规划管理档案数字化过程中质量控制策略研究

魏玉龙

摘要：规划管理档案工作是国家档案事业的重要组成部分，其对城乡建设和发展有着重要的影响。数字化转型背景下，规划档案的数字化管理已经成为一种主流趋势。但在档案数字化的过程中，档案数字化质量控制方面，依然存在着许多亟待解决的问题。本文阐述了规划管理档案及其数字化的必要性，并通过分析数字化管理的整体规划、操作流程、基础条件等方面存在的问题入手，对规划管理档案数字化过程中的质量控制策略进行了探讨。

关键词：规划管理;档案数字化;质量控制;控制策略

1规划管理档案数字化质量控制要点

1.1规划档案的构成和特点

规划管理档案的主要构成材料有建设项目的立项批文、建设项目选址意见书、建设项目规划许可证及批复文件、国土部门建设用地批文、用地位置图、建设工程规划许可证及批复文件、建筑红线图、建设工程规划设计要点、审查意见等。它具有四个特点：一是法律权威性。在我国的现行法规体系中，只有档案的原件才具有无可置疑的凭证作用和法律效力。二是客观真实性。规划管理档案直接反映建筑工程各方面的情况。三是唯一见证性。规划管理档案是工程项目合法建设的唯一见证，在办理建筑物产权证，起的法律凭证作用是其他城建档案无法比拟的。四是档案的数量多，内容广泛。

1.2规划档案数字化质量控制的内容

档案数字化又可称为档案信息数字化，是指通过计算机录入、扫描技术、缩微与声像档案的数字化转换技术、影像技术、数据库技术、数据压缩技术、数据存储技术等，将传统载体档案的目录与内容（包括文字、图像、声音）等转换成计算机可以识别的数字形式，形成档案信息数据库的过程。据此，规划管理档案数字化可定义为：利用现代信息技术，将传统模拟形态的规划管理档案的内容转化成数字形态的信息，并将数字化成果纳入到数字信息管理系统中，为合法用户提供方便快捷的规划管理档案信息服务的过程。

1.3规划档案数字化质量控制的意义

开展规划管理档案的数字化，相关单位和人员必须充分认识规划档案的基本特点，才能有效地做好数字化的质量控制。在开展规划管理档案的数字化的工作中，相关单位必须根据规划档案的特点，认真制定档案数字化的工作规划或计划方案，才能更为有效地开展该项工作。

2.影响规划管理档案数字化质量的主要问题

2.1对档案数字化工作认识不全面

质量是档案数字化的根本。档案数字化不只是简单地将档案信息从传统载体转化为数字化载体。在网络信息环境下，数字化后的规划管理档案信息可以通过数据库管理系统和网络通信技术等现代化数字信息管理手段进行管理和利用，从而极大地提高档案信息资源的管理效率，充分实现规划管理档案的利用价值。

2.2档案数字化的基础条件欠缺

档案数字化工作是一项复杂的系统工程，需要一定的基础条件作为保证，如人员、技术、设备和经费等。由于受到单位开展档案数字化工作基础条件的限制，档案数字化工作的水平必然会受到一定的影響。例如：从档案数字化整体工作的阶段划分，可以将其划分为档案目录数字化和档案全文数字化。

2.3档案数字化人员的整体素质有待提高

档案数字化工作是一项专业性较强的工作，对工作人员的要求也相对较高。在档案数字化建设中需要各类专业人员的参与，人员素质的高低直接影响着档案数字化的质量。其中主要的是档案管理人员和档案数字化加工人员的素质对档案数字化工作的影响最大。档案管理人员一般都具有较专业的档案管理相关知识，对传统载体档案的整理、鉴定、著录等技术工作具有丰富的经验。但是，现代信息技术发展速度非常快，对计算机及网络技术的依赖性逐渐加大。

3.规划管理档案数字化质量控制的对策

3.1有效提供档案数字化所需的各项基础条件

规划管理档案的数字化离不开相关基础条件的保障。没有良好基础条件作保障，档案数字化的质量难以提高。基础条件提高的主要方法是通过上级主管部门和档案主管部门依据新修订的《中华人民共和国档案法》，结合规划管理档案的特点和实际需要，制定的相关制度和管理规范，为规划管理档案的数字化提供相应的组织保障和制度、标准、规范与人财物等方面的充分保障。具体建议是：城乡规划管理部门应落实档案工作领导负责制。

3.2做好档案数字化转换的前期整理工作

规划管理档案进行数字化加工的首要工作是对传统载体档案的整理，这是顺利开展规划管理档案数字化转换的前提条件。主要工作包括：档案鉴定、档案修复和档案规范化。档案在长期保管过程中难免受到环境因素的影响而造成载体的损害。在档案数字化建设开始之前，除了需要挑选出具体需要加工的档案外，还应当对这些档案中受到一定损坏的部分进行修复。

3.3 强化各个环节的验收工作

档案数字化工作开展过程中，需要对工作流程中各个环节进行检查、监督、验收及评估。这是规划管理档案数字化质量控制的重要环节，也是保证规划管理档案数字化成果质量的关键手段。通过检查和监督可以保证档案数字化工作的各个环节能够按照预先设定的技术要求正常进行，对出现的问题能够及时发现并通过调整各项参数等方式加以解决。

4.结语

规划管理档案数字化是对保存在传统载体上的档案信息，通过现代化的技术手段转化为计算机可以识别的形式，使其能够在数字环境下进行管理和利用的一种方法。这项工作是一项复杂的系统工程。高质量的数字化成果是档案数字化所追求目标。为了使这项工程能够满足规划管理档案管理和利用的现代化目标需要，档案数字化质量控制策略的制定和实施就显得尤为重要。城乡规划管理部门应在规划管理档案数字化项目建设的各个环节，加强质量控制，强化项目参与人员的质量意识和知识技能培训，在科学规划、认真实施、稳步推进的思想指导下，开展数字化工作。在数字化工作中，城乡规划管理部门还应做好系统规划，注重考量规划管理档案所具有的特殊性，做好有针对性的规划设计和计划安排，并在实际加工工作时严格按照设计规划、计划要求进行加工;同时要加强质量检查和监督，做好规划管理档案信息的深层次加工，不断提高规划管理档案的数字化质量。

参考文献

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