当前企业档案收集与整理存在的主要问题及对策

石丽桦

摘 要：收集与整理是企业档案管理的一项基础性工作，直接影响企业整个档案管理工作的顺利开展。基于此，本文分析当前企业档案收集与整理工作中存在的主要问题，提出做好档案收集与整理工作的对策，供参考。

关键词：收集;整理;档案;企业;问题;对策

企业档案类型多种多样：经营（行政）管理、生产技术、基本建设、仪器设备、人事、会计等档案，在企业发展中发挥着重要作用。档案收集整理是企业档案管理工作的基础环节，是确保企业档案齐全完整、安全保管和有效利用的重要前提。在信息社会高度发达的今天，档案信息资源越来越多，企业档案收集面临一些新的情况和问题，需要我们认真对待，深入分析研究，采取有效对策，及时解决

1 现阶段企业档案收集与整理工作中存在的主要问题

1.1 对档案收集与整理工作重视程度不够

一些企业未能正确认识档案收集与整理工作的重要性及作用。有的企业档案收集与整理工作未纳入企业档案管理应有的议事日程，未制定相关的规章制度，档案收集与整理工作难以顺利开展。有的企业虽然制定了档案管理制度，但并没有在实际工作中有效落实和严格执行，形同虚设，难以有效发挥作用。

1.2 档案管理人员的收集整理意识薄弱

一些企业档案管理人员收集整理档案的意识比较薄弱，档案收集整理能力及专业技能不强，实效性差。有的档案管理人员收集划分档案资料时，更关注重要的文件资料，对于普通的档案资料缺乏重视，降低了档案收集与整理的效率和质量，甚至出现珍贵的档案资料收集不完整、缺失及破损的问题，难以保障档案的全面性和真实性。有的档案管理人员责任意识不强，尤其是各相关业务部门兼职负责本业务部门档案收集的人员，或出于日后自己工作方便随拿随有的思想，不愿意归档移交给综合档案室，用的时候才发现无从查找。有的没有认真核实资料的来源及出处，缺乏严谨性和规范性，不能确保档案材料的真实性、可靠性，影响档案利用。

1.3 档案收集工作不到位

现阶段企业档案收集与整理工作不到位的现象比较普遍。

1.3.1档案收集整理流程规范性较差。档案管理人员在进行档案归类时，没有按照规则严格合理地分类排列，对文件资料的摆放较随意，交叉归档，不成章法，严重降低了管理工作的效率与质量。

1.3.2 档案收集与整理工作模式陈旧。随着现代科技的快速发展，企业档案中不仅包括纸质档案，也出现了许多数字档案，由于受传统档案管理模式的影响，对数字档案的认识不足，电子档案管理难以落实，无法与传统纸质档案管理模式有机融合，最终使得企业档案工作效率与质量无法有效提升

1.3.3 档案信息的真实可靠性较低。档案是企业历史信息的统计及记录，只有保证档案资料信息真实可靠，才能够充分发挥作用。目前企业档案收集与整理工作中仍存在信息篡改现象，档案信息的真实可靠性降低。

1.3.4 档案完整性不足。一些档案在时间和页码上有连贯性。而有些企业在收集整理档案归档时，没有将相关时间（要素）录入其中，存在档案缺页的现象，大大降低了企业档案资料的完整性。

1.4 实际整理操作不够规范

1.4.1 文书档案

1.4.1.1 重“红头”文件材料收集、轻其他文件材料。特别是各类基础性文件材料的收集与归档比较欠缺，如党组（支部）会议记录、各种会议形成成套材料、总结、计划、报表、反映重要活动过程、评先表彰材料、收发文登记簿、职工花名册、介绍信存根等。

1.4.1.2 档案编目不够规范，如合同协议的题名未体现甲乙双方及合同内容，会议纪要题名未摘录议题，文件办理单未摘录文件主要内容，涉及本單位人物的题名未补充姓名，内情通报、会议纪要等特殊文号填写不规范;在多个责任者之间未用“;”隔开，责任者未使用全称或规范简称。

1.4.1.3 文件排列不够系统，如同一事项的关联文件未集中排列，分开排列的请示、批复未相互备注，“件”内文件未按正文、附件、签发单、草稿、账外文件顺序排列。

1.4.2 科技档案

文件类目与项目划分的准确性，相关项目归档范围判断的准确率、案卷题名是否完善，卷内目录是否逐条录入，是否编页码，填写卷内备考表，是否收集归档项目施工照片等，容易被忽略，导致不齐全、不准确。

