人工智能在档案管理中的应用

张南

摘 要：人工智能技術的快速发展，推动了包括档案管理在内的多个行业的智能化转型，带动了国家整体的智能化发展。在档案管理中有效应用人工智能技术，不仅能够提升档案管理的效果，而且能够提升档案资料的应用价值，有利于企业事业单位的发展。要想在档案管理中有效引入人工智能技术，则需要从档案信息搜集、识别等多方面展开探索。

关键词：档案管理;人工智能;应用价值;智能化转型

中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：1674-1064（2021）06-043-02

DOI：10.12310/j.issn.1674-1064.2021.06.021

人工智能这一概念从1956年提出至今，已经经历了几十年的发展历程。随着近年来科技的快速发展，人工智能也进入到新一轮发展浪潮中。档案管理工作具有工作量大、重复性高、复杂性强等特征，单靠原有传统的管理方式已经难以胜任工作需求，创新档案管理模式已势在必行，人工智能技术的出现则顺应了档案管理发展的需要。当前，已有很多学者开始关注人工智能技术在档案管理中的应用，研究成果也较多，但大部分学者的研究都集中于人工智能技术的应用方法、应用模式等方面，全面反映当前档案管理中人工智能应用的比较少。文章对其现实应用情况进行分析，并结合档案管理特点，提出人工智能技术的应用措施。

1 人工智能在档案管理中的应用概况

在2018年全国档案工作者年会上，科大讯飞轮值总裁陈涛针对档案管理与人工智能技术进行了发言，他提出，人工智能技术已经成为档案管理的重要工具，将引领档案管理的迅速变革，这一发言引起了国内很多档案界学者、专家的关注。同年4月，科大讯飞与国家档案局签署全面合作战略协议，目的在于推动档案管理工作的升级与转型，使档案管理具有更高的现代化水平[1]。浙江省档案馆2019年4月在其档案管理工作中率先引入人工智能档案机，利用智能机器对档案进行检索、分类、保存等，取得了良好的成效。

国家统计局统计数据显示，截至2020年，我国档案馆已经超过4200间，各种档案浩如烟海，且随着我国“中国制造2025”“一带一路”等倡议的实施，档案需求量也日益提升，传统的档案管理方式已经无法满足现实发展需要，档案管理模式亟待创新。在档案管理中应用人工智能技术，既能够解决这些问题，也可以促进各项档案信息价值的发挥，为提升档案管理整体工作效果奠定基础，具有重要的实践意义。

当前，我国档案管理中对人工智能的应用通常在语音识别、智能检索、智能服务等方面。一些档案管理部门应用先进的人工智能技术对单位长期发展中积累的档案信息进行语音识别，并将其转化为电子形式进行保存。还有一些档案管理部门应用人工智能技术对档案信息进行智能检索，对所需要的信息进行快速及时地搜集，或者应用这些技术对档案信息进行分类，为有需要的人员自动化推送信息等，取得了不错的档案管理效果。

2 人工智能在档案管理中的应用要点

2.1 智能化搜集档案信息

档案管理工作中档案信息的搜集是重要部分，是否能够搜集全面的档案信息，直接关系到档案管理的效果。人工智能技术在档案信息搜集方面的应用，主要指借助大数据技术、云计算技术等，对企事业单位内部的档案信息资料进行搜集，通过设定对应的搜集标准、条件等，实现各种信息资料的有效归类，从而促进档案信息的全面管理。还有一些单位借助于Agent技术搜集档案信息，能够提升收集效率，减少资源浪费。当前网络中很多搜索引擎都应用了该技术，可以在网络环境中智能抓取文档信息，并根据用户需求对其格式进行转化，实现档案信息的智能化收集[2]。

2.2 智能化检索档案信息

在信息技术快速发展过程中，电子档案信息出现了爆炸式的增长现象，用户对档案信息检索的要求不断提升。在传统模式下，用户在检索档案信息时，网站仅提供“来源”“摘要”“作者”“标题”等检索项，这对于检索目的不明确的用户而言往往较为困难。人工智能技术的应用就解决了这一问题。例如，Agent技术可以根据用户过往的检索记录、习惯、偏好等进行自动检索，将用户信息与数据库信息相匹配，并及时推送匹配度较高的信息，推荐个性化档案资源，从而提升档案服务水平。

