持续提高新时期电子化档案管理能力的探究

摘 要：提高档案管理能力是一个常说常新的课题，尤其是在信息数据高度发达的现代，海量的数据汇总给档案管理带来了新的挑战。这种形势下，档案管理人员应主动适应新时期新变化，从工作理念、工作素养、实践能力等方面不断提高，促进单位档案管理水平不断提高，进而为单位发展做出应有贡献。

关键词：信息化 档案管理

档案真实地记载着国家社会、个人的发展历程，档案管理工作是单位工作的一项重要组成部分，在人员管理、提拔任用等各方面发挥着重要作用。也是提高工作质量和工作效率的必要条件。科学化、规范化的档案管理水平，是衡量单位管理水平和管理能力的重要标杆。

一、电子化档案管理工作特点

在信息时代背景下，相较而言，电子档案与纸质档案在管理理念和管理模式上存在很大的不同。信息化档案更强调资料载体上的电子化、数据化，储藏使用上的高效便捷化，以及安全管理上的可备份。

原先“一个屋、一个人、一摞表、一本账”的管理方式越来越不适应新时期的发展，档案管理工作越来越多转移到电脑、高拍扫描仪、信息管理系统上来。在一定程度上而言，电子化档案实现了对纸质实体档案的脱离与升级，不仅走向了数字化档案管理，同时也走向了现代化档案管理。目前，很多档案管理均是以重要的电子文件形式进行的，标志着国家以及行政事业、企业档案工作迈入信息化时代。

二、不断提升电子化档案管理水平的思考

1.推进档案管理的制度建设。档案管理工作基础和最重要的保障就是健全的制度，也是档案管理工作规范化科学化的基本要求。信息化时代，档案载体、管理模式发生了很大的变革，其管理制度也相应的要做出变革调整，增加信息安全、备份管理、防黑防泄密等规章内容，从而促进档案管理工作的健康有序发展。从单位领导到普通档案管理人员，自上而下要高度重视制度建设，对电子档案储存方式、内容以及使用方法等予以明确规定，切实做到有章可循、简便易行。同时，对不适应新时代发展的传统制度要进行修订完善，对新情况制定新制度进行完善补充等，促进档案管理更适应新时代新要求。

2.完善档案管理的物质保障。档案管理工作中，资金、人才、技术等多方面的投入必不可少。信息化技术的不断发展，这种形势下，各级单位和部门，特别是各级领导要对档案管理工作给予充分的重视与支持，尤其是专业人才的选拔和培养，档案存储场地和管理设备的合理配置等。要彻底扭转“档案管理很简单”“没必要投入资金”等观念， 要给与充分的经费保障，完善档案管理信息系统建设使用，采购相应的信息化处理、储藏设备，在软件、硬件上保障档案管理电子化的发展。只有完善相应的基础保障，才能够促进档案管理信息化的快速发展。

3.强化档案信息数据库的建设。目前，我国大多数档案管理工作处于纸质文件管理向信息化电子化管理过渡阶段。电子化一大优势就是共享程度高，有利于打破“信息壁垒”和“信息孤岛”，实现信息的互通互联共享。就信息数据库系统而言，既是档案信息管理的重要核心，也是推动发展的重要基础。工作中，应注重把档案管理工作和计算机新技术有效结合。梳理整合综合数据及档案目录库，只有这样才能进一步地形成网络开发式以及分布式的数据库，使信息化档案管理工作过程中的效率进得到不断地提高。

4.实现档案信息资源的充分共享。目前在信息化建设过程中，对软件的使用比较混乱，而且硬件上的功能在一定程度上也没有得到有效地发挥，这样就会进一步导致档案信息不能充分共享，相关各个部门的档案信息在管理的过程中都是各自为营。所以，应该在一定程度上应该明确档案管理过程中的内容以及范围，并且有效地规范档案管理过程中各项工作和档案管理过程中各个环节，建立相对比较规范的系统工程，以保证档案信息资源共享渠道的畅通。

5.提高档案管理人员的创新意识。社会的发展进步要求档案工作者要紧跟时代要求，不断建设和完善档案服务体系，努力创新服务机制为档案事业的不断辉煌进步贡献力量。档案管理工作者要具备信息处理能力，不断适应信息资源管理工作的需要。加强对创新信息化管理能力的培训和提升，从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来，把档案工作的重心转到为知识经济和各项事业 发展提供优质服务的轨道上来。在工作中积极创新、勇于探索，不断提高工作水平和能力。

档案记载着單位的发展史，是进行科学分析、谋划发展方向的基础保障。在我国经济社会全面发展的新形势下，应不断更新档案管理观念，探索和尝试新的档案管理手段，持续提高档案管理效率，为单位发展做好应有的贡献。

参考文献：

[1]付彧，李廷园，沈沉.刍议企业社会保险业务档案管理方式的创新[J].中国高新技术企业，2016，05：164-165

[2].构建档案信息化建设的绩效评价指标体系研究.2015年8期.朱丽梅.

河北承德市围场满族蒙古族自治县纪律检查委员会 朱文慧