1.4.3 会计档案

1.4.3.1 会计档案编制不够规范、完善。如账簿、报表、其他类未用绵纸封角，财务报告未盖财务专用章、缺卷内目录，会计凭证包角未盖骑缝章，备考表格式误用文书档案格式，备考表中财务负责人、立卷人以打印或复印代替亲笔签名，财务报告、账簿漏编页码，案卷编号不规范，会计档案卷皮（盒）填写不完善

1.4.3.2 案卷目录填写不够规范，案卷题名填写未体现立档单位、年度月份、会计形式等。

1.4.4 声像档案

1.4.4.1 企业公务活动中形成的声像材料收集和归档较少，如录音、录像、反映本单位核心业务活动的照片，照片说明一同移交不足，整理人员无法完整地填写照片六要素说明。

1.4.4.2 整理、编目与装具不够规范，照片编号不规范，组号未编写，照片说明中背景信息、人物位置交待不细致。

2 解决企业档案收集与整理工作中存在问题的对策

2.1 提高对档案收集整理工作的认识，建立完善相关制度

为进一步做好档案收集与整理工作，发挥作用，必须转变观念，提高对档案收集整理工作的认识，将档案收集整理作为企业档案管理工作的重要内容来抓，归档制度，明确档案分类方案、保管期限划分，归档时间、范围、要求等，全面提升效率。应明确归档期限，合理分类，避免出现遗失。应合理确定档案归档范围。根据企业的主营业务、发展目标、组织架构和生产经营活动，确定企业档案的归档范围，确保档案归档范围的适应性及针对性，保证企业档案齐全完整。应及时更新完善档案管理制度，结合实际需求及企业发展情况，及时对档案管理制度中存在的不适应性进行调整和更新，确保制度能够适应不同阶段档案收集与归档工作，避免出现与实际需求不一致的现象。

2.2 改进工作方式，规范和提高档案收集与整理的有效性

进一步加强企业档案收集及整理的规范性，采取行之有效的措施，加大收集力度，注重加强基础性文件材料、实物档案等特殊载体档案材料的收集归档，应收尽收、门类齐全、整理规范。对传统落后的工作方式予以改进，提高档案收集与整理的有效性。

2.2.1 应对档案管理的各个环节设立专门或者兼职的管理岗位，配置专门管理人员，收集、整理、归档、保存阶段性档案材料，实时监控档案管理工作，一旦发现问题，及时上报并作出有效处理，保证档案收集整理工作的有效性。

2.2.2 进一步加强档案信息化建设，引进先进的管理理念和信息化管理设备，开发企业档案管理信息系统，全面推进企业档案信息化建设，提升档案收集整理的效率。应把档案数字化工作纳入档案工作重要内容，统筹规划和安排室藏档案数字化工作，加快传统载体档案数字化。建立电子文件管理制度，推动增量档案电子化，不断提高档案信息化水平，为企业的发展提供更好服务。

2.2.3 从被动向主动方式转变。档案管理人员应化被动为主动，积极与企业其他部门沟通联系，统筹安排档案收集整理工作进程，制定合理工作流程，定期检查，确保完整性、真实性，满足档案资料高效利用需求。

2.3 加强宣传培训，提高企业有关人员收集整理档案的意识及能力

企业有关人员应进一步增强责任意识，通过宣传教育，使其正确认识档案工作在企业发展中的重要性，不断提高对档案工作重要性的认识，增强档案工作责任意识，培养专业技能与专业素养，保证企业档案收集与整理工作高效开展。

2.3.1 企业应加强档案管理的普法宣传教育。企业应多渠道宣传档案工作，普及档案管理工作基本知识、法律法规;通过生动事例对档案的性質及内容等方面知识进行讲解，让相关人员能够认识到档案管理在企业发展中的重要性，在实际工作中自觉遵守档案管理规章制度，积极参与档案管理有关工作。

2.3.2 加强对档案管理人员的业务培训。应结合档案管理人员实际工作情况及阶段性绩效考核目标，健全机制，加大资金投入，采取有力措施，制定合理的、有针对性的专项培训计划，提升档案管理人员的管理理念，促使掌握专业知识，提高业务能力。应对培训效果进行必要的考评，及时发现不足并予以完善。

收集与整理是企业档案管理的一项基础性工作，对搞好企业档案管理工作有重要影响和作用。企业档案管理部门应加强档案收集与整理工作，针对工作中存在的问题，采取有效的对策，提高档案收集与整理工作的规范性和有效性，为企业档案管理工作的正常开展奠定坚实的基础。

参考文献：

[1]彭婕.企业档案管理工作现状及创新发展对策[J].企业改革与管理，2020（20）：25—26.

[2]张琳.企业档案综合管理优化策略分析[J].城建档案，2020（09）：65—66.

（作者单位：福建泉厦高速公路管理有限公司）