和排序;更新目录，依据筛选好的档案更新目录，保证目录和档案的一致;最后，录入电脑，根据检查完毕的企业人事档案进行数据的扫描保存，确保录入电脑内容与纸质版本一致。

结语：

人事档案数字化管理成为现代企业人事档案管理的重要手段，但是这样的管理方式还是停留在初始阶段，还是会存在很多急需解决的问题。企业人事档案数字化管理方式的变革，特别是人事档案数字化管理的建设是当前相对艰巨的任务。随着数字化改革的不断进步，人事档案数字化能够平稳发展，并且给我国人事档案数字化管理模式顺利发展打下坚实的基础。

参考文献：

[1]湛晶. 浅析新时代人事档案数字化管理[J]. 兰台内外，2020，（32）：7-9.

[2]龙源源. 企业档案数字化建设管理与应用探讨[J]. 山东档案，2016，（04）：62-63.

[3]马静媛. 人事档案数字化管理分析[J]. 信息与电脑（理论版），2019，31（23）：221-222.