浅谈信息技术在制造企业预算管理中的应用

刘德英

【摘  要】面对日益激烈的市场竞争，越来越多的企业意识到预算的重要性。预算管理作为企业战略目标落地的一种手段，越来越受到企业的重视，尤其在制造业企业，但预算管理的成效离不开信息技术的支持。

【Abstract】In the face of increasingly fierce market competition， more and more enterprises realize the importance of budget. Budget management， as a means of landing the strategic goals of enterprises， has been paid more and more attention by enterprises， especially in manufacturing enterprises， but the effectiveness of budget management cannot be separated from the support of information technology.

【关键词】信息技术;预算管理;制造业

【Keywords】information technology; budget management; manufacturing

【中图分类号】F275                                             【文献标志码】A                                                 【文章编号】1673-1069（2021）08-0182-02

1 引言

预算管理作为企业战略目标实现和内部管控的手段，被越来越多的企业接受和采纳，尤其随着信息技术水平的提高，越来越多的制造业企业将年度预算编制、预实分析等工作作为财务例行工作。由于制造业企业的预算编制工作量大，单纯依靠财务人员的手工作业无法及时、有效地起到预算管理的作用，信息技术成为预算管理中的重要手段，甚至成为预算管理有效推进的必备条件。以下结合个人工作经历，就信息技术在预算管理中的重要性进行分析和探讨。

2 企业预算管理的现状

目前，多数企业将预算编制、预算考核等作为一项年度例行工作在开展。有规模的企业都会成立预算编制委员会、预算评审委员会等组织，从启动预算到预算评审等工作力度比较重，但对中间的预算执行和预算考核工作力度相对较弱。一般情况下，仅针对较大的项目投资变化等才会经过评审、预算调整，对预算的把控力度较弱。对职能部门多数控制其整体预算，对生产工序多数控制其单位加工费。每月绩效考核中，预算所占比重较低，导致各部门对预算的重视程度不够，形式性较强，降低了预算在企业经营中的作用，严重的甚至失去了做预算的初衷。

预算编制人员对预算的作用认识不够，不明确背后的业务实质，预算管控的缺失、预算考核的弱化等导致各部门对预算认识偏离。各企业管理者既然引入预算，相信初衷都是為更好地匹配资源以实现企业战略目标，但应加强预算执行、预算考核等的力度，提高预算管理成效，在此过程中需要信息技术的支撑。

3 信息技术在企业预算管理中的应用

3.1 信息技术在预算编制中的应用

企业的预算能否真正有效执行，预算编制工作是基础，是前提。多数企业的预算编制基本采用“自下而上”与“自上而下”相结合的方式进行，是一项全员参与、各部门协同的工作，据资料统计，企业编制预算过程中，上下反复次数2次及以上的占比为73.6%（2次的42.3%，3次的22%，4次及以上的9.3%）[1]。预算编制在实务中过程繁杂，尤其是制造业企业一般涉及多工序、多个部门，环环相扣，变更其中的一个事项，几乎所有的数据都需要翻新，手工操作不仅工作量大、时效性差，而且数据易出现错误。

针对处于稳定期和成长期的企业，可以借用信息技术，编制一套适应本企业的预算程序，在预算编制时，借用信息技术将各项费用的数据来源及各环节的逻辑关系进行程序设置。信息技术的使用可以提高预算编制的时效性和准确性。在此过程中一定要保留好每项数据的预算依据，为后期预算执行和差异分析等提供依据。另外，在预算调整或预算编制时，针对已申请未报销的费用，也可以通过信息技术平台进行统计，避免预算调整或预算编制时出现漏报、重报等情况。

若企业经营情况不稳定，尤其是初创性企业，可根据自身情况选择是否使用信息程序进行预算编制，若没有合适的条件，可借助Excel中的公式等进行预算编制，但在此过程中也一定要保留好预算的依据，并将最终稿反馈给各部门做最终确认，否则会对后期的预算执行和差异分析等带来较大阻力。

3.2 信息技术在日常费用预算管控中的应用

多数制造业企业实际日常预算管控执行时由于没有完善的制度流程且没有配套的信息化程序跟踪，预算管控的维度和力度与最初想要的效果差异较大，预算成效大打折扣。

费用预算管控维度到费用项目，按照“无预算不花费”“先申请后花费”“花费额不得超出申请额”等理念，同一笔费用预算管控一般分2步：费用申请审批流程、费用报销审批流程。费用报销审批流程中需关联费用申请审批流程，对于报销额超过申请额的不予报销。企业每一类型的费用均按照上述2种模式进行，在此过程中，每一种流程需要根据业务的实质经过不同的部门和不同职务人员的审批，不仅达到了预算管控的目的，同时也提升了企业内部控制能力。

