大数据背景下高校档案管理新模式初探

邱兆波

◆摘  要：档案是高校学生非常重要的资料，档案的管理和保存也是尤为重要的。各高校教育事业不断进步，相对而言，高校规模也将越来越大，就直接反映了高校的学生逐渐增加，学生档案也会逐渐增加，而档案资料种类也是分不同类型的，更加为高校进行档案管理工作制造了困难。在档案管理过程中，可以充分利用大数据时代技术，更加高效快捷的实现档案管理工作，更有利于实现档案在高校中所展现的价值。

◆关键词：大数据;高校;档案管理

1大数据时代下高校档案管理模式的重要性

在大数据时代背景下，高校学生档案管理变得更加稳定和高效，这种技术本身就具备着数据大、多样化和价值高的特点。如果应用在高校档案管理工作中，能够有效的帮助高校的档案管理工作，能够以图表的形式将档案信息统一保存归类，使这些档案信息更精准化和有效化。由于高校档案的资源丰富、涉及面广，信息化技术的推进能够清楚的将不同的档案进行整理，并将大量可靠真实性的信息挖掘出来，也能够满足全校师生的需求。在传统的档案管理模式下，无法实现如此具有高效性的操作，因此，就要针对传统的档案管理模式进行优化，利用科技化的技术将档案管理工作做的更细致、更精准，大数据技术能够将档案进行以编号来排序，方便档案查找和核对，有效的发挥了高校对管理档案的服务性质，为高校的管理工作提供了便利。

2大数据时代下高校档案管理面临的挑战

在大数据的技术下，随着高校档案数据的增加，加重了档案管理人员的工作负担，随之减轻管理工作人员工作的方案也呼之欲出。大数据时代的技术给高校档案管理工作带来了便利，但同时也面临着巨大的挑战。

2.1数据的增加，造成存储空间不够

随着高校规模的扩大，档案数据也随之增加，必须要有足够大的内存空间才能有效的满足这些大数据档案的存放，才不会导致存放的档案数据因内存不够而无法录入系统。这就需要利用大数据技术先将档案进行保存，再根据不同的类型单独储存，不仅仅是将档案简单地存放，而是需要将这些巨大的数据档案之间建立关联性，再以压缩文件的形式进行包装，放置在专门存放数据资料的资料库中，设置好编号和目录，为后期查找档案提供了便捷之处。

2.2高校人员无法适应先进的设备和技术

大数据技术下，高校人员对设备的管理和应用都不够熟练专业，要想实现高校档案管理的高效性，就需要充分地利用电子管理系统，提升数据的管理水平，实现高校档案的信息化管理。高校就需要针对这些不足进行优化，培养专业熟练的人才，通过培养管理人员专业的知识和技能，让这些档案管理人员充分地实现大数据时代下的管理水平和管理效率的提升，加快信息化管理的步伐，实现档案管理工作的高效性。

2.3档案信息管理的保密性

高校学生的档案具有一定的保密性质，不能为他人所利用，这就一定程度上加重了对学生的档案在保存上要求更严格。而信息化的时代，档案保存在系统之后，必须要连接上数据的整个系统，这就很有可能被他人从另一种渠道进行盗取很多保密信息，利用其档案的自身价值，对档案的安全性造成了威胁和不可挽回的损失。这就需要高校培养搞技术的人才支撑整个系统的安全运行，由技术高超的人才对整个系统进行维护和防盗，可以避免别有用心之人将档案信息泄露，也可以将档案备份存档之后对文档进行加密设置，强化系统的管理，保证档案的安全性，让所有人都安心。

3大数据时代下高校档案管理模式

3.1转变高校档案管理人员思想观念

在大数据技术的更新下，高校中传统的档案管理模式已经落后于时代的发展，高校工作人员需要尽快从传统档案管理模式中转换到大数据时代下的档案管理模式，打破传统档案管理模式和工作理念。跟上信息化时代的发展，树立大数据时代的理念，充分发挥大数据技术的优势和价值所在，转变思想观念，打破传统管理模式的制约。将传统的纸质版档案向电子化转变，建立档案资料数据库，避免了在纸质版保存管理中，容易出现破损、丢失、长期会受潮、虫蛀等情况，实现档案数据的整理和分类存档。高校档案资源的工作要有效的在传统档案管理模式中得到转变，充分的通过教育事业的发展进步，减轻高校档案数据管理过程中的负担和困难。高校档案管理人员还需要转变管理的思维角度，从服务对象为主深入开展档案管理工作，针对服务对象的信息资源的价值、与社会人才的需求等方面进行充分考虑，使高校档案科学管理真正得以实现。

3.2改善高校档案管理人员工作方法

档案数据的不断增加，种类也变得多样化，并不只是简单地用图文并茂来表示。高校工作人员在收集档案信息的时候是整个管理过程相互关联的，所以最开始的工作必须做好，对所有的系统展开调查，需要充分利用大数据的技术主动将档案资料进行收集，不同的档案数据就需要不同的方法进行收集，这样做有效提高了档案收集的效率。在高校档案管理中，通过智能化的管理模式充分发挥出大数据时代下的强大处理能力，使档案管理效率不断提升，高校的档案管理更加科技化和现代化。档案管理工作人员要加大档案信息的分析力度，同时大胆的预测档案未来的发展优势，进而增加档案的价值。

3.3增强档案管理人员的服务意识

高校工作人员要结合高校的发展战略，对档案数据进行定位，改变只是以保存档案的目的，要不断增强档案管理的服务意识。高校学生档案效应对其有着很大的作用，檔案管理人员务必要做好高校学生档案数据的管理存档工作，使高校的档案存档管理进一步提升，变得更加优秀。高校应该结合各高校的档案资源，加强内部各部门的合作，保证档案数据的有效性与实用性，可以有效提升高校档案的资源效应。高校还应该对开展档案服务工作具有主动意识，因为高校需要针对全校师生主动提供档案服务的工作，就要增强档案信息的服务安全性，将安全的档案信息提供给相关档案管理人员。

参考文献

[1]陈海英.大数据时代背景下高校档案管理模式的变革和优化[J].辽宁经济，2017（1）：59-61.

[2]兰家友.基于大数据时代背景下创新高校档案管理模式[J].长江丛刊，2017（26）：256-257.