提高建设项目施工资料质量管控的措施

项目档案是建设单位在建设过程、交、竣工验收及日后通车营运、改扩建中占有十分重要的意义，其完整地、真实地记录了整个项目在建设过程中其“四控制、两管理、一协调”（质量、进度、投资、安全）等节点的重要依据，至项目通车运营后对工程技术人员的查考利用、研究开发都具有很重要的作用。然而，对于以往的建设项目来说，因日常没有采取有效的管理措施来管控施工资料的形成，所以导致项目档案的质量出现各种欠规范、条理的问题。对此，如何更有效地对项目档案进行管控成了我们档案管理工作者经常进行考虑、探讨的话题。

一、新形势下档案管理工作的发展模式

新时期高速公路建设项目比以往任何时期建设的工程项目更加线长面广，参建的单位众多，档案数量庞大，学科交叉，内容复杂。自进入第十三个五年计划以来，更多的重点建设项目均具有规模大、技术标准严、质量要求高、建设周期短等特点。据了解，目前我国一些重大建设项目正在逐步推行实施“四化”功能，即全面实现大型化运输、大型化装配、工厂化生产、标准化制造。其目的在于最大程度地减少现场作业量和作业时间，降低风险，加快进度。

二、现阶段建设单位在档案管理实际遇到的问题

针对以往重大建设项目档案管理出现管理制度不健全，在项目建设过程中，建设单位对各参建单位资料管控力度不足，管理人员没有认真把好资料的质量关，导致项目档案的在收集、整理等各个环节出现不同程度的缺失，令建设单位在档案交工、竣工验收阶段出现各种各样的问题。为此，广东省档案局曾在2015年联合广东省重点项目工作领导小组办公室颁发了《关于加强广东省重大建设项目档案工作监管的通知》（粤档发[2015]61号文），关键就在强化日常管控的前提下，最大程度减低管理弊病的发生几率，以确保各类文件的齐全完整与准确。结合相关项目档案管理实际情况，常见弊病主要在于以下两个方面。

1.监理单位在项目建设过程中未能切实履行职责。采取得力果断的管理措施及时管控施工单位的资料，管理意识淡薄，导致施工资料的形成出现滞后移交的现象。

2.参建单位人员对档案工作缺乏强烈的责任感和专业的业务素质。“重建设、轻管理”的现象普遍存在;尤其是没有加强对施工资料质量形成的抽检频率，导致施工资料出现缺失、欠规范、条理等现象。

三、提高档案管理工作效率的措施

1.建立健全的档案管理机制。建立健全的档案管理机制，可以增强各级管理人员的责任感与自觉性，让其明确职责、落实到位，着重抓好人员的素质管理。这是项目档案管理首要而必备条件，建设单位在项目开工伊始，就需提出保证项目档案管理进度与质量的目标。以笔者公司努力争创“广东省重大建设项目档案管理金册奖”荣誉称号的措施为例：①建立健全整套行之有效的档案管理制度、办法，包括《建设项目土建工程档案管理强制性标准》及《建设项目档案季度集中存管方案》;②根据档案管理“四纳入”中纳入工程建设计划和管理程序、合同管理、岗位考核的要求，纳入项目土建招标文件条款当中，并将管理制度劳动竞赛、优质优价、计量支付挂钩，同时制定与其相应的考核奖惩细则，以有效约束参建单位档案管理出现“无人管”及管理落实不到位等现象。

2.落实各项档案管理工作。狠抓落实，在组织、人力、物力上搭建平台，能够为档案管理工作的顺利开展“开好头”。对此，各参建单位要做到：①严格遵照业主档案主管部门在建设初期制定的《建设项目土建工程档案管理强制性标准》的具体要求。②聘请对建设期档案管理工作具有丰富经验的人员对各标段的内业资料进行监督管理，并规定由总工程师、项目总监担负分管档案工作的责任;各总监办、项目部成立相应的管理机构，形成健全的管理体系，以便于业主档案管理人员对往后的统筹管理。

