基于跨区域统一管理模式的项目采购管理创新方法

李檬　高伍晴

摘要：对项目采购管理流程进行分析，规划各阶段所需时间，建立管控模型。然后结合法律及制度中的注意事项，设计制作了“项目管理流程指引袋”，为每个项目定做指引流程。同时，还制作了项目监控展板，控制项目实施进度。

关键词：模型建立;项目指引袋;监控展板;考核

1.實施背景

三峡水利枢纽梯级调度通信中心（简称：三峡梯调）是长江电力股份公司下属二级生产单位，全面负责金沙江下游～三峡梯级电站的调度工作，具体涵盖三峡、葛洲坝、溪洛渡、向家坝四座电站以及未来建成的乌东德、白鹤滩等电站。下设若干生产部门和管理部门。

由于三峡梯调存在工作战线长、地域广、对外协调量大等工作特点，造成项目采购管理工作存在很大难度。同时，随着国家、集团、公司管理越来越规范，各种制度频繁发布，业务范围也越来越广泛，导致项目采购管理人员工作量剧增，近五年来，人均工作量翻了一番。在此背景下，主要面临以下挑战：

（1）项目采购管理过程的合规性需求。法律法规及制度的不断发布对项目采购过程合规提出更高要求。

（2）跨区域项目采购管理水平提升的需求。多区域项目采购管理对从业人员水平提出更高要求。

（3）项目采购管理人员减负增效的需求。项目采购管理人员如何在工作量越来越大的情况下减轻负担，提高效率是目前面临的挑战。

2.管理方法

针对以上存在的问题，项目归口管理部门根据实际情况，对目前的项目采购管理流程进行分析，规划各个阶段所需时间，明确各个时间节点，建立管控模型。然后结合法律及各类规章制度中的注意事项，设计制作了“项目管理流程指引袋”，为每个项目量身定做指引流程，更好的服务项目责任部门。同时，还针对每个项目，制作了项目监控展板，控制项目实施进度。

2.1模型建立

为设计好项目指引袋，首先建立项目采购时间的管控模型。对国家法律法规和公司相关制度进行梳理，列出了从采购立项到合同签订共11个流程，分别是采购立项审批、采购文件编制、采购文件审批、项目发布及评审、评审（评标）报告编制、评审（评标）报告审批、决标、决标纪要下达及公示、发布成交通知书、合同编制、合同签订审批。

每个阶段的审批权限按照项目金额大小，分为了单位、公司、集团三个层次。根据不同的采购方式采购执行各环节时间又有不同。

根据采购方式和审批权限两个维度的约束，最终建立采购各阶段审批时间表。用来指导项目指引袋中各流程的时间节点设置。

2.2项目管理流程指引袋

指引袋采用组合模式，由指引文件袋、项目摘要、目录、内页和附件组成。项目摘要贴附在指引文件袋封面，给项目负责人以项目最直观的印象;目录列出项目从立项到完工直至后评价的所有流程环节，由采购经办人根据需要在目录上进行环节的勾选操作;每个环节对应一个内页，并根据项目需求粘贴附件做出每个项目的专属指引内页;最后将以上部分装入指引文件袋，形成每个项目独一无二的定制管理流程袋。

考虑到在项目招标采购、实施执行中的政策、制度和管理要求时有变化，采用菜单式开放设计，支持增补、修改和扩展兼容。

2.2.1项目摘要设计

项目摘要为一个项目的概述，提供了项目的基本信息，如下图所示，摘要设计成方框形，空白部分由经办人手工填写，并粘贴在指引袋封面处。

2.2.2目录设计

目录是项目实施的脉络，采用三级格式罗列出项目采购管理全周期环节。第一级，是以时间为轴分成“采购立项”、“采购管理”、“合同签订”、“合同实施”、“项目验收”和“后续工作”六大模块;每个模块下由数量不等的步骤组成第二级;第三级则为步骤下根据项目不同类型、规格、采购方式和决策权限设置的环节。

2.2.3内页设计

内页是针对项目实施的每个环节进行具体指导的作业书，每个环节对应一张内页，在设计上采用框架+扩展模式，主要分为固定和活动两部分。固定的是指一个环节中适用于任何一个项目的部分，如序号、信息填写路径、具体事项、注意事项、协作人等;活动的是针对每个项目的个性化定制部分，如环节说明、文档模板下载、任务完成时间、审批步骤等。具体设计如下图所示。通过以上设计，在内页部分，一明确了各环节时间，二规范了项目的执行过程，有效实现对整个项目实施进程的控制;而且，采用活页设计，避免出现装订成册的厚重感，方便使用。

