智慧校园背景下高校档案信息化研究

陈慧 刘启春（通讯作者）

（湖北中医药大学，湖北 武汉 430065）

2018年6 月，国家市场监督管理总局中国国家标准化管理委员会最新公布了国家标准文件《智慧校园总体框架（GBT36342-2018）》，对如何部署智慧校园的总体架构等进行了明确规范，《国家中长期教育改革和发展规划纲要(2010-2020年)》和《教育信息化十年发展规划(2010-2020年)》提出要将智慧校园建设作为高等教育信息化建设的核心任务之一。智慧校园这一理念本身就是智慧城市衍生理念，是信息化时代背景之下所产生的一种理念，如果能够在高校发展过程中做好信息化建设，在日常管理、教学等多方面使用信息化手段，就能够进一步提高信息化服务质量，促使学校得到更为全面的发展与进步。以现代信息技术为支撑来提高档案信息化管理水平，充分发挥档案信息资源的综合价值。本文从“智慧校园”的内涵、当前档案信息化现状及所面临的问题入手，来谈一些看法、对策和建议。

一、智慧校园的内涵

智慧校园的内涵，因同行们对其研究的侧重点不同，给予的定义也不尽相同。从智慧校园的发展趋势来看，应是“以人为本、深度融合”为大同。在大数据背景下，利用物联网、云计算等技术来实现高校校园信息资源的综合开发，来提升高校教学、科研、管理和校园生活等一体化校园管理信息化水平。高校档案是信息化管理的重要内容之一，也是“智慧校园”中的知识库、数据库。稳步推进档案信息化建设工作，能够有效提高档案资源信息的采集、积累、存储、传输、应用等工作，发挥高校档案在“智慧校园”中的决策、预警、管理、社交等方面的积极作用。

二、建设智慧校园对高校的重要性

“智慧校园”是全国各高校建设“互联网+”的深入实践，最终目的是想把物理空间和信息空间有机衔接起来，是以物联网为基础的智慧化的校园，使全校师生能够把工作、学习和生活一体化，这个一体化状态以各种应用服务系统为载体，将教学、科研、管理和校园生活进行充分融合，使物理空间和信息空间有机衔接，让广大师生和社会人士在任何时间、任何地点都能够便捷地获取所需要的资源和服务。

总的来说，智慧校园建设理念的提出可以说是打破了高校资源互不干涉、相互为政的模式，促进高校管理工作变得更加的融合与开放，也在很大程度上促进了教育资源可持续性发展以及增强了流动性，所以说建设智慧校园对高校的发展具有很大的重要性。

三、档案信息化对建设智慧校园的重要性

档案信息化是实现智慧化校园的重要渠道之一。高校本身就是承载文明、知识传播的重要文明地，所以自身具备较为浓厚的内涵和文化底蕴，很多院校在办学历史上也有着较为悠久的历史，部分高校在信息资源收集等方面也具有优势，而这些都是高校档案信息化发展的关键。近年来，在社会不断发展过程中高校改革也在不断的深入，社会文化以及经济的全球化发展，促使高校对外交流工作也变得越发的频繁，档案管理工作类型、方式以及手段等方面也因此在不断的增加与完善。另外，档案管理形式方面也随着信息技术的不断发展而变化，不再只是传统纸质档案管理，还有图像档案、声像档案以及光盘、移动硬盘等各种管理形式。在这种趋势之下，高校档案信息化建设工作也就变得尤为重要，可以说是智慧校园背景下发展的必然趋势。

档案管理人员素质全面提升。在档案信息化不断发展的过程中，高校档案管理工作也在不断的使用现代信息技术，尤其是在智慧校园背景之下，更是要做好信息化建设工作，在这种情况之下，高校对于档案管理人员素质也就必然会提出更高的要求，特别是在目前这个智慧化校园背景之下本身就出现了较多的新型档案管理技术，像是物联网、云计算等等，如果高校档案管理人员素质无法满足需求，是很难确保管理质量和效率的，所以说，在智慧化校园背景下的档案信息化工作能够在一定程度上促进档案管理人员素质得以全面提升。