3.提高对监理人员的重视程度。要充分调动监理人员的主观能动性、履行监管职责，就需定期对各标段的施工资料进行检查、评比。对此，参见单位可采取的措施有：①积极调配监理人员的主观能动性，通过奖惩进行考核。a.为保障各标段的内业资料完整、齐全、准确，业主档案管理人员需在监理人员的配合下定期对施工单位的原始记录本、施工日志、施工月报、监理指令等内业资料进行全面检查。b.着重发挥监理人员的主观能动性，狠抓监理人员对施工、检测单位的监督管理。c.各总监办档案主管严格按照业主管理人员的要求，对所管辖的标段内业资料进度、质量进行专项检查，重点审核档案资料是否同步、齐全、准确。d.在质检资料移交业主档案室存管的整个过程中要求把好“三层关”;即施工单位资料员在分项工程完工后一个月内，对该分项工程所形成的管理、工作、试验性文件进行自查自纠，自查无误后移交总监办档案主管进行审核，监理经审核后必须出示审核意见，若发现问题马上退回整改，最后移交到业主档案室复核。e.总监办档案主管配合业主档案管理人员参与月度档案专项大检查，对各标段的档案管理工作依照劳动竞赛及奖惩办法进行考核、通报，并从中筛选出表现优秀的标段作标杆单位，供其他标段参观、学习。②认真复核，切实把好资料的內在质量关。a.监理人员在检查试验性文件齐全完整的同时，应注意试验资料与原材料进场台账及原始记录本是否对应，认真检查钢筋、水泥、等文件的合格证、产品质量合格证明书是否对应原材料进场台账上的批次、数量。b.监理人员认真核查土工、外部委托试验报告、配合比等文件数据的准确性，把好质检资料的质量关，根据监理根据《公路工程质量检验评定标准》JTG F80/1-2004在开工初期对项目全线制定单位、分部、分项工程划分所选用的施工表格，检查每个分项工程的质检表格、签名的齐全完整、及时同步。③做好资料形成的及时同步性。质检表格形成滞后是很多建设项目档案管理的一种“通病”，资料收集、整理的同步性是一个令很多档案管理者最为“棘手”的难题，主要表现为三种情况：a.资料的形成没有与对应实体工程形成同步;b.质检表格的审核流程与签名没有与表格完成同步;c.水泥混凝土28天抗压强度、路基压实度记录表、预应力张拉记录表、分（项）部工程评定表及中间交工证书没有与质检表格形成同步。抓好监理人员对质检表格的审核，加大监理人员对各标段内业资料的抽检频率，重点检查质检表格是否完整准确。对质检资料管理严重滞后的标段“对症下药”，根据劳动竞赛及优质优价相应的条款进行罚款，有效防止质检资料出现“拖后腿”的现象，并加大监理人员的月度对所管辖标段的抽检频率，对每季度移交资料滞后，季度集中移交资料超过四分之一不符合归档要求的标段，应暂缓当月计量支付，相应管辖的监理人员信用等级不能评为AA级。

4.强化培训工作。针对监理人员及标段档案管理人员其业务水平、管理素质存在参差不齐的现象，建设单位要从源头抓起，强化学习与培训，从而不断提高管理意识和水平。①加强各参建单位管理人员的业务素质学习与宣贯。业主档案管理人员主要精力放在对项目全线的档案管理工作宏观调控、统缆全局，但也难以做到面面俱到。对此，强化各参建单位档案管理人员的业务水平、提高监理人员的管理素质和责任感，落实监督管理的职责是强化监管力度的基本前提。通常来说，监理档案管理人员除了参加广东省档案局、省运输厅档案管理信息中心的专业技术人员继续教育课程外，还必须按照项目开工初期修订的对监理单位监管措施及劳动竞赛中的奖惩办法定期对各总监办的档案管理人员进行考核，并重点对监理人员的管理执行力、责任心及业务素质不强导致监管不到位的监理单位及人员进行通报，从而按照问题的严重程度的参建单位责任人和管理人员发文进行重罚、调岗，同时要求各总监、项目经理及档案员形成互相监督、互相学习、落实责任。②加强档案管理内部宣贯，反复强化考核意识。业主档案管理人员必须按月度定期组织各个参建单位档案管理人员召开档案管理工作例会，对各参建单位管理人员进行内部档案宣贯，并根据各总监办的工作汇报对前阶段的管理工作存在问题进行分析，汇总。同时，将月度档案管理工作例会列入劳动竞赛专项考核，形成会议纪要，下发各参建单位，从而强化管理人员对档案管理考核意义的重视。

综上所述，作为建设单位的档案管理人员，应集中精力加强对全线施工资料的质量进行管控和严格把关，这是保障项目档案在施工过程形成及交、竣工各个环节实现齐全、完整、准确的先决条件。不仅如此，由于加强对施工资料质量管控的重点在于增强各参建单位档案管理人员的自觉性和责任感，这可以保证整个项目的档案管理工作的有序开展。从国家、企业、档案事业的高度去衡量、思考、出发，各级档案管理人员尤应加强档案工作的日常管理、严格抓好、管控档案文件材料的形成质量，是我们从事档案管理工作最最关键的要素。

（作者单位：广东惠清高速公路有限公司    广东省路桥建设发展有限公司广韶分公司）