高职院校二级单位用章管理现状及思考

文/北京农业职业学院 陈晓月 焦有权 杨林林

在高职院校办公室管理中，印章使用是其中最基本、最频繁也是最重要的一个办公环节。印章，亦称图章，是印于文件上表示鉴定或签署的文具。在高职院校中是二级单位进行教学、科研、日常管理工作及对外活动的重要凭证和承诺，其管理的重要性不言而喻。现阶段高职院校的印章管理日趋规范，但其下属的二级单位对于印章的使用管理规范程度仍存在疏漏，基于此，高职院校二级单位的印章管理规范化十分必要，下面对此项工作进行一些分析和思考。

一、二级单位印章管理现状

（一）执行力度不高，制度形同虚设。高职院校二级单位印章一般分为单位行政公章、党总支章及领导人名章。单位行政公章一般保管存放在二级单位办公室，由办公室人员进行管理，党总支章由党总支进行管理，领导人名章由领导自行管理。大部分高职院校对印章管理作了相关规定，明确了印章的管理及使用范围、审批权限，但在二级单位用章的执行过程中，总会出现简化程序、不按制度规定用章、唯领导是从的现象，对印章制度的执行要求大打折扣。

（二）用章流程不明确，使用不规范。二级单位往往没有规定明确的用章流程，在印章的使用过程中，常常出现由印章管理的办公室人员根据经验及日常情况盖章，甚至出现为了节省时间盖“空白章”、用章不登记或登记不完全的情况，丧失了印章的权威性和责任性。

（三）维护不到位，印章存放过于随意。二级单位日常用章范围较广，如各类上报信息文件、成绩单及各类证明等，印章使用比较频繁，为了减少麻烦，本应按保密要求妥善存放的印章常常会被放到未上锁的抽屉里、柜子里，或者放到人人知道钥匙的柜子里，甚至是被随意摆放到桌面上，印章的安全无从保障。

二、加强二级单位印章管理的途径

（一）强化责任意识，明确管理责任人。加强用章制度的建设，严格按照已制定的用章管理规定执行用章管理，选择政治素质高、责任心强，有一定处事能力的人员担任印章的保管人，对印章保管人进行一定的思想教育、保密教育及法律知识培训，提高印章管理人员的责任意识和法律意识。定期组织印章使用制度的学习，让印章管理人明确什么样的章可以盖、什么样的章不能盖、可以盖的怎么盖、盖了章后怎么做等问题。

（二）加强使用规范，借助信息化细化用章流程。针对用章方式随意、责权不明确，容易出现管理漏洞等问题，明确办事规范，细化用章流程能够起到立竿见影的效果，他能够将审批权、执行人、申请方明确区分开来，保证了责权分离，从一定的程度上杜绝了随意用章的现象，同时结合信息化手段来执行具体用章流程，能进一步起到行之有效的结果。具体的用章流程见“图1”。

图1 用章流程图

（三）提高保密意识，做好维护工作。二级单位要高度重视印章的保密工作，存放时要专人、专柜保管，不能放到人人触手可及的地方，按照用章审批流程，对通过审批的用章文件才可盖章，用章完毕后要及时收好，不能随意摆放到桌面等不安全的地方。为了保证用印的清晰度，印章保管人要定期对印章进行维护，要使用专用印油，添墨时要少量均匀，要经常清洗印章，轻拿轻放，用印时切忌蛮干，以保证用印字迹清晰、图形完整。

随着高职院校的不断发展，二级单位各方面工作标准及要求不断提高，坚持用章规范化是保障二级单位工作成果、工作内容的有效性和严肃性的重要条件之一，我们应该在日常工作中以严谨的态度不断积累经验，积极探索更新更高效的工作方式和方法，以适应高职院校的不断发展，结合实际更好地为师生提供服务。