基于新冠肺炎疫情下高校档案信息化建设的认知与思考

文/郭东花

档案信息化建设对提高档案管理水平和质量以及优秀服务具有重要意义，特别是在2020年以来，在新冠肺炎疫情影响下，人与人之间的交流转变为“人机”交流，更加依赖网络信息化等科技手段来获取信息。因此，加快档案信息化建设对提高档案服务价值具有重要意义

2020年一场突如其来的新冠肺炎疫情既是检验各行各业信息化建设的试金石，也是加速其更新发展的催化剂。其中，档案的信息化建设工作也不例外，特别是高校档案工作，在新冠肺炎疫情防控中发挥了重要作用。当前，虽然新冠疫情在我们国家得到了良好控制，但后疫情时代下对各行各业带来的影响依旧不可避免。首当其冲受影响较大的就是线下各种产品，而有效解决的方法就是加快并提升信息化建设步伐，尽可能地采用线上形式替代线下。档案工作信息化已基本全面普及，但为了更好地从容应对今后类似新冠疫情等重大突出范围的公共事件，加快推进档案建设信息化水平尤为重要。

一、档案信息化建设为新冠肺炎疫情防控工作发挥积极作用

高校档案记录着学校的办学发展历程，以及历年教师和学生在校期间的思想、活动和成果，具有存凭、留史、资政、育人等重要作用。在今年的新冠肺炎疫情期间，高校档案馆及时发挥其信息化建设功能，不但缓解了特殊时期档案员不足带来的工作压力，同时便捷的信息化手段也极大地降低了人力劳动，节约了档案管理成本，也提高了档案管理的工作效率和服务功能。

（一）档案信息化建设为广大师生提供便捷查询服务

新冠肺炎疫情严重期间，高校作为师生查档使用频率较高的部分，为了排除新冠肺炎疫情带来的风险和隐患，档案馆上至领导下至工作人员集思广益召开线上视频会，通过商量、提出建议拿出应对特殊时期查档工作的解决方案。一致认为档案信息化必须发挥重要作用，切实搞好为民服务。根据师生以往的查档需求和特点，开通线上便民查阅窗口，避免了现场查档可能造成的交叉感染或不良隐患，既保障了师生的生命健康安全，也确保了档案服务质量。

（二）档案信息化建设为疫情防控工作提供信息参考资源

档案信息化建设的核心在于档案保存方式的转变，也就是以数字信息化存储方式取代传统实物存储，这种以数字化信息存储的方式可以不受空间与时间的制约，更便于第一时间寻找和查阅有关新冠肺炎疫情方面的各种文字、视频、图像、音频等多形式的档案资料和历史记录，与传统实物存储相比较，为分析疫情、做好防控工作提供更全面、更广泛的参考信息和有效凭证，为快速分析形势、得出结论、实施新冠肺炎疫情防控方案提供了积极帮助，充分发挥了档案资料的服务价值。

（三）档案信息化建设为整理疫情防控资料提高效率质量

2020年初，突然暴发的新冠肺炎疫情，在我国全民上下抗击新冠肺炎疫情防控工作中形成了大量的真实的文件资料和历史记录，除了文字还主要包括音频、视频以及图片等重要宝贵资料，及时做好这些资料的信息归档，对今后的经验借鉴、历史研究和资政育人都具有十分重要的参考利用价值。但新冠肺炎疫情防控资料涉及面广，分布社会各个角落，且内容繁多，同时新冠肺炎疫情防控工作又是一个系统复杂庞大的工程，由于工作相互交叉必然出现内容相互重叠，要及时整理归档并非易事。但自公开发布新冠肺炎疫情不到半月之后，2020年2月初，国家档案局就发布了《关于做好新型冠状病毒感染肺炎疫情防控期间档案工作的通知》，其中特别强调指出：“各级档案部门要充分利用现代通讯技术，灵活采用电话、办公网、短信、微信、移动客户端等适宜方式，加强对疫情防控材料收集归档工作的业务指导，积极争取将档案工作纳入防控工作的总体部署，做到疫情防控档案应收尽收、应归尽归。”这份文件充分体现了现代科学技术、移动互联网信息技术在非常时期对档案资料归档方式的影响和作用，特别是相较2003年“非典时期”归档工作有了较大进步甚至是质的飞跃。目前进行的档案信息化技术不仅可以及时记录和保存弥补纸质材料所不易达到的水平和质量，也为今后出现的突发疫情事件提供更为全面、精确和详细的历史资料；更重要的是对量大繁杂的各类资料、数据提供了便捷有效的分类管理路径和整理方法，有效地提高了归档质量。

二、档案信息化建设存在的问题

档案信息化建设是我国信息化战略在档案领域的具体体现，也是我国档案事业发展的战略目标。档案事业的发展和腾飞，既要依靠科学技术的发展进步，又要依靠高素质管理的人才队伍。档案信息化建设内容十分丰富。信息化的难点在于信息的收集和保存，核心是电子文件的管理。虽然档案信息化建设在这次新冠肺炎疫情防控大考中发挥了积极作用，提供了有效服务，方便了师生，档案信息化功能实现了稳定发挥，但仍存在一些不尽如人意的问题。诸如：