经过实际操作，项目管理流程指引袋有效实现了一次选择、全程指导、规范操作、控制进度。

2.3项目监控展板

管控模型建立起来之后，根据模型的时间节点，建立项目监控展板。首先确定时间恒值。我们以项目决标时间作为整个模型的基准时间，分别按照管控模型中的时间约束，分别向前和向后反推其它节点。然后将技术方案定稿时间、采购文件发出时间、决标时间和合同结算时间四个时间作为关键时间节点，进而控制整个项目进度。

中心所有项目集中做成一张展板，即形成了中心的项目监控展板（详见图3），可以随时观察中心每个项目的进展，是否满足生产要求。展板分为正常区、提醒区和警示区，每个项目做成一枚磁力纽扣粘在展板上。如果项目进度一切正常，并且预计也不会出现滞后，则放在正常区。如果项目有可能滞后的风险，则放在提醒区。如果项目已经滞后，则放在警示区。通过这三个区域的划分，对于项目起到了分段控制的效果。

如果在关键时间节点上滞后，则会在月度绩效考核中进行扣分处理，最终会影响项目责任主体的绩效收入。如果在一般时间节点上落后，则每周通报一次，督促项目责任主体抓紧时间推进项目进展。

通过项目管控模型、项目监控展板以及指引袋等一系列手段，项目进度得到有效控制，对于落后及滞后项目能够一目了然的发现。起到了监控和管理的作用。

3.实际应用

3.1成果描述

项目归口管理部门在三峡梯调范围内正式发布了以项目指引袋为核心的管理创新方法，涵盖了采购立项、采购管理、合同签订、合同实施等共计22个步骤，37个环节，基本涵盖了项目管理的各个业务面。该工作以采购流程为导向，整合各部门及区域中心资源，通过将各项采购流程进行逐步细化，分清各部门在项目管理中需要完成的工作，明确时间节点，并提出与之相对应的管理要求，在实际工作中为各项目责任部门、区域中心开展项目管理工作提供切实可行的指导。

通过实施本方法，主要解决了以下问题：（1）通过项目指引袋的每步的指示，项目管理过程更加清晰，各类边界约束更加明确，过程的合规性大大增强。（2）通过为多个区域每个项目负责人制作专门的项目指引袋，并辅以监控展板，多个区域的项目采购能够同步推进，采购界面不交叉，人员分配更加合理，管理更加高效。（3）项目采购管理人员通过指引袋及监控展板等手段，避免了流程上的反复和无效沟通，有力的提高了工作效率，实现了减负增效的需求。

3.2应用效果

三峡梯调的成本管控体系，以提高企业的管理效益、经济效益和工作效率为目的，促使中心由职能管控向流程管控的转变，在审批步骤上将人员解放出来，可以更多的思考管理创新及经验推广等活动，从而进一步提高工作效率。自流程推广应用以来，成本管控体系在三峡梯调范围内覆盖各部门、区域中心，使用率达到100%，同时通过信息化手段推进其应用深度和广度，使成本管控体系成为企业核心竞争力之一，支持中心战略目标的实现。

3.3效益分析

2018年，利用项目采购进度表及项目指引袋模式来推进采购进度，规范采购流程，计划采购的调控楼内部装修、智慧数字沙盘、大容量通道建设等一系列项目采购流程将会更加规范，这些项目的实施再度提升中心的调度水平、加强中心的调度能力，为公司发电量增长起到更大的作用。

通过使用采购进度表及项目指引袋的新型项目管理模式，三峡梯调的节资率明显提高，有效的为公司和中心节省了成本，降低了公司的成本支出，为公司实现利润最大化提供了有力保障。

成本控制体系实施后，三峡梯调项目管理工作提升显著。设置关键时间节点，将时间节点的滞后落实到部门考核指标上，按照绩效考核体系的标准和要求对部门进行考核，有助于将责任部门对自身项目管理工作进行科学、合理的分析，有序推进项目。这样既明确了各部门的指标要求，又在各部门之间形成一个良性的竞争关系，不仅有利于团队集体荣誉感的建立，而且调动员工工作积极性，提升整体管理效益。

參考文献：

[1]孟庆社;洪心.基于跨区域统一管理模式的生产管理流程设计[J].企业管理，2018年S2期.

[2]陈炳忠.集团公司对跨区域异地项目公司管控探讨[J].江西建材，2013年第1期.