新医改背景下的医院办公室管理的新策略探索

赵宇

（湘潭市中心医院，湖南 湘潭 411100）

近年来，各层级医院工作者立足于实际工作现状，不断地引入了先进的工作理念和工作技术，极大的提升了各层级医院的建设水平。而医院办公室作为医院管理工作中，最为重要的一环，也应当加强对医院办公室管理工作的重视，不断进行管理工作的优化，更好的体现出自身在医院建设和发展中的作用。

一、新医改背景下医院办公室管理工作中存在的问题

医院办公室属于医院的行政部门，主要的工作内容就是配合医院各层级工作人员完成医院管理工作，并进行各项发展信息的整合，为医院的长期以及短期的发展提出了有效的发展策略，但在实际工作的过程中，医院办公室的服务功能体现的尤为突出，主要表现的是对各层级工作人员指令的上传下达，确保各项管理信息能够在医院管理工作中得以流通。就当前新医改背景下医院办公室管理工作的现状分析，其中存在的问题主要表现在以下四个层面。

（一）服务对象多元，管理工作难度大

办公室管理人员不仅要服务于医院各层级的领导，还要对基层员工和患者进行关注，极大地提升了医院办公室工作人员的工作压力，影响其工作效果。

（二）管理内容复杂，管理水平较低

在新医改背景下，各个医院为了拓展自身发展的空间，不仅拓展了医院的服务功能，也逐渐增加了医院管理工作的项目，医院办公室管理人员除了对传统工作模式中的管理内容进行管理之外，还需要对医院新增的服务功能和工作项目进行管理，而这些服务功能和项目缺乏科学合理的管理手段，导致医院办公室管理水平降低。

（三）工作流程不精简，各项管理工作实施周期较长

医院办公室的职能定位决定了医院办公室需要在实际管理工作中考虑到多个层级工作的需求，而医院不同部门和不同岗位中的工作内容存在着一定的差异性，无法让医院办公室工作人员有效的进行管理内容的整合，极大地提升了医院管理工作人员的工作周期。

（四）人文关怀不重视，管理工作人员缺乏工作活力

在新医改背景下，医院办公室管理人员所面临的工作压力逐渐增加，长期高压的工作会消磨工作人员的工作积极性，而医院缺乏对医院办公室管理人员的人文关怀，导致工作人员无法在实际工作中感受到认同感和归属感，为其工作的积极性逐渐降低，难以满足实际工作的需求。

二、新医改背景下医院办公室管理优化的策略

（一）重视工作制度的建设，实现办公室的规范化建设

工作制度的完善是办公室实现规范化建设的重要保障，为了有效的提升医院办公室管理工作的水平，医院需要将办公室管理制度的建设重视起来，借助办公室管理制度的建设，对医院办公室工作人员进行约束和引导，逐渐提升医院办公室管理工作的规范化水平。为此医院可以从以下两个角度进行思考，第一，加强对各项管理工作的工作细则要求，要明确不同管理内容的管理方式、管理原则、管理标准等，确保每一位从业人员都能够借助医院办公室管理工作的工作细则，有效的开展办公室管理工作。以患者就医信息管理工作为例，在办公室管理工作中，工作人员不仅可以制作出统一的、系统化的患者就医信息管理模板，还要针对患者就医信息的每一部分提出明确的建设要求，如患者曾在XXX医院就医，办公室管理工作人员可以通过与患者的具体交流,明确曾就医的医院、科室、主要负责人，必要时可以从其他渠道中获取患者主要服用的药物，要尽量的让患者的就医信息可以更加完善，为医护人员工作的开展构建基础。另外基于实际工作的需求，办公室工作人员也可以制作出两套不同的患者具体信息模板，一套患者就医信息模板，主要是患者就医信息的大致情况，方便各科室工作人员有效的开展工作，另一套患者就医信息模板，主要是患者就医信息的详细情况，为各科室工作人员深入的研究工作，提供支持。

