大型仪器共享平台网络预约系统的优化和提升

方三华， 刘 丽， 洪晓黎， 杨文娟， 李艳伟

（浙江大学医学院公共技术平台，杭州310058）

0 引 言

在国家先后出台《2004～2010年国家科技基础条件平台建设纲要》《国家中长期科学和技术发展规划纲要（2006～2020）》《国务院关于国家重大科研基础设施和大型科研仪器向社会开放的意见》等指导性纲要和意见后［1-3］，国内众多高校和科研院所，特别是“211工程”和“985工程”建设学校纷纷建立了大型仪器共享平台［4-5］。随着计算机的普及和网络技术的发展，大型仪器预约逐渐从纸质化向电子化和网络化转变。基于信息化、网络化的大型仪器预约系统的建立，极大便利用户了解和预约使用大型仪器，显著提高了仪器的使用效率和平台的管理效率，有力推动了大型仪器的开放共享，这也是部分高校在科技部和财政部组织的大型仪器开放共享考核中获得优秀的重要原因之一［6］。因此，建立和完善大型仪器网络预约系统是推动大型仪器开放共享的重要载体。

大型仪器网络预约系统是平台建设的重要内容。医学院公共技术平台有7个分平台（成像分平台、生化与分子医学分平台、组织形态学分平台、神经科学研究所分平台、转化医学研究院分平台、斑马鱼分平台、蛋白质纯化分平台），分平台仪器分布在医学院各个楼宇和房间，因此，平台非常重视大型仪器预约系统建设，在借鉴其他共享平台预约系统的建设经验基础上，经过多年实践和不断创新，建成了符合平台特点、满足各个分平台需求的网络预约系统，提高了平台管理和仪器使用效率，节省了人力成本，实现减员增效目标。现从仪器网络预约系统的设计和工作流程、功能模块的优化和提升、问题和展望等方面进行详细阐述，分享平台的一些实践经验，共同探讨大型仪器网络预约系统的建设和发展。

1 网络预约系统的设计和工作流程

医学院平台大型仪器预约系统经历纸质化、半信息化和信息化发展阶段。在纸质化和半信息化阶段，在大型仪器共享管理方面遇到了很多问题，也积累了很多关于共享平台信息化建设的想法［7-8］。在后期的信息化建设中，逐步把这些想法变成了现实，建成了满足各个分平台需求的大型仪器网络预约系统。

1.1 网络预约系统的设计

首先，分析了“谁”关心和使用网络预约系统，将角色分为单位领导、仪器组长、仪器管理员、导师和普通用户；其次，分析各个角色的需求，设计网络预约系统的功能，比如仪器管理、仪器预约、仪器使用、仪器培训考核、计费、统计报表和申诉等功能；然后，将各个功能模块进行不同组合，形成不同的登录后界面，以满足各个角色的个性化需求，使各个角色的工作更加便利和高效。未登录系统的浏览者统称为访客，登录系统的角色有普通用户、导师、仪器管理员和超级管理员。

1.2 网络预约系统的工作流程

预约系统工作流程见图1，所有用户包括导师均必须进行网上注册，填写电子邮件、办公电话、单位等必要信息。经管理员审核通过生成用户账号，然后加入课题组和设置付款账号。一般将导师账号设为课题组和付款账号，学生加入到课题组并将导师账号设为付款账号。激活账号后将账号绑定IC卡（校园卡公交卡等），此时即可使用账号预约平台所有仪器。该系统将用户分为未授权用户、普通用户和资深用户。参加上机培训且取得独立操作资格的用户为资深用户，资深用户预约使用仪器无时间限制，也无需审核，对于资深用户来说，平台提供了365 d／24 h全面开放服务。生效的预约将和门禁和仪器终端关联，用户可以在预约时段刷开门禁和开机使用仪器，使用结束后可以将数据上传至服务器，然后刷卡下机。数据保存在平台服务器，用户可以随时登录自己的账号下载。

图1 仪器网络预约系统工作流程

2 功能模块的优化和提升

经过I期建设，初步建立了大型仪器网络预约系统，实现仪器信息展示、预约、使用、维护、数据下载和统计、计费等一体化管理；在II期建设中，对仪器预约使用、仪器收费设置、仪器报表等模块进行优化，并新增培训和考核、配件管理、仪器电子档案等模块，大大拓展和优化了网络预约系统功能。