一是档案信息化建设重视程度不够。部分高校对档案信息化建设仍存在不够重视现象，功能开发及现有模块未能全员普及，同时加之对档案信息化建设宣传教育力度不大，导致部分人员的思想观念仍停留在传统线下运行管理的模式当中，这点在此次新冠肺炎疫情中就暴露出了缺陷，疫情期间部分高校的档案馆处于停闭状态，对需要查阅或利用档案资源的公众造成一定的困扰。

二是档案信息化管理不规范。高校的档案信息库都是独立运行，造成档案信息化转变形式复杂多样，未达成统一标准，在使用过程中存在信息系统不能互联互通，因此使得档案信息资源在一定范围内的共享服务方面受到诸多不利影响，限制了档案信息化管理功能的有效发挥，致使信息不能达到最大化利用和有效发挥，同时也造成一定程度上的资源浪费。例如，受新冠肺炎疫情的影响各地都按下暂停键，交通阻断，如何在异地异网合法地查阅获悉档案信息值得进一步思考与探索。

三是档案信息化建设创新不足。目前常规文件、记录等大部分资料实现了信息化归档管理，但对于机要档案，其信息化建设仍存在争议，目前的存储形式仍主要以传统的纸质版载体为主，但随着信息化脚步的不断加快，安全技术的升级加固，机要档案的管理运行则缺乏与时俱进和创新发展，特别是受此次的疫情影响，导致纸质版的机要材料的阅读人数、阅读时间、传阅速度严重滞后，信息传递及获取存在弊端，进而影响了部分工作效率。

三、高校档案信息化建设的对策

去年，我国针对《档案法》进行了再次修订，这表明了我国档案建设向规范化、法制化建设的步伐又迈进了一步，信息化建设是进入21世纪以来的新型产业，更需要制度、人力、科技等各方面条件加强保障才能有效推进其建设并发挥最大效能。特别是针对这次新冠肺炎疫情中档案管理及运行中出现的情况，我们通过综合分析与思考，坚持问题导向和目标导向，积极探索优化档案信息化建设方案，提升档案信息化建设水平，不断助力档案事业加快发展。为此，特提出以下对策：

对策之一，提高认识，筑牢档案信息化建设基础。推进档案信息化建设是推进档案现代化高质量发展的有力抓手。必须深刻认识加强档案科技发展、档案信息化建设、档案管理队伍建设及不断提高档案管理人员素质的重要性、必要性和紧迫性。因此，高校应进一步重视档案信息化建设，加强组织领导，夯实档案信息化建设目标责任，同时加大资金投入，重视宣传和引导工作，加强档案信息化人才队伍建设，重视信息化应用培训指导，不断提高档案信息化管理水平，以此推进档案事业完成跨越内涵式发展目标，为高校发展提供重要的理论依据和实践动力。

对策之二，规范管理，保障档案信息化建设扬长避短。档案信息化建设已势不可挡，而档案信息化管理与信息技术及相关设备有着紧密联系，因此其建设水平会有所制约，也会有一定的安全风险，因此，努力克服其缺点的同时更重要的是发挥其长处，高校应建立档案信息化规范制度、档案信息安全制度，并制定统一标准，这样不但可以提高档案资源的有效整合与利用，提高信息的安全保障，还有助于信息集成，进一步实现建立资源服务共享平台，更好地发挥档案的开放性、动态性、使用性和互动性等特色优势，不断提高档案信息化管理质量，并为今后的突发事件提供可靠的大数据库和安全的交流平台。

对策之三，注重创新，推进档案信息化提速增效。一方面要针对机要档案进行进一步探索研究，实现其信息化建设，从而有助于在特殊时期安全可靠的前提下提高工作效率，保障工作质量；另一方面，要加快档案信息化管理技术升级与创新，特别是将包含有文字、图标等多方面内容复杂、种类繁多的信息如何实现快速录入、收集、整理方面的技术，从而防止出现复杂多样的编码，给档案信息化管理工作带来困扰，降低档案管理工作效率。

档案信息化建设是当今信息技术发展带来的技术转变，同时也是大数据时代背景下的必然发展趋势，与传统档案管理模式相比，信息化建设有助于提高档案资料的服务功能和参考价值。因此，把高校档案建设成一个巨大的信息资源库具有重要的现实意义，而档案信息化建设是实现这项目标的有效途径和重要方式。诚然，时下我国档案信息化管理仍处于探索阶段，还需要相关领域科研工作者和管理人员进一步加大技术的研究开发和管理模式的探索实践，由此推动高校档案信息化建设工作不断向前开拓，从而实现档案事业蓬勃健康发展，借以更好地服务于经济社会发展和有效地服务于社会民生。