第二，加强对办公室管理内容的建设，要能够在实际工作的过程中，加强对各种办公室管理内容的分析，借助对各种办公室管理内容的分析，将不同管理内容进行分类，为医院办公室管理工作的规范化建设构建基础。如针对医院评奖评优工作，医院办公室管理工作人员可以从评奖评优工作的全过程进行考虑，在评优的初期，要以文字管理工作为主，明确不同工作人员的工作能力、工作水平以及对医院各项工作开展的贡献程度。而在后期的管理中，则要以图像管理工作为主，并将其归为宣传档案管理，并将其转送到宣传部门，为其提供宣传的素材，从而实现管理工作水平的提升。

（二）重视工作流程的简化，实现办公室的高效化建设

在新医改背景下，人民群众的就业门槛逐渐降低，让医院各项业务的量逐渐增加，简化工作流程，成为实现医院各项工作高效化建设的重要前提。为了让办公室能够在医院的建设和发展过程中发挥出更大的价值，医院办公室也应当从工作流程简化的角度进行思考，借助工作流程的简化，实现办公室管理工作的高效化建设，从而满足实际工作的需求。如医院办公室在日常管理工作中，经常会遇到部分指示的传达，只是针对同级别或同部门中的个别工作人员，在传统的工作模式中，办公室工作人员要想实现指示的有效传达，不仅会耗费大量的工作时间，还有可能造成遗漏。因此为实现办公室管理工作水平的提升，办公室管理工作人员需要将工作流程的简化重视起来，逐渐完成办公室的高效化建设，如针对指示传达的问题，医院办公室工作人员可以将工作人员与各个部门进行对应，为每个部门设定具体的负责管理的工作人员，之后再引入现代信息技术，借助现代信息技术的便利性，进一步的缩短办公室管理工作人员的工作流程，从而提升医院办公室管理工作的工作效率。

另外，工作人员也可以借助现代信息技术实现各项工作流程的简化，以满足实际工作开展的需求，以办公室信息传递工作为例，在传统的工作模式下，医院办公室管理工作人员，在各项内容管理的工作中，对信息的传递主要通过展示栏、文件、宣传或者口口相传的方式进行传递，信息传递的效率极低。在信息技术的支持下，各个已经医院开始借助信息化的途径进行信息的传播，但部分医院在信息化途径传播的过程中存在着传播路径单一，传播效果不高的问题。为进一步提升办公室管理工作的工作效率。办公室管理工作人员可以借助信息化平台的建设，构建起统一的信息管理平台，引导医院各部门工作人员都参与到办公室信息管理工作中，从而实现办公室管理工作效率的提升。此外，为体现出信息化平台建设的价值，办公室管理工作人员，还可以从微信公众号、微小程序、手机APP的角度进行思考，开发出更多的与信息化服务平台相连接的客户端，降低各部门工作人员获取办公室档案管理信息的难度，从而提升医院办公室管理工作信息传递的效率，完成医院办公室的高效化建设。

（三）重视管理内容的建设，实现办公室的精细化建设

在新医改背景下，医院办公室管理人员的管理内容发生了极大的变化，这种变化除了管理内容的增多之外，还有各项管理内容管理形式的变化，医院办公室管理工作人员需要基于医院规范化、高效化、精细化建设进行深入思考，不仅要完成医院办公室管理工作的规范化、高效化和精细化建设，更是要让医院办公室管理工作的建设与医院整体的建设相适配，让医院能够实现内部建设水平的有效提升。因此医院办公室管理人员在办公室建设的工作中，需要加强对管理内容的建设，逐渐提升办公室的军事化建设水平。为此医院办公室管理工作人员可以从以下角度进行思考。第一，针对各部门管理工作的需求，调整医院办公室管理工作的模式，要能够从各部门的实际工作现状出发，制定出科学合理有效的管理模式。以门诊部管理工作为例，门诊部属于医院的基层工作部门，正常工作压力较大，采取线上管理的模式，部分工作人员可能会因为工作的原因而无法及时的收到医院各项工作的指示，导致各项工作滞后，影响门诊部的整体工作水平，为了体现出医院办公室在医院管理工作中的价值，医院办公室工作人员可以从门诊部的值日表中，获取各个工作人员的工作情况，采用线上和线下相结合的管理模式，将各种指令有效的进行下达，从而实现工作水平的提升。