档案资源开发与共享能够实现。在智慧校园背景下的档案信息化，本身就使用了较多的现代信息技术，而在这种技术之下，档案管理信息化工作的实施也必然要做好研发与共享工作，因为对于电子档案信息来说，只有做好整合和提炼才能进一步发挥出其价值。为此，对于这些电子化档案信息必须要从各方面对其进行研发，做好开发利用，因为只有如此才能真正抓住智慧校园这一发展契机，提高档案信息化建设质量和利用效率。由此可见，智慧校园背景下档案信息化建设也能进一步实现与优化档案资源的开发与共享。

档案信息化管理内涵不断延伸。从档案管理的内容及范围界定上，已经突破了传统基础档案管理范畴，如校史档案、史料编研工作等等，不断扩充和拓宽了档案管理内涵。同时，在“智慧校园”背景下，利用网络等技术设备，提升了电子档案的时效性，也让电子文档、电子邮件等也纳入了档案管理范畴。

档案信息资源整合得到挑战。从概念上来对照，“智慧校园”远高于“数字校园”，特别是在不同业务系统的集成性管理中，“智慧校园”所具有的开放性、可扩展性，需要协同高校教学、科研、管理及服务多个业务系统，无疑给传统的封闭的档案管理提出新的挑战。如通过对北京、上海、南京、广州、成都、武汉等地重点高校档案管理信息化管理的现状进行调研发现，采用 B/S 体系结构的占比 95%，但能够与其他系统实现有效对接的却不足45%，符合“面向服务架构”设计的不足9%，反而背离了“智慧校园”能够满足互联互通、可扩展性的建设初衷。

来自大数据检索与分析的技术挑战。从“智慧校园”的发展动力看，大数据是根本驱动力，而档案信息资源所包含的大数据，更是构成教学、科研、管理和服务的基础信息。然而，“智慧校园”与大数据的衔接还不畅通，所能提供的“决策支撑”作用还很有限。

四、智慧校园背景下高校档案信息化现状

档案信息化建设资金匮乏。目前高校档案信息化建设资金普遍匮乏，智慧校园背景下要想实现档案信息化，就必然要为档案管理工作配备相应的基础设备，如计算机、储存设备、软件服务系统以及其他相关基础设备等等，而这一系列基础设备都需要花费较多的资金投入；再加上信息技术本身发展速度就十分的迅速，产品更新换代速度必然十分迅速，所以档案信息化投入资金费用较大，使用周期却较短，在实际应用过程中还需要花费较多的资金进行维护、管理与升级，在这种情况下资金投入也就会不断增加，可是学校本身资金来源渠道就较为单一，在这种情况下，档案信息化建设工作也就会明显受到束缚。

档案信息化建设工作成效不显著。档案信息化建设工作必然要对现有的纸质档案信息进行数字化转化，而在这一过程中就必然会使用到网络设备、扫描设备以及缩微设备等等，因为只有使用这些设备才能真正有效的实现有序化转换。可是，就目前高校现有文档处理系统软件实际情况来看，是较难及时有效的实现数据库管理以及调用的，而智慧校园背景下档案信息化建设任务本身就十分的繁重，这个时候也就必然要加强对档案数据库建设，以此来对档案数据检索、使用以及查询进行优化。总之，在电子信息技术不断发展过程中，档案信息化管理工作要求也就变得越来越高，在这种情况下要想做好档案信息化工作也就难度越来越加大。另外，考虑到档案数据管理的安全性，特别是在网络环境下，需要增加相应的数据防护措施。如增加网络防火墙、配置网关、以及相关的网络杀毒软件，来防范档案资料被窃取，保障档案信息资源的安全。不过，由于电子化过程中可能出现因技术升级而带来的失去原来效用、造成档案资源受损问题，加之档案管理中对电子化信息、纸质信息的同时存储与管理，增加了工作量，也降低了档案信息化管理效率。

