高校档案管理实践研究

石贞贞

高校档案管理工作是高校工作的重要组成部分，提升档案管理工作的科学性有助于提升高校的工作效率，进而促进高校工作的有序开展。但是现阶段，高校档案管理工作存在信息化水平较低、档案管理室收集材料不全面、专业人才队伍不足等问题。本文通过分析高校档案管理工作实践以及存在的问题，探索其进一步发展的方向，以期进一步提升高校档案管理水平，为相关研究提供借鉴。

一、高校档案管理工作实践

（一）解放思想，创新高校档案管理工作

高校档案管理者应积极解放思想，创新档案管理工作。首先，高校档案管理者在任何时候都坚持实事求是的原则。实事求是是我们面对生活和工作的正确态度，只有坚持实事求是的原则，才有助于形成正确的世界观、人生观、价值观。档案是对历史的记录，是历史的见证者，高校档案管理者只有坚持实事求是的原则，才能充分发挥档案记录历史的重要作用。因此，档案管理者必须保持持之以恒的奋斗精神以及无私奉献的工作作风。其次，高校档案管理者积极变革档案管理方式，引入新兴信息技术，提升档案管理工作的信息化水平与效率。

（二）以人为本，强化面向全体师生的服务意识

高校档案管理工作讲求以人为本，强化面向全体师生的服务意识。首先，高校档案管理人员将档案管理工作透明化。高校档案管理工作由专人负责，在过去，档案管理多以“保密”的形式进行，这就割裂了档案管理工作与全校师生间的关系。现在高校档案管理者将档案管理工作透明化，及时向全校师生公布存档地点以及存档内容，便于教师以及学生查阅资料。其次，高校档案管理者注重将档案归类存放。高校档案记录的是教师的教学活动和学生的学习经历，对档案进行归类存放可以节约教师和学生查找相关资料的时间。

（三）全面协调，强化各主体间的沟通交流

高校档案管理工作强化全面协调，加强各主体间的沟通交流。首先，高校档案管理者注重与高校行政人员的沟通交流。高校行政人员负责处理校内的各项事务，其中很多内容需要留档保存，以记录学校的发展历程。高校档案管理者积极与行政人员进行交流沟通，可以缩短获得有效信息的时间，提升工作效率。其次，高校档案管理者强化与学生的交流沟通。当今社会就业形势严峻，学生拥有大量证明其经历和能力的材料能够提升竞争优势，但是很多学生在校期间不注重保留相关信息。如若高校档案管理者加強与学生间的联系，则有助于学生在较短时间内获得相关证明其能力与经历的材料，提升就业竞争力。此外，学生将自己的就业信息反馈给学校并在档案管理室进行保留，有助于学校统计学生的就业率。

二、高校档案管理存在的问题

（一）高校档案管理的信息化水平较低

高校档案管理存在信息化水平较低的问题，主要体现在以下两个方面。一方面，大多数高校的档案管理工作依然以手工形式为主，即由档案管理工作人员对纸质资料进行整理、归纳。这种整理方式不仅工作效率低下，而且管理者在整理档案的过程中极易出错，不利于科学、完整地保存档案。另一方面，有些高校虽然在档案管理工作中引入了新兴信息技术，但是对新技术的使用率较低，仅停留在“表面拥有”阶段，不利于充分发挥信息技术的重要作用，不利于提升档案管理者的工作效率。例如，很多高校拥有档案录入与归类电子系统，但是档案管理者并不注重通过电子系统录入内容，这就造成了资源浪费。

（二）高校档案管理室收集材料不全面

高校档案管理室收集材料不全面是高校档案管理存在的问题之一。首先，高校档案管理室中的学生信息较少。高校档案管理室主要记录学校发展以及教师教学成果、学生的学习成绩，记录学生信息的内容少之又少，不利于普通学生从学校档案室中查找资料。其次，高校人事档案是反映教职工信息的重要内容，对于教师日后的职业发展具有重要作用。但是目前高校档案管理室保存教师信息时只留有一些基本信息，忽视了记录教师的教学过程以及教学特色，这就造成了高校档案管理室收集信息不全面的问题。