第二，针对医院整体的建设需求，调整各项管理内容的管理方式，要能够从医院整体建设的角度出发，探索出科学合理的管理方式，以满足实际工作的需求。比如办公室管理工作人员在开展各项管理工作中，可以根据医院整体管理工作的需求，加强对各个部门各项工作的研究，将其分为不同类别的管理工作，如医院会议管理、制度管理、宣传管理、患者信息管理、指令管理等，然后再针对具体的管理工作，明确各项管理工作的具体管理内容，如文本管理、图片管理以及视频管理等，并根据实际工作的需求确定具体的管理模板和命名方式，之后再将该管理方法或管理模板在医院内部进行推行，要求各个部门和各个岗位都需要按照该模板开展各项工作，逐渐引导各个部门都能够科学、合理、规范的开展各项工作，真正将各项工作都能够有效的落实到实处。而且在这种管理模式下，办公室管理工作人员也可以有效的对各项业务的开展进行跟踪，逐步完成办公室管理工作的精细化建设，从而满足医院建设和发展的实际需求。

（四）重视人文关怀的建设，实现办公室的人性化建设

人文关怀是医院办公室管理工作中必须重视的重要建设内容，人文关怀建设的长期缺失，不仅会导致各部分工作人员工作活力的流失，更严重者会造成优秀工作人员的流失。而在当前的社会背景下，医院之间的竞争也是人才之间的竞争，优秀工作人员的流失会从一定程度上削弱医院的竞争优势。因此在医院办公室管理建设工作中，医院应当将人文关怀的建设重视起来，借助人文关怀的建设提升医院办公室工作人员的归属感和认同感，燃起办公室管理工作人员的工作热情，使其能够积极有效地参与到医院各项管理工作中，从而促进医院整体人性化建设水平的提升。比如医院可以在固定区域建设减压区域，再借助具体的工作指标，让办公室负责人定期的组织办公室管理人员开展人文关怀活动，使其能够得到工作压力的释放，再通过具体的工作手段，将医院办公室管理人员的人文关怀活动在医院内进行推广，进一步提升医院办公室管理工作，人文关怀活动的价值，提升办公室的人性化建设水平。

此外，医院也可以从对办公室管理工作人员的整体关怀，逐渐升级到对办公室管理工作人员个体的关怀，更进一步的提升办公室的人性化建设效果。如在各项工作开展的过程中，当发现医院办公室工作人员中存在家庭生活困难的情况，医院可以主动地开展人文关怀活动，除了主动地深入到工作人员的生活中帮助其解决在生活和工作中存在的问题之外，医院也可以充分的利用好各个特殊的节日，并开展节日慰问活动，将属于医院的温暖有效的传递给办公室工作人员。比如在中国的传统节日春节、清明、重阳等节日中，医院除了要给予正常工作的工作人员节日慰问之外，也可以针对这部分具有家庭生活困难情况的办公室管理工作人员制定出特殊的慰问礼品，彰显出医院对医院办公室管理工作人员的重视，真正提升医院办公室管理工作人员的归属感和安全感，实现医院办公室的人性化建设，从而降低医院管理人才的流失。

三、结语

在新医改背景下，社会对医院的建设和发展提出了更高的建设要求，而医院办公室作为医院管理工作中的重要一环，必须将自身建设水平的提升重视起来，要能够借助自身规范化、高效化、精细化以及人性化建设的内容，优化自身的工作环境，提升医院办公室的工作效率，促进医院整体建设水平的提升，从而满足国家和社会对医院建设与发展的要求。