谈如何有效利用病案库房空间

文/滨州医学院附属医院 刘洪云

病案室库房是病案管理工作的关键环节，库房存放大量的纸质病案原件，对其进行科学保管、延长病案的使用寿命是库房管理工作的主要内容。相关文件明确规定，病历的保存不能少于30年，有条件的可永久保存，因此有效利用库房空间至关重要。原因如下：一是部分医院通过租借场地或者是委托公司保管部分病历，虽然暂时解决了库房面积不足的问题，但是储存和调阅病案的成本却大大增加，而且很难进行集中管理；二是由于病案管理不能直接产生经济效益，所以医院往往是“重临床医疗，轻病案管理”，争取新的空间难上加难；三是目前各大医院积极推进电子病历提升等级，希望实现无纸化，但也要经过半无纸化状态（即保存少量纸质病历）。据数据初步统计，目前每份45页的病历无纸化后缩减到8页左右，需纸制保存，完全无纸化是个漫长的过程；四是增速数量巨大，由“表1”可知，某三甲医院自1977年建院至今病案约有120万份，2012年库房搬迁后总量倍增。在现有的条件下，医院通过按架拆架去架和装箱摞箱子的方法，缓解了纸质病案存储紧缺空间，解决了目前病案管理面临的主要问题。

一、按架子摆病历

据了解，架子购置大多选择密集架，移动密集架比固定架节约50%的空间，具体优势说明如下：1.密集架架体是框式结构；2.每列密集架之间均有制动装置，开闭方便。开架查取资料时只需拉出制动把手，架体不会被他人移动，可有效保证查阅人员的人身安全；3.密集架传动机构采用精密内调心轴承，实心钢，双轴转动，移动灵活，摇动轻便；4.密集架手柄可折叠，以避免通行障碍。

某三甲医院于2012年在已有3个库房20个密集架的基础上，进行了搬迁改造，扩大为9个库房100个密集架，密集架6层，每层5格，每格放150份病案，一个密集架两面共放9000本病案。并通过不断拆架装箱摞箱的方法，满足了现在120万保存需求。详见“表1”。

表1 拆架装箱摞箱对照表

二、拆架子装箱子

某三甲医院每月新增病历9000份左右，新增病历回收录入扫描装订后，交接分类依序上架，每月医保约有200本借阅最新2个月的数量未上架；另外医生职称评审每年需要借阅几百本病案原件，近几年新生病历必须有序摆放在架子上便于查找，只能将几年前的历史病历陆续装箱拆架层摆放。装箱后所需要的库房面积大大减少，密集架也节省30%空间，由“表1”“表2”可知，2014年70万病历需要63个架子,装箱后只用了47个架子，一个架子放150箱（拆掉活动架层并包括架顶）。此方法更好地保存了原始病历，便于调阅服务和移库。

病案箱设计及装箱要求：1.箱子内层有防潮塑料薄膜，前面是大字病案箱和医院名称，后面是库房号、箱号、住院号，左面是妥善保管严格保密字样，右面是箱号和防水防火图标；2.装箱时给每个病历箱编号、装箱上架登记本详细记录，并制作箱号对应电子清单、档案总箱量表；3.箱子尺寸根据架子空格大小而定，每箱数量因病历厚薄而不同，第一箱装最早的病历400本，每箱平均200本左右，由“表2”可知，图书馆一楼库房历史病案装箱上架283200份，装箱1042个，每箱平均277本，1~4号库房420858份装箱2102个，每箱平均200本。

表2 病案存放分布表

三、去架子摞箱子

2015年，某三甲医院实行了病案数字化，对40年近百万的纸质病案进行了扫描加工，建院庆祝40周年时统计4个10年的病案分析比较：前20年中最高的一年刚刚超过1万份；第三个10年中最高的一年接近3万份，即递增两倍；第四个10年中最高的一年超过9万份，又递增多倍。另外“表3”说明，近8年期间每月新生病历由5917份到7683份再到目前9203份。病历越来越厚，2018年100043本、4274522页，每本平均45页，由“表1”可知架子空间寥寥无几，为此又采取去架子摞箱子的方法。

表3 病案年度统计表

箱怎么堆叠才能做到美观、稳固，还能防潮？对接肯定是不牢固的，就是一层纸板要压在另一层纸板上，稍微不注意堆叠的纸箱就全都倒下了；即便是不小心碰到了，纸箱也会摇摇欲坠。纸箱倒在地上，箱角就会折弯、受损。纸箱摞起来容易，但若想摞整齐漂亮，却有一定难度，可尝试采取以下办法：1.加高地板防水；2.接缝处要搭接：根据空间大小选择3、5、7花中一个形式，即选择两排3箱、两排5箱、两排7箱一组，隔层方向对转交替叠摞，一般库房堆放9层。2019年10月，医院把30年前历史病历283200份1042箱，利用不规则小空间实行了去架子叠摞，节约了4个架子的空间进行应对病历周转。医院多年经验总结是：库房创造空间、病案永久保存、提升服务质量，这些方法值得学习推广。