退休人员人事档案管理数字化工作探讨

李必成

【摘要】新时期退休人员档案管理工作直接关系着退休人员的根本利益，所以提高对退休人员档案管理的重视程度，健全管理机制，完善基础设备，提升管理人员的专业素养，提高档案管理的信息化水平，才能够为企事业单位退休人员提供更加优质的保障服务 。

【关键词】档案管理;数字化;退休人员

企事业单位作为社会重要的组成部分，对于国民经济的发展起到积极促进作用，而退休人员曾经作为企事业单位的主体， 为企业的发展做出了重大的贡献。因此，企事业单位要坚持以人为本的理念，关注退休人员的工资待遇。在这种过程中需要加强退休人员人事档案管理，由于传统管理模式较为滞后，难以满足人事档案管理的需要，致使加快退休人员人事檔案数字化发展，合理规范人事档案具有重要的意义。

1注重科技创新，提高工作效率

针对企事业单位退休人员人事档案管理而言，其数字化发展有着诸多内容及项目，要想提高人事档案管理效率，推动退休人员人事档案数字化进度，则需要注重科技方面的创新和发展，自主研发档案数字化管理软件，推动人事档案管理工作顺利开展。具体主要体现在：①减少数据录入量：在企事业单位退休人员人事档案管理过程中，相关档案管理人员有的是有多年管理档案经验的专业人员，有的是改制后单位没有管理过档案的留守人员，致使当前这些人员的整体素质存在较大的差异， 其专业能力参差不齐。为减少输入量，需要档案接收部门根据档案管理的要求，统一人事档案材料的名称及类别。尤其在材料的录入过程中，需要选择正确的录入方式，以此来提高其工作的效率;②自动处理图片：针对整卷人事档案而言，首先需要按照页码对其进行全部扫描，然后运用相关软件对其进行处理，实现所有扫描图片数据自动分拣到对应文件夹、自动分类命名等相关操作，通过当前这种管理模式的实施，不但保证了人事档案数字化的准确率，而且还保证了其整体工作效率。③ 多人同时作业：在人事档案目录录入过程中，可同时进行多人录入，在这个过程中，通常可使用EXCEL进行录入， 针对已经完成录入的图片及相关信息而言，只需要将其放在软件中的文件夹中，便可实现多人进行数据处理，提高数据的准确率[1]。

2科学流程管控，合理规范管理

在人事档案管理过程中，通过对管理流程进行合理规范， 对于保证其管理质量具有重要的意义。①针对企事业单位退休人员人事档案资料而言，企业需要组织专门的管理人员对其进行全面归集，同时根据档案管理要求，将其分撒在各科室进行管理，做好相关方面的存储管理，对这些档案进行集中管理，全面完善退休人员档案内容，提高档案管理效果。②系统性初审退休人员档案：在退休人员档案管理过程中，由于档案管理人员专业性不足，未能够把握好档案管理工作，造成其管理效果不理想，出现材料重复或不必要存档材料等问题，为后续档案管理工作的开展带来难度，增加了档案管理的工作量。在这种情况下，需要对人事档案进行初审，及时剔除重复或不必要档案，做好档案的排查工作。③集中保管：针对大量的退休档案，为了保证档案管理效果，尽可能地对这些档案进行集中保管，有助于实现档案管理的规范化。④在档案整理与数字化管理过程中，通常主要选择闭环式流程管理模式，通过这种模式能够确保整个管理过程环环相扣，一旦出现问题，能够及时进行责任追究[2]。

3强化交流，实现经验共享

在退休人员人事档案管理中，为了保证管理的质量及效率，可注重强化交流，经验共享。具体表现为：①发挥优势： 作为企事业单位，除了要做好自身的发展外，还应当增强企业的社会责任感，同时要注重发挥自身的优势，注重加强与兄弟企业与单位进行合作和交流，推动退休人员档案管理和数字化发展。② 配合职能部门工作：根据自身的实际情况，注重研发数字化接收软件，与接收软件研发公司对接，积极参与并提出合理化建议，促进接收软件与企业数据顺利对接。

4加强领导，确保责任得到科学落实

企事业单位退休人员档案管理工作的开展与管理人员有非常密切的关系，档案管理人员的专业性对于档案管理工作的高效开展有着重要意义，所以加强档案管理人员的专业技能建设，提高档案管理队伍的综合服务水平尤为关键。关于退休人员人事档案管理工作，各个地区制定了关于《退休人员社会化管理实施方案》，主要针对当前这项工作做出了全面部署[3]。并且成立专项工作组，进一步明确了各个小组的工作职责，针对退休人员人事档案管理做出了创新，具体主要体现在：①选调骨干力量，打造专业队伍：在人事档案管理过程中，必须注重队伍建设，应当从基层抽调人员，主要退休人员人事档案工作，同时还需要制定相关制度，不得随意出现更改人员等问题，要保证工作人员工作的连续性。②企事业单位从内部选调大中专毕业生，由这部分选调人员参与这项工作， 对于人事档案数字化管理目标的实现，解决了传统操作效率低的问题，弥补了以往人事档案管理的缺陷，加快了退休人员人事档案管理数字化工作进度。③加强绩效考核：为了满足退休人员档案管理要求，提高档案管理效率。企事业单位应当注重完善绩效考核制度，根据具体实际情况，适当调整档案管理人员绩效收入。在原有工资基础上，适当做出相应的调整。在这个过程中，需要根据出勤及任务完成情况，有针对性的进行调整。④注重拓展资金筹集渠道：只有具备充足的资金，才能够解决计算机及扫描等设备问题，为人事档案管理工作配备先进的设备，才能有效地推动退休人员人事档案数字化发展。

结束语

退休人员人事档案管理作为当前重要的工作，在人事档案管理过程中，由于受到诸多因素所限制和影响，导致传统管理出现很多需要解决的问题，这也是企事业单位当前面临的主要问题，在实际的管理过程中，针对当前出现的问题，制定完善的解决对策。同时要注重加大资金方面的投入，不断拓展资金筹集渠道，为退休人员人事档案管理配备齐全的设备，以此来推动人事档案数字化发展进度，进而提高人事档案的管理效率。

参考文献：

[1]肖才慧 . 基于新时期的企业退休人员档案管理问题探究 [J]. 探索科学 ，2016（9）：345.

[2]段红 . 浅议新时期企业退休人员人事档案管理 [J]. 科技致富向导 ，2014（23）：291-291.

[3]徐国梁 . 浅析新时期企业退休人员档案管理问题 [J]. 人力资源管理 ，2015（7）：298.