科技档案管理中二维码技术的研究及应用

韩照杰

[摘 要]科技档案不仅具有保存价值，而且要运用现代技术手段进行开发和利用，从而为科技创新、社会发展提供必要的支持。二维码作为当下应用较为广泛且技术较为成熟的信息存储、识别技术，具有信息容量大、编码范围广、防伪性能好等一系列优势，在科技档案管理信息化的背景下，具有广阔的应用前景。文章首先概述了科技档案管理中二维码技术的应用优势，随后阐述了基于二维码技术的档案管理系统架构，最后从OR码识别、ECC信息加密等方面，对二维码技术的具体应用进行了总结。

[关键词]科技档案;二维码技术;OR码;数字签名认证

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2021.21.195

1 引言

近年来，上级领导对科技档案管理工作的重视程度和支持力度不断加强，档案管理的信息化水平持续提升，大数据、云计算、AI技术等，相继在科技档案管理中得到了运用。基于二维码的科技档案管理，将科技资料的收集与归档、科技档案的开发与利用等各项工作进行有机整合，无论是在减轻管理压力，还是在提升利用效率和服务质量方面，均发挥了显著效益。在这一背景下，探究科技档案管理中二维码技术的应用策略，成为信息时代发挥科技档案利用价值的重要手段。

2 二维码技术在科技档案管理中的优势

2.1 运用二维码降低档案管理成本

传统的科技档案管理工作需要投入较多的人工成本、物料成本，由于近年来科技档案的爆发式增长，给档案管理部门增加了较为沉重的经济负担。相比之下，随着二维码技术在科技档案管理中的推广，不仅降低了管理成本，而且符合节能环保要求。另外，随着二维码技术的成熟，利用智能手机也可以进行二维码的精准识读，从而进一步突显档案管理便利性和低成本的优势。

2.2 依托二维码提高档案检索效率和精度

科技档案的存储形式上，有纸质档案和电子档案两种;在档案信息方面，包含了文字、图像、表格、音频、视频等多种形式。面对海量化、多样化的科技档案，要想快速、准确的找到用户需要的档案，是一项费时费力的工作。借助于二维码技术，给每一份档案设计唯一的二维码，并将二维码存储在数据库中。后期需要检索、借阅科技档案时，利用大数据技术从数据库中快速匹配，既可以保证检索速度，又能够提高精确性。[1]二维码技术的应用让借阅者减少了等待时间，从而优化了档案借阅服务，进一步提升了档案服务水平。

2.3 利用二维码助力档案管理的转型升级

利用二维码技术可以实现档案信息“一站式跨库检索”，无论采用PC机还是手机终端，都可以采用二维码信息检索技术访问档案信息资源，拉近了用户和档案信息平台间的距离。同时，利用二维码具有的唯一性、安全性和容错能力提高了档案信息检索的精准率、正确识读率。在档案管理中引入二维码技术建立“二维码档案馆”，实现档案管理向“档案+视频+网站”全媒体转型，为推动一站式档案检索通道和智能档案服务平台提供了技术支持。[2]

3 基于二维码技术的档案管理系统研究

3.1 归档

科技资料在归档时，每一份档案都会有唯一的编号。基于二维码技术的档案著录系统，会将档案编号、档案主题、归档时间等基本信息进行汇总，然后生成相应的二维码。如果是纸质档案，将二维码贴在档案盒上。这样后期在进行档案检索时，就可以利用二维码快速查找，极大的提高了科技档案检索效率。除此之外，二维码著录信息会同步在档案管理信息平台上，并且支持二维码信息的自动更新。这样在科技档案的日常管理中无须重复录入。[3]无论是档案分类、筛选还是查缺补漏，都可以高效率的办理。

3.2 整理

嵌入二维码以后，每一份科技档案都拥有独一无二的二维码。在办理科技档案的交接时，档案管理人员只需要扫描二维码，就可以获得该档案的简略信息，用于核对档案是否正确，避免出现纰漏。完成交接后，新的二维码会自动同步并保存在新的档案管理信息平台上。在整理科技档案时，利用二维码也可以追踪档案的借阅情况，查看哪些档案借出以后已经归档，哪些档案借出后尚未归档，从而为档案管理人员进行统计、管理提供了必要的参考。

3.3 借阅

有档案借阅需求的用户，可以登录PC端的网站或移动端的APP，进入主页界面，在线填写借阅申请，包括需要借阅的档案名称、借阅时间、归还时间以及个人信息等。提交申请后，档案管理人员可以在管理平台上收到提示，并进行信息审核。通过审核后，由档案管理信息平台自动生成一个二维码，并以私信的方式发送给该用户。用户在规定时间内办理科技档案的借阅业务，只需要出示二维码就可以获得相应的档案资料。在档案成功借出后，管理平台会自动记录，并根据借阅申请上填写的归还时间，于归还日期的前3天，通过借阅人预留的手机号发送提醒归还的短信。

3.4 鉴定销毁

由于科技档案的生成速度极快，为了节约档案存储空间，需要定期对失效的或是没有利用价值的科技档案执行销毁操作。经过相关人员鉴定，确认符合销毁要求后，生成相应的二维码，然后按照相关程序执行销毁。档案出库时，扫描二维码进行确认，可以避免科技档案被误删。

4 科技档案管理中二维码技术的应用

4.1 基于云計算的OR码识别

OR码是二维码的一种，其特点在于读取速度快、存储容量大、读取结果精确。OR二维码可以记录不同形式的信息，除了普通的文字、数字外，还可以对指纹、图像等进行准确记录。识别OR码后，可以读取内部信息，然后快速检索与之匹配的科技档案。因此对OR码的识别速率有着严格的要求。基于云计算的OR码识别，一方面是保证了精准识别和快速读取的统筹兼顾，目前一些主流云服务器的运算速度可以达到每秒上亿次，可以从海量的科技档案词条中快速检索到与OR码信息匹配的目标档案。[4]另一方面是保证了系统的兼容性，PC终端、解码器、云服务器之间保持良好的兼容，避免出现OR码无法识别或信息不能读取的问题。