加强干部人事档案信息化管理全面促进企业人事管理创新

郭海琴

摘要：文章主要分析了干部人事档案信息管理工作的重要性，以及建设思路和主要内容，且闡述了现阶段干部人事档案管理工作存在的不足，并有针对性的提出了如何不断完善干部人事档案信息化管理，希望能为相关部门提供一定的参考意义。

关键词：干部人事档案;信息化管理

一、干部人事档案信息化管理的重要性

（一）档案查询更便捷

在纸质档案信息处理的过程中，通过计算机系统的相关软件，给档案内容进行保存，能够让档案管理员以及相关人员快速的对所需信息进行查阅，在一定程度上不仅不需要档案管理人员从海量档案中来查阅相关档案，同时还大大减轻了档案管理人员的工作量，提高了工作效率，信息化档案管理具有一定的智能性，使得档案的查询更加方便，因此该方法是值得提倡的。

（二）档案管理更规范

在信息化档案的管理过程中，相关档案管理人员必须按照档案信息系统的规范要求，来对档案内容进行填写，包括字体格式以及内容等都有较为严格的规范，大大弥补了传统纸质档案中存在的不足，例如字体格式不统一、字迹难辨认的问题，信息化档案的规范化使得档案管理人员需要掌握相关的技术要求，才能有效实现档案信息等数据迁移与共享，大大提高档案信息的利用率。

（三）档案保存更安全

在纸质档案的保存过程中，由于纸质档案具有一定的特殊性，因此需要适宜的环境，对于干燥、湿度、温度等都有严格的要求，即便是有较好的保存环境，随着时间的流逝笔墨也会渐渐变淡甚至是消失，纸张的颜色也会出现黄化或是硬化等。而在信息化档案的管理过程中，实现了档案信息的数据化处理，同时还进行了加密处理。并随着科技的不断发展，只需要定期升级与迁移就能进一步保证信息化档案的完整性以及及时性，同时随着云技术等高科技手段的出现，使信息化档案变得更加的安全便捷，这也为进一步提高了信息化技术的安全性。

二、企业加快干部人事档案信息化建设的思路和目标及相关要求

（一）建立干部人事档案电子信息化建设的思路

组织人事部门带头，组织相关档案管理人员进行专门的业务培训，集中处理与审核，利用计算机等现代设备和技术将现有的档案资料进行整理并输入到相关软件中，再利用相应的技术处理，实现将文字图片或是声像资料等，转化为数据资料，从而使档案具有信息化与数据化，更加方便档案信息的查阅与流转，设计相关的管理权限，建立合理的干部人事档案区域网，从而实现对档案的网络化管理。

（二）开展干部人事档案信息化管理的主要目标设计

通过建立有效的干部人事档案数据库系统，实现档案的动态和无纸化管理，利用现代技术与设备，将档案资料数据等制作成 Word文档或是PDF文件等，实现干部档案管理的数据与信息化，并通过利用微机化操作对档案的查阅、借阅以及统计等工作进行管理，大大减少了纸质化档案管理所存在的缺陷，能够有效实现长期保存以及实施档案的自动化管理过程。

（三）加快干部人事档案工作信息化建设的相关要求

进一步实现干部人事档案管理工作的制度化、信息化以及规范化建设。通过建立严格的执行市管干部档案报送制度，不断推进干部人事档案的信息化建设工作、干部电子档案建设工作，信息管理系统等工作，从而大大提高干部档案的工作效率以及服务质量水平，提高干部档案工作队伍建设水平，做好配齐管档人员的相关工作，定期开展相应的专业理论培训，提高个人档案管理能力，确保对相应的信息化管理系统熟练掌握，从而不断提高干部档案工作队伍的整体水平，有效实现档案管理的规范化与合理化。

实现干部人事档案管理的数据化，有效建立相关的档案信息管理系统，并确保能够得到有效推广和应用，使得干部档案在公道正派选人用人上的相关作用能够得到充分发挥;做好档案信息的更新工作，有效保证档案的准确性;做好相应的安全措施，特别是保密工作以及数据备份;进一步加强查阅，借阅等程序的规范性;进一步明确自身职责，确保管理制度的完善性。

三、干部人事档案管理中存在的问题

（一）对档案管理的认识不足

就现阶段档案管理工作的发展现状来看，大部分企业单位对干部人事档案管理工作的认识不够充分，仅仅只是停留在一种简单的记录工作的层面上，同时对企业单位的未来发展没有明确的规划和认识，甚至部分领导将干部人事档案管理建设工作中所涉及到的的某些资源挪为他用，使得管理工作中所需的基础设施设备得不到有效的更新，从而影响了干部人事档案管理工作的有序推进，最终对管理工作的整体水平造成影响，例如管理工作不到位、信息档案损坏或是丢失等情况的发生。

（二）档案管理人员的业务素质参差不齐

随着科学技术的不断发展，对干部人事档案管理工作也提出了更高的要求，它是一项具有专业技术性的工作，因此档案管理人员必须不断加强自身综合素养以及技术水平的不断提高，才能更好的满足档案管理工作的实际需求。但是就现阶段档案管理人员的组成情况来看，其业务素质参差不齐，大部分企业没有把档案管理工作放在正确的位置，使得档案管理人员的配置存在一定的问题，其素质能力较为低下，很难满足现代社会对档案管理的实际需求。

（三）档案管理的方法单一，缺乏创新

随着档案信息管理工作的不断推进，其难度也有所提高，传统的纸质档案管理方法已经很难满足当代档案管理工作的实际需求，因此必须不断加强档案管理工作方法的优化与创新，但是在现阶段干部人事档案的管理过程中，依然使用较为简单的管理方法，管理水平较为低下，很难有效对庞大档案信息进行处理，导致了大部分的档案数据信息损坏甚至是丢失，从而影响了企业单位人事档案的发展。

四、完善干部人事档案信息化管理的措施