人工智能技术在档案管理工作中的有效运用

文/王景杰

人工智能技术就是模拟人的大脑进行思维，诸如依靠信息技术、网络技术、云技术等，进行操作与管理。本文从说明人工智能技术在档案管理工作中的重要性切入，重点分析人工智能技术在档案管理工作中的有效运用，借以实现为档案管理工作提供有益的助力

人工智能模拟人的大脑进行思维推导，依靠信息技术、网络技术、云技术等可模拟人工进行操作或管理，达到解放人力的目的。在档案管理中引入人工智能技术，能够快速响应用户的需求，实现档案服务的精准定位，从而提高档案服务的质量和效率，为档案管理的可持续发展提供助力。

一、人工智能技术在档案管理工作中的重要性

1.有助于满足档案管理工作发展需求

档案管理中涉及到保密、安全方面的内容时，档案服务需要加强安全操作与管理，这无疑增加了管理人员的工作压力。引入人工智能技术进行档案管理和服务，就可以根据管理需求预先设定档案的开放程度，并根据档案的密级提供相应的智能服务，减轻管理人员的工作压力。例如，恒大集团利用人工智能技术在保密档案形成之初就设定了语料库，然后利用语音搜索技术进行档案定位，实现音频档案输出，为档案管理和档案开发提供了便利。

2.有助于响应国家政策的发展宗旨

人工智能技术嵌入档案管理符合国务院《人工智能发展规划》政策，能够积极与人工智能企业寻求合作来推动档案管理水平的提高，推动我国档案管理手段和模式走向世界前列。在政策的引导下，档案管理的人工智能应用也在根据现实情况进行不断变革和创新，其目的就是提升档案的管理与运用价值，服务人民、服务社会、服务经济、服务国家。如一些档案管理的专利不再保密，这对于相关技术的推广、深入研究起到了良好的智能管理作用。

3.是信息技术进步后的必然发展大势

随着信息技术、网络技术、大数据技术应用的层次不断加深，档案管理也迎来了信息化时代。信息技术发展迅速，人工智能如雨后春笋般发展，使得计算机成为了人类决策的有力帮手。人工智能嵌入档案管理完全依赖于信息技术的进步。可见，信息技术的不断拓展，将推动档案管理走向智慧化服务、智能化发展方向。而且，在信息技术的支持下，大数据技术的挖掘功能在档案智能管理中将发挥越来越重要的作用。

二、人工智能技术在档案管理工作中的有效运用

1.人工智能技术的有效应用的首要前提是更新档案服务理念

面对大数据信息化时代，档案管理要转向服务型和业务拓展型，首先需要更新服务理念。面对用户的多元化需求，档案信息资源服务要做到精准而全面，离不开AI技术的加盟，最终实现档案服务的个性化定制。档案管理中运用AI技术，能够在服务过程中更好地体现需求导向，体现以人为本的服务理念，除了精准性更高外，服务范围更全面，服务更加细致和周到，档案信息资源服务更加高质高效。同时，档案管理人员能够形成主动服务意识，更新服务理念，挖掘业务拓展的各种可能，促进档案管理服务的同时拓展业务空间。

2.人工智能技术在档案鉴定工作中的运用

人工智能技术可以模拟人脑进行推演，从而表现出外在的自我学习、自我识别功能。其原理就是运用大数据技术进行目标分析和挖掘，从而激活目标数据，达到人工智能使用的目标。所以，在运用人工智能前，需要数据库来提供大量的档案数据，利用计算机的深度学习原理反复实践，并聘请专业的档案鉴定专家进行档案数据的鉴定，将其录入到档案数据库中，供计算机对这些档案数据进行学习和实践，掌握档案鉴定的方法和规律，为档案管理人员提供鉴定帮助，最终实现档案智能鉴定，为后续的档案使用、档案服务、档案价值挖掘打好基础。

3.人工智能技术在档案深度挖掘中的运用

通常而言，档案定位往往是用户需求的定向表达后确定的。这种方式传统低效，档案利用率很低。有些档案馆虽然对档案信息进行了一定的宣传，但服务范围不广。而在AI技术的支持下，人工智能借助OCR技术可以将档案进行文本形式的语义拆分，通过语义框架、知识图谱等重新建立档案信息网，进行联网服务，可以更好地挖掘出档案数据背后的规律。因此，人工智能嵌入档案管理将重点应用文本深度挖掘技术实现服务升级。

4.加强人工智能技术在档案管理工作中的学习与总结

首先，档案管理引入人工智能后，服务的深度和广度转向更深层次，新技术、新成果在档案管理中应用得越来越广泛，就会产生一定的人工智能档案管理理论。因此，档案工作者在档案管理过程中要有终身学习的意识，加强学习与总结，利用好人工智能做好档案管理工作。其次，在学习和总结时，善于发现缺点和不足，要有创新精神，大胆尝试人工智能应用的新方法，甚至跨专业开拓创新，只要能够提高档案管理的质量、档案服务的水平、档案挖掘的效率就是有益之举，应该提倡与赞扬。

毋庸置疑，人工智能档案服务模式是信息技术进步后档案管理工作的必然发展方向，是满足档案管理工作发展需求和响应国家政策发展宗旨的重要手段，档案工作人员需要积极更新智能档案服务理念，在档案智能鉴定和档案文本深度挖掘等工作中不断学习与总结，为档案管理工作实现现代化、可持续发展提供有力的保障。