档案信息化建设人才不足。档案信息化建设工作的实施离不开相关人才，可是就目前高校档案管理现状来看，信息化建设人才还是缺乏，很多高校在进行档案管理的过程中虽然具备较为良好的档案管理业务能力，可是在信息化专业知识技能这一方面还较为匮乏。在这种情况下，也就很难确保智慧校园背景下档案信息化管理工作的有序实施和开展。除此之外，高校档案管理部门本身还没得到较高的重视，在薪酬待遇等多方面都不够合理，所以也就很难吸引优秀的人才，最终影响档案信息化建设的质量和效率。

档案信息化建设环境不足。在智慧校园背景之下，高校对于档案信息化建设环境也提出了更高的要求，可是高校在进行档案管理的过程中，长时间都处在较为封闭的环境下，不管是在管理理念、手段亦或者是创新意识上都存在显著的问题。所以说，智慧校园背景下的档案信息化工作的实施，还存在信息化建设环境不足等问题，

五、智慧校园背景下档案信息化建设的措施

提高重视程度。在智慧校园背景下要想做好档案信息化建设工作，首先高校一定要提高对这项工作的重视程度，在发展过程中尽可能的给予人力、物力以及财力方面的支持，这样也就能够有效地促进高校档案信息化管理工作的有序发展与实施。

拓宽高校档案信息化资金渠道，提升档案信息化管理软硬件水平。高校档案信息化管理的有序开展，需要从当前软硬件设备更新上，拓宽资金渠道，加大投入，重视高校档案信息化管理与建设“智慧校园”的关系。一方面，高校要在资金使用上，对档案部门给予倾斜；另一方面，高校要积极向财政部门提出申请，赢得支持。如在档案信息化建设网络设备、存储设备、软硬件设施上，配备高性能计算机及其他设备，来为档案信息化建设提供发展基础。

完善法律，健全制度规章。以档案信息化建设为中心，着力完善档案管理法律文件和规章制度，一方面保障档案管理人员的权益，另一方面保护档案信息安全。建立完整的电子档案管理法律制度，如制定档案信息鉴定制度，档案信息利用制度等等，提升档案信息的准确性、真实性。

做好培训，确保档案管理人员素质。档案信息化管理工作的建设是离不开技术管理人员的，所以说，在进行建设的过程中，学校还应该要做好培训教育工作，通过专项的业务培训来提高档案管理人员素质。可采用专家辅导、专家讲座、档案管理人员座谈会等形式，来对档案管理人员进行培训，这样也就能够促进管理人员业务管理能力的提升。除此之外，在进行培训教育的过程中，还需要对其进行适当信息技术培训，以此来提高管理人员信息技术水平，从而进一步提高档案信息化建设质量。

加强研发，完善档案信息数据库。在智慧校园背景下要想做好档案信息化建设工作，除了上述几点之外，还需要加强研发，对档案信息数据库进行完善和提炼，以此来进一步优化档案服务模式以及信息化建设环境。具体而言，高校档案管理部门可以在发展过程中构建出较为完善的档案数据库，将学校所有档案信息集中到一个数据库之内，这样不仅能够实现存储还能实现共享，从而进一步发挥出档案信息资源的价值。另外，在进行档案服务的过程中，可以借助云计算、大数据等手段来对服务进行创新，为用户提供在线及时查询，从而提高档案使用效率。

六、结语

综上所述，在智慧校园背景之下，高校档案信息化建设是发展的必然趋势，也是管理水平提升的必然手段，而要想真正实现这一点，首先一定要明确智慧校园是什么，然后结合院校发展现状进行合理有效的调整，从而也就能够促进智慧校园背景下信息化建设质量提升，真正实现智慧校园。