2.1 规范用户预约使用仪器

网络预约系统的建立，极大便利了用户预约使用仪器，提高了仪器使用效率，但也存在部分用户预约后缺席、迟到或占用他人预约时间等行为，影响了平台运转效率，目前尚未见其他共享平台报道此类事件的信息化解决方案［9-10］。为此，进行了充分调研和讨论，并确定采用网上设置用户信用分、失约扣费和自动发送导师邮件等信息化手段，规范用户预约使用仪器。每位用户起始信用分是80分，失约一次将扣除信用分6分，挤占他人预约时段扣除信用分4分，仪器使用时间短于预约时间50%扣除信用分2分，如约实验奖励信用分每次1分，用户最高分为100分，资深资格用户信用分低于70分将降为普通资格，失去随时预约使用仪器便利和资格；普通资格用户信用分低于60分将降为未授权用户，并列入黑名单，列入黑名单的用户将不能预约使用仪器或支付双倍费用。另外仪器失约将收取失约费，并直接给导师（付款账户）发邮件，导师将协助平台杜绝或减少学生的失约行为。通过上述信息化手段，平台管理人员和导师联动，有效减少失约、迟到或占用他人预约等行为，保证了预约系统高效运转，提高了仪器的使用效率。

2.2 收费折扣设置和仪器专项预约

在大型仪器共享平台建立前，许多大型仪器分散在学科系实验室、各类重点实验室甚至课题组个人实验室。经调研发现，这些仪器普遍存在共享程度不高或没有共享，仪器的使用效率低［11］，另外，因为后期没有维修基金支持，导致仪器的闲置，造成资源的极大浪费。为了吸引这些单位和课题组将仪器挂靠在共享平台，在预约系统引入收费折扣和仪器专项预约模块。收费折扣设置有两种情况，①对于课题组设置折扣，如某一台大型仪器是课题组挂靠在共享平台，那么该课题组用户使用该仪器可给予折扣设置，如果免费使用，将折扣设成100%；②设置仪器折扣，将对所有使用该仪器的用户按一定折扣收费，常用于特殊时期给予用户折扣优惠。专项预约是指设置特定的时间给某一个或某些课题组使用，其他时间开放预约，保证提供仪器的单位或课题组有专项预约时间段。通过这些措施，已吸引一些重点实验室或课题组将仪器挂靠共享平台，既保证了这些实验室或课题组用户便利使用，也促进了这些大型仪器开放共享，显著提高了这些仪器的共享率和使用效率，减少仪器的闲置率。

2.3 大仪网导入模块

为了促进大型仪器开放共享，各级主管部门建立了相应的共享平台，如浙江大学大型仪器共享平台、浙江省大型科学仪器设备协作共用平台、科研设施与仪器国家网络管理平台［12］。为了实现垂直管理，一般需要下级单位共享平台的数据能上传至上级单位共享平台，但目前存在上下级单位共享平台的数据模式不一致的现实问题，无法直接上传下级单位导出的数据，必须进行模式转换。为此，在统计报表功能模块，新增大仪网导入模块，将学院的仪器工作量数据进行模式转换，确保导出的数据就能直接上传到上级主管部门的共享平台，实现数据的上报和分享，大大节省数据处理时间，提高了管理员工作效率。

2.4 培训和考核

大型仪器共享平台不仅支撑科研单位的科学研究，而且承担研究生的实验技能培训和提升［13］，因此，在网站预约系统增加了培训和考核模块。管理员可以发出教学和培训预约，并设置报名人数；用户可以随时报名仪器的培训和考核。平台所有培训、教学和讲座信息将以日历形式展示在预约网站，不同颜色显示信息代表不同状态，如已报名的培训、报名已满的培训以及报名未满的培训等信息，用户可以根据自己的时间和需求报名。用户参加某一仪器的培训后，就成为该仪器的普通用户，以后在工作时间内预约仪器就自动生效。普通用户在仪器管理员的指导下使用仪器10～20 h，可以参加资深用户资格考核，考核通过后就成为该仪器的资深用户，资深用户可以在非工作时间预约使用仪器，并且还享受一定的费用折扣。平台还对每一台大型仪器都录制了培训视频，并上传至网站，用户遇到仪器使用问题时，可以实时在线观看仪器的操作及注意事项。对于一些简单的仪器，观看视频也作为一种培训手段，实现培训便利化和形式多样化。

2.5 配件信息化管理

平台部分仪器有许多重要配件，如高速或超速离心机有很多不同型号的转子，高级显微镜（包括激光共聚焦显微镜和超分辨显微镜）配置了多种类型的物镜（如水镜和油镜），行为学实验室的旷场、高架十字迷宫、Y迷宫等配件。用户在使用这些仪器时，需选用不同的配件以满足各自的实验需求，这些配件一般放在仪器周边，但如果不规范管理，也有丢失等风险［14］，平台曾经出现离心机转子被用户私自拿走影响其他用户使用的事故。为了安全、便捷、有效管理重要配件，将配件放在防潮柜或其他专用柜子中，将柜子装上“门禁”，并和相应仪器的预约关联。只有预约了仪器，才能打开存放该仪器配件的柜子，实现配件使用与预约信息关联，有效督促学生规范使用仪器配件，同时解决了配件使用冲突问题。