2.3 智能解读档案文献

新时代背景下，档案管理部门不能再局限于文献资料提供者这一角色，还要及时对文献内容进行解读，帮助更多人了解文献资料内容，及时作出是否应用资料信息的决定，发挥档案信息价值。韩国政府办公厅在2017年提出，韩国可以借助于AI技术将历史中著名的王朝机密记录中的中文翻译成韩文，一旦该项目实施成功，韩国将成为首个应用人工智能技术翻译古典文献的国家[3]。2018年，梵蒂冈机密档案科研人员应用人工智能技术构建了档案语料库，并设定了预料规则，最终使数字化的机密档案自动转变为英语。很多国家已经开始将人工智能技术应用在智能解读档案信息上，我国对这一技术的应用还处于起步阶段，大部分档案管理部门仅进行智能化档案信息搜集、检索等，对人工智能的应用还有待进一步加强。

2.4 智能化保存档案信息

人工智能在档案保存上也具有十分有利的作用，通过对人工智能技术的应用，可以根据档案信息的类型、内容等对档案信息进行归类，将有相同性质的档案归集到一起，如此在查询档案信息的时候，就能够更为容易，促进查询效率的提升。同时，通过对人工智能技术进行应用，还可以使档案信息的分类更为精细，通过不同的类型能够看到某些档案的功能作用，使档案信息得到更为科学地应用，促进整体应用效率的提升。

3 人工智能在档案管理中的应用措施

3.1 转变思想观念

人工智能技术在档案管理中应用的前提是转变思想观念，主要涉及两类人员，即档案管理工作者和档案信息资源使用者[4]。引入人工智能技术会导致档案管理的模式、流程、方法等发生变化，而档案管理者与使用者在长期传统模式下往往形成了固化思维，在短时间内难以适应新模式。所以，在应用人工智能技术前要加强教育与宣传，推动其转变思想观念。

3.2 做好技術引进与选择

在档案管理中应用人工智能技术，涉及诸多复杂内容。从技术层面来说，涉及关键设备、核心算法、高端芯片、软件与接口、元器件等，且在识别、检索档案信息资料时容易出现报错现象，需要构建规范的档案管理规则、资料库等，并不断尝试和改正，使其系统更为智能。档案管理中人工智能的应用较为复杂，前期需要投入较多的任务量，且与专业机构合作，并与各种先进技术有机融合。所以，在开展智能化档案管理过程中，应当加强技术选择，提升技术的有效性。

3.3 推动服务升级

在档案管理过程中引入人工智能技术的主要目的是提高档案管理的效率与效果，为用户提供更加便捷的服务。当前，人们对档案的需求已经不再局限于传统的查询功能，档案管理部门要分析人们的新需求，通过应用先进技术满足用户需求。

3.4 加强技术培训

人工智能技术属于高端计算机技术，为了将其有效应用在档案管理中，档案管理人员要掌握其应用技巧，科学应用这一技术。当前很多档案管理人员面临着信息化技术不足的问题，因此，要注重对档案管理人员的培训，一方面企业可以安排专业人员定期对自身的档案管理人员进行培训，另一方面档案管理人员要提升自觉性，利用业余时间积极学习先进技术，深入掌握人工智能技术。此外，企业还可以采取激励措施，鼓励档案管理人员加强技术学习。

4 结语

当前，人工智能技术在档案管理中的应用已经较为普遍，但是一些档案管理部门依然存在人工智能技术应用效率低下的问题，档案信息增值也成为纸上谈兵。因此，档案管理部门要注重对人工智能技术的分析，加强与用户的沟通，根据用户需求对现有档案管理模式进行创新和改革，推动实现档案管理与人工智能的深度融合，切实提升档案管理效果。

参考文献

[1] 冯瑞文.人工智能在档案管理中应用初探[J].黑龙江档案，2020（3）：95.

[2] 陈会明，史爱丽，王宁，等.人工智能在档案工作中的应用实践与挑战——以北京市市场监督管理局为例[J].档案与建设，2019（7）：53-56.

[3] 张军君.人工智能在档案管理工作中的应用进展研究[J].江苏科技信息，2019，36（7）：29-31.

[4] 刘珂.人工智能在档案管理中的应用探析[J].兰台世界，2019（2）：19-23.