（三）高校档案管理缺乏专业的人才队伍

高校档案管理缺乏专业人才，这在一定程度上阻碍了高校档案管理的发展。首先，目前高校的档案管理者多为中年群体，他们学习新知识的主动性不强，也不注重通过改变管理方式提升工作效率。而且现阶段的很多档案管理者并没有专业教育背景，只是根据日常习惯进行档案整理与归纳，不利于提升高校档案管理工作的工作效率以及信息化水平。其次，高校档案管理缺乏专业的技术人员，不利于提升高校档案管理室的信息化水平。随着互联网的快速发展，借用各种电子系统进行信息录入与整理已成为常态，熟练使用各类电子系统的前提是高校拥有专业的电子技术人员。

三、高校档案管理发展方向

（一）提升高校档案管理的信息化水平

提升档案管理的信息化水平是促进高校档案管理发展的重要举措之一。首先，高校要加强数字平台的建设。高校应当提高对档案管理工作的重视程度，积极引入各种新兴技术提升档案管理工作的信息化水平，充分发挥档案管理的重要作用。其次，高校档案管理者要提升对各种信息技术的利用率，切实提升工作效率。提升对信息技术的利用率是提升高校档案管理信息化水平的重要举措，档案管理者应当积极学习各种新兴技术，利用新兴技术进行档案内容的录入和归纳工作，以提升工作效率。

（二）增加高校档案管理室的材料内容

增加高校档案管理室的材料内容可以进一步提升档案管理室在高校中的重要地位，促进高校档案管理的进一步发展。首先，高校档案管理者要增加对学生信息的记录与归档。学生的在校表现、成绩单、参与的社会实践项目等都可以成为高校档案管理室的收录内容，以此弥补高校档案记录中学生信息的缺失。其次，高校档案管理者要注重收集教师各方面的信息。不同教师的教学特色不同，研究项目不同，且在学术研究中取得的成就不同，而这些信息对于教师自身的发展来说是非常重要的。高校档案管理者应当及时收集教师的最新信息，以增加档案管理室的材料内容。同时，教师也要注重总结自身的发展经历，并将相关信息交由档案室保管。

（三）建设高校档案管理的专业人才队伍

建设高校档案管理专业人才队伍可以促进高校档案管理的进一步发展，所以，高校要注重引入专业档案管理与技术人才。首先，高校要聘用一批具有专业教育背景的档案管理人员。随着中国教育的不断发展，档案学已经成为一门独立学科，并且为社会培养了一批专业人才。高校在招聘人才的过程中要注重将“科班出身”作为选择标准之一。其次，高校要注重引入掌握信息技术的人才。高校应当通过提升薪资待遇、给予安家费等方式吸引更多技术人才，以提高档案管理专业人才信息技术水平。

四、结语

提升高校档案管理水平，促进高校档案管理实践的进一步发展有助于完善高校工作内容，提升高校工作效率。因此，高校应当强化自身档案管理实践水平。虽然现阶段高校档案管理工作存在一些问题，但是这些问题都能够得到解决。长远来看，高校应当积极借助互联网的重要作用提升高校檔案管理的信息化水平，增加档案管理室的材料内容，建设档案管理专业人才队伍，以充分提升档案管理水平。

【基金项目】2020年度河南省社科联调研课题“中原学构建背景下的汉语国际推广研究”（编号：SKL—2020—841）;2020年度南阳师范学院校级思想政治专项课题“地方特色文化资源融入汉语国际推广基地的建设研究”（编号：2020SZ007）;2020年南阳师范学院校级决策研究课题“汉语国际推广发展机制改革”（编号：2019WYJC13）。

参考文献：

[1]杨舒然.基于科学发展观指导下的高校人事档案管理策略探析[J].产业科技创新，2020（1）：123-124.

[2]黄宝春.创新与重构：新时代中国特色的高校档案管理学[J].浙江师范大学学报（社会科学版），2019（1）：112-120.

[3]林秀.高校档案信息化管理问题及对策研究[D].福州：福建师范大学，2017.

[4]王金晶.高校档案管理的公共服务质量优化问题研究[D].上海：上海师范大学，2016.

[5]叶青青.关于高校档案利用工作的研究[D].福州：福建师范大学，2016.

[6]肖文.知识管理理念观照下高校档案信息服务研究[D].哈尔滨：黑龙江大学，2015.

（作者单位 南阳师范学院地理科学与旅游学院）