以上过程需要企业有对应的流程制度，运用信息语言将纸质流程制度程序化，对于需要付款等可和对应的资金平台对接，提高企业资源的整合能力。

为解决流程多、流程长等问题，流程设计中会根据金额的大小、是否归属项目预算、是否是特殊事项等进行差异化处理，缩短流程，另外也会借助信息化手段，对每个节点的时间进行限制，避免申请人逐个打电话催促等情况发生，对于超时处理的，信息程序会进行反馈登记，参与绩效考核。

若没有信息化的流程平台设计和运转，无论哪个企业都无法真正将每笔费用进行预算控制和差异分析。若进行线下纸制审批，多数时间都花费在签字的路上，会导致企业各项事项效率低下，不利于企业的健康、持续运营。

3.3 信息技术在专项预算管控中的应用

费用的预算控制除做到总额控制外，还需要对突出的事项进行专项控制，如业务招待费控制。无论古今中外，与他人沟通交流、相互促进才能得以发展，正常的招待也是必不可少的。控制招待费讲究的是适宜和适当。

业务招待费包含日常酒席招待和礼品赠送。若要做好控制，首先需要有量化的制度，如陪同人数与招待人數要量化，单人费用要有最高额限制，每次费用要有最高额限制，确定合理的单次费用额，额度以内简化招待申请、招待费用报销，超过额度，需向更高层级管理层审批，每次招待申请需有招待事由。如实际需要招待，但部门对应月份的招待费用已使用完毕，无论金额多少，是否超出单次最高限额，均需走预算请示，否则不予报销。定期对招待费用进行预实差异分析，根据事由、招待人数、招待周期等进行分析，判定相关招待是否与经济业务活动相关，针对有关的、重要的，后期会加大频次的可做好登记，为后期预算调整和编制作好数据积累。另外，招待费用中涉及的酒水等，若有需要已单独进行采购的，招待过程中使用的，相关的限额费用需考虑，避免费用额外增多的现象发生。

以上相关的数据需用信息化程序将制度进行线上设计，且每个流程节点要设置对应的时间要求，提高业务时效性，也便于后期分析取数。

3.4 信息技术在预算考核中的应用

预算考核是各部门绩效考核的一部分，目前多数企业的预算考核一般以实际可控成本费用降低额（降低率）作为预算考核的主要参考，若仅考虑该事项会导致预算松弛、提前确认收入、延迟确认费用等事项的发生。

若将预算偏差率、预算外事项条数（金额）等作为预算考核的一部分，会在一定程序上解决以上问题。但预算外事项条数（金额）等若没有信息技术平台的支撑，相关数据很难有效统计，不利于绩效公平。

3.5 信息技术在指标预警中的应用

记账一般晚于业务发生，传统靠手工统计业务数据无法及时有效地对经营结果进行预警，但信息程序可以及时登记每笔业务的金额，可在不同的时间段对已发生的业务情况进行预警，并及时提报公司管理层，及时采取有效措施进行管控，为企业的经营管理赢得时间。

3.6 信息技术在解决预算松弛中的应用

预算松弛是指通过低估预算收入或高估预算成本费用使预算目标更易达到，这种情况多数出现在评估部门经理、评估子公司经理及其下属时。预算松弛为意外情况提供了一定的缓冲空间，但也掩盖了公司的实际获利能力，影响公司资源的有效分配。对此，信息技术可利用其强大的数据功能，为预算编制提供依据和参考，在一定程度上对解决预算松弛问题起到一定的控制作用。

3.7 信息技术在弹性预算中的应用

企业预算编制时若对外部环境等估计出现较大偏差，需进行预算调整，预算调整的时间一般用时较短，若进行手工调整，时效性等无法保证。预算的信息化程序若考虑得当，可针对部分费用进行弹性设置，以适应多变的经济环境等。

4 结语

预算制定反映了管理层对未来的预期，是管理愿景和决心的体现，管理层的预期必须通过预算而落地[2]。预算管理是企业管理的重要组成部分，信息技术的应用可以有效推进各项工作的落地和实施，没有配套的信息化制度平台作支撑，预算执行等就无法做到实时监控，经营业务的控制就会失去时效性。信息化制度平台的建立应综合考虑企业的管理水平和绩效导向，需要管理层掌握好管控的力度，不能流于形式，也不能太过刚性，否则不利于经营活动的开展以及员工潜能等的开发，针对重要事项要“刚大于柔”，针对金额很小的事项要“柔性控制”“刚柔相济”，并借助信息化的平台，企业的预算管理的作用才能得到有效发挥。

【参考文献】

【1】瑞夫·劳森，劳森，杨继良，等.管理会计在中国：成本计算方法、成本管理实务和财会职能[M].北京：经济科学出版社，2010.

【2】曹冬.管理会计在京东集团的应用及创新实践[J].中国管理会计，2018（04）：22-30.