铁路企业档案管理中存在的问题及解决对策

文/冯 娜

铁路，作为国民经济大动脉之一，其重要性越来越突出。面对新时期，我国铁路承载着更多更重要的运输任务，各项铁路工作档案的运用、借鉴与助力价值愈加凸显。然而，档案收集、整理等工作更加繁杂，传统的档案管理方式已经不能满足现在的工作需求。本文通过分析铁路企业档案管理中存在的问题，提出了相应的发展对策，以期能够进一步提升铁路企业档案管理水平，助推我国铁路加速运行与快速发展

近年来我国铁路行业飞速发展，为社会经济发展提供了运载能力保障。作为铁路建、运、营的记录者——档案，对铁路企业的发展起到重要的回顾、参考、借鉴意义，是铁路企业创新发展不可缺少的宝贵资源与财富。由此可见，对铁路企业档案管理进行创新，提高档案管理的质量和水平，能够为企业发展提供决策参考，从而帮助企业可持续发展。

一、铁路企业档案管理中存在的问题

1.档案管理人员综合素养有待提升

铁路企业传统管理中，档案价值开发率低，对档案重要性认识不到位，导致企业管理中对档案管理人员的专业性要求并不高，管理过程中主观性较强，规范性缺失。而且管理人员多来自岗位调动的人员，吸收、聘请的专业性管理人才较少，使得铁路企业档案管理团队专业人才十分缺乏，档案利用不足。除此之外，由于管理人员对档案认识的专业性缺失，往往产生档案泄露、丢失、不完整等问题，档案安全性无从可言。当前大数据信息化环境下，这样的档案管理队伍和管理能力明显跟不上时代的步伐，极大地影响了档案的利用、分析、挖掘和开发。

2.档案管理信息化建设力度不够

近年来，我国铁路建设飞速发展，产生大量的档案资源，要求档案管理朝电子化、信息化、智能化方向转变，原有的纸质档案、新产生的电子档案、图像档案、声音档案等等，都需要特定的电子存储硬件提供有效的存储空间，这需要企业投入大量的经费来建设、完善硬件体系。但实际情况是，铁路企业现有的硬件系统距离支撑档案信息化管理的硬件系统还有一段距离，需要企业加大投入力度尽快对硬件设施进行升级、优化和完善。

3.铁路企业档案管理制度不健全

科学完善的管理制度是档案管理规范化、标准化、科学化的有力保障，能够很好地约束管理人员的工作行为。铁路企业现在的档案管理制度仍然延续传统管理模式，更新和完善不足，与当前信息化数字化时代极不适应，导致管理人员工作主观性太强，管理效率和管理质量都无法提高。还有的铁路企业管理部门对档案归档重视不够，不按管理制度及时归档档案，导致管理工作跟不上、工作受阻等问题发生。

二、铁路企业档案管理水平提升的对策

1.加强对档案管理工作重要性的认识

大数据信息化背景下，铁路档案的价值得以挖掘，档案的重要性更加突出，铁路企业要重视档案的管理，加强档案管理宣传，让企业所有员工都认识到档案对企业创新改革和企业发展的重要意义，从自身做起，积极配合档案管理人员的相关工作。必要时，档案管理与企业人文结合起来进行宣传展览，使全体员工都了解管理档案的目的、档案的用途、档案的价值等，从而形成全新的企业文化和管理氛围，为档案管理的改革与创新创造良好的人文环境和良好的氛围。

2.加大铁路企业档案管理队伍建设力度

档案管理团队专业水平提升后，档案管理水平和管理质量、管理效率才能得到提升。首先，通过引进、吸纳、聘请等方式进行人才更新，提高管理团队的整体素质，使档案管理走向专业化、体系化，进而实现科学化。其次，管理团队执行力强，能够严格按照制度和规范进行档案管理，保证档案信息完整、及时归档和完善，促进档案管理走向规范化和标准化。最后，管理团队除了提升专业素质外，还要有档案开发的意识和能力，热爱档案管理工作，养成良好的职业操守，注重档案管理质量的提高，能够积极运用新技术、新方法、新系统实现档案管理效率的提升，保证档案管理安全、完整、标准、规范，使之更好地服务于社会和企业的自身发展。

3.加快推进档案管理信息化建设步伐

信息化、数字化档案管理需要配套完善的硬件设施才行，因此，铁路企业要加大硬件配套的资金投入力度。首先，引进先进、专业、性能好的设备进行档案管理，提高档案管理的质量和效率，避免出现数据溢出或覆盖，保证档案的完整和有效。其次，信息化建设中，服务器建设、档案柜、档案房、移动存储、消防设施、网络架构等要独立建设，实现专用性来提高安全性能。最后，优化的硬件体系需要良好的、专业的、规范的软件系统进行驱动和使用，才能有效提高铁路企业档案管理的质量，提高档案管理的效率，推动铁路企业档案管理逐渐走向信息化、自动化、数字化和智能化，方便后期档案数据的收集、汇总、整理、存储和利用。

4.建立健全铁路企业档案管理制度

铁路企业档案管理制度需要完善和健全，才能使其与现代化档案管理技术相适应。首先，档案收集制度与档案归档制度要进行完善，收集档案数据要及时、完整、有效，并进行分类归档。在收集数据时，要具有工作主动性，走出办公室到数据相关方寻求档案数据，或者主动联系相关方进行档案数据的在线收集，并对信息规范性进行审核。其次，档案存储制度进行完善和健全时，开展多方式共存的存储方式，将纸质、数字信息、多媒体、图像、声音、视频等收集起来并进行汇总分类，存储时建立关联性，形成完整的档案信息。最后，档案制度要进行规范化和科学化完善，管理流程面向信息化进行改革与创新，使档案管理流程规范、系统，建立档案检索信息、目录等，方便后期查阅和开发。

5.深入挖掘铁路企业档案用途与价值

能够开发的铁路档案信息可在公共服务平台进行共享，具有使用权限的用户可从平台查阅和使用。具有铁路发展史功能的档案，可供体系内部人免费学习和交流，从而提升凝聚力和向心力。加大铁路人文、历史、功能、作用以及未来发展的宣传，建设铁路开放博物馆，形成铁路文化窗口，使档案管理人员、铁路人、公众都能了解铁路建设史，积极配合，相互支持，为铁路管理和建设贡献力量。

综合上述，档案作为铁路企业各项工作的见证，是铁路企业总结经验教训与制定发展方略的重要参考依据。必须要加强对档案管理工作重要性的认识，加大铁路企业档案管理队伍建设力度，加快推进档案管理信息化建设步伐，建立健全铁路企业档案管理制度，深入挖掘铁路企业档案用途与价值，才能更好地保障铁路企业实现可持续发展。