2.6 建立仪器电子档案

为了实现大型仪器的全流程管理，预约系统新增仪器电子档案模块，档案模块由仪器基本信息、采购资料、验收资料、维修资料和报废资料等组成。采购资料包括采购前仪器调研相关资料、平台审批文件和会议纪要、上级主管部门的会议纪要、论证会议纪要、论证意见审批表、论证报告、进口用途说明和技术参数、招标公示文件和技术协议书、外贸合同和免税表等；验收资料包括发票扫描件、仪器照片、安装验收记录和验收结果报告等；维修资料包括平台审批文件和会议纪要、维修申请表、仪器维修合同和报告、维修发票等；报废资料包括平台审批文件和会议纪要、报废论证文件、报废单等。在建立大型仪器调研、论证、招标、安装、验收、维修、报废等规范化流程基础上，收集并上传相关资料到仪器共享系统，建立仪器的电子档案，实现仪器信息化和智能化管理，提高大型仪器管理效率。

3 建设成效

通过设置用户信用分、失约扣费和自动发送导师邮件等手段规范用户预约使用仪器；通过对特定课题组设置收费折扣和仪器专项预约，吸引一些重点实验室或课题组将仪器挂靠到共享平台，提高这些仪器的共享率和使用效率；通过在统计报表中设置大仪网导入，将预约网站数据转化成学校或省级或国家级大型仪器网站模式，顺利实现数据的对接；通过新增培训考核模块，实现培训考核信息化管理，有效提升了培训效率；通过新增配件信息化管理模块，既保证了仪器重要配件的安全管理，也解决了配件使用冲突问题；通过新增仪器电子档案模块，实现大型仪器全流程管理，提高大型仪器管理效率。因此，通过这些功能模块的优化和提升，学院对绝大多数平台仪器实现了信息化管理，大大提高了平台管理和仪器使用效率，推动了大型仪器的开放共享，同时节省了人力成本。2019年，平台服务机时数、服务PI数、服务用户数和测试收入分别达154 095 h、460个、2 253个和840万元，和2018年相比分别增长33%、11%、14%和6.5%，而平台的技术人员数从2018年31人减少为23人，实现了减员增效目标。2019年，上线大型仪器培训视频49个，首次开展在线培训服务，极大便利研究生学习大型仪器操作，提高了培训效率。2019年开展理论讲座33次，上机培训1 206场，培训了4 108人次，取得资深用户资格人数达1 424人。

4 问题和展望

通过I、II期建设，基本建成了符合医学院平台特点、满足各个分平台需求的大型仪器网络预约系统，但在测试费缴纳、绩效考核信息化、用户评价体系和技术交流等方面还存在不足，需要继续优化和提升。

（1）测试费缴纳应便捷直通。平台测试费缴纳需要整理报销材料、单位财务处报销和预约系统充值核销等3个步骤。虽然，对于课题组账单、费用充值核销等模块进行了优化，用户操作更简单，但仍然需要两次登录预约管理系统、一次登录学校财务报销系统以及去财务处递交材料等操作才能完成测试费缴纳，增加了很多人力成本，也不符合“最多跑一次”理念。据报道南开大学已将预约网站的计费模块和学校财务报销系统对接，实现了费用的直接转账［15］。对此，将借鉴南开大学经验，通过实验室和设备管理处，和学校财务处进行充分交流和沟通，说服其开放接口，将预约管理系统对接学校财务报销系统，用户能够实现直接转账，完成平台测试费缴纳，节省人力，提高效率。

（2）尽快实现绩效考核信息化。通过优化和升级，预约管理系统统计报表提供了非常全面的仪器工作量统计，包括仪器机时、服务次数、样本数、用户数、PI组数和仪器测试费用等，也能导出管理员组织的仪器培训和考核数据，这些数据已用于线下的年终总结和绩效考核，但仍然没有建立网上绩效考核模块，绩效考核信息化水平不高。对此，将充分讨论和确定平台绩效考核标准，上传论文、课题、专利、获奖等成果信息。根据成果信息以及预约系统中的仪器工作量、培训考核、用户评价等数据，自动测算仪器管理员的绩效考核成绩，实现绩效考核的信息化管理。

（3）增设用户评价体系。大型仪器共享平台的宗旨是为科研教学工作提供优质、高效和专业的技术服务，因此，服务质量评价非常重要，其中用户评价是重要的一环［16］。增设用户评价体系将扩展网络预约系统的功能，监督仪器管理员工作，改善和提升仪器管理员的服务水平，为年终总结和绩效考核提供数据。

（4）增设平台技术交流模块。目前，共享平台主要通过举办技术讲座、教学和培训等方式传授实验技术，基本是单向的，用户有问题也是直接向仪器管理员咨询，缺少用户之间的交流。平台设想在网络预约系统为每台仪器增设技术交流模块，让预约使用这台仪器所有用户可以交流和这台仪器相关的所有技术。仪器管理员可以上传一些和本台仪器相关的技术文献，供用户查阅和学习，也可以和用户一起探讨仪器已有和尚未使用的功能以及需要升级和开发的功能，建立仪器管理员和用户以及用户之间良好的交流平台，提升管理员和用户的技术水平，提高共享平台的服务能力和水平。