会展业档案管理工作模式分析

王霖

摘  要：会展业能够起到促进地域经济发展、推动经济交流的作用。随着市场经济的不断深入与发展，会展业起到了至关重要的作用与影响。但是从会展业档案管理工作情况分析来看，此方面存在的一些问题对会展业发展起到了一定的制约作用，限制了会展业在经济发展中的促进作用。随着新时期社会主义建设步伐的不断深入，国家经济建设与发展是当下的核心问题。因此，会展业档案管理工作需要进一步适应新时期社会发展形势，不断适应并解决全新的问题，促进国家经济建设。

关键词：会展业  档案管理  工作模式  市场经济

中图分类号：F270                            文献标识码：A文章编号：1672-3791（2021）03（a）-0102-03

Analysis on the working mode of archives management in exhibition industry

WANG Lin

（Tianjin Mining Expo International Exhibition Co.， Ltd.， Tianjin， 300000  China）

Abstract： exhibition industry can promote the development of regional economy and promote economic exchanges. With the deepening and development of market economy， exhibition industry has played a crucial role and influence. However， from the analysis of the archives management of the exhibition industry， there are some problems in this aspect， which restrict the development of the exhibition industry and limit the promotion of the exhibition industry in economic development. With the deepening of the pace of socialist construction in the new era， the national economic construction and development is the core issue. Therefore， the exhibition industry archives management needs to further adapt to the new era of social development， constantly adapt to and solve new problems， and promote national economic construction.

Key words： Exhibition industry; Archives management; Working mode; Market economy

近年来，中国会展业取得了一定的发展，属于第三产业中的朝阳产业。在会展经济高速发展的过程中，需要高重视档案管理工作水平，要积极应用先进的科学技术，促进会展业进步与发展。计算机技术与互联网技术，能够有效应对会展信息与档案日益增多的问题。此外，将先进的科学技术应用到会展业档案管理中，能够有效提升會展业工作质量与效率。因此，信息社会背景下，需要不断总结会展业档案管理工作经验，提升会展业档案管理工作质量与效率，还要大力尝试借助先进的科学技术，强化会展业档案应用效率与开发力度，从而有效提升会展业档案信息管理价值。

1  会展业档案信息资源构成

会展业涉及到众多信息资源，自身具有信息密集且信息交叉性强的特点。会展业信息不仅局限于行业自身，还会涉及到社会活动的诸多方面。首先，会展业信息，包含国内与国外展览场馆的信息内容、专业展览会信息、参展厂商信息、展览会观众信息及展览服务商相关信息内容等。其次，主办单位各业务部门管理信息，其中包含场馆租赁需求、参展方需求与服务需求、观众报名数据等。再次，综合评估数据，涉及到会展评估报告、分析报告及参展商、观众、服务商等对会展的满意情况。最后，主办单位内部的相关数据与办公信息等。可以将其中展览观众信息分为观众基本信息、观众需求信息及观众现场信息3种类型。基本信息大多以观众名片上的信息为主，如姓名、单位、部门、职务、地址、联系方式等能够与观众取得联系的基础信息。观众需求信息会在其入口处填写的调查表中有所体现。需求信息能够将观众前来参加会展的需求及目的记录在案，因此，也可以以此为向去寻找具有潜在价值的观众。通过观众在会展上的进出情况及参与情况，能够了解观众的行为信息[1]。

2  限制会展业档案资源管理的因素

信息时代背景下，会展业的档案信息资源也有所变化，会展业中的各项管理行为，都会以信息的方式进行传递与反馈，利用信息能够让主办方完成会展活动策划、组织、协调、控制及监督等一系列操作。从中也可以发现会展业档案管理工作存在的问题，找到限制会展业档案管理工作发展的因素。

2.1 观念因素

会展档案管理工作需要在管理理念上进行创新，只要在管理方面有所转变，才能有效促进会展业档案管理工作的进步与发展。但从当前的实际情况分析来看，存在部分档案管理部门对档案管理工作缺乏创新认识的情况，依旧沿用传统的会展业档案管理理念，以陈旧的档案管理方式与信息开发模式开展工作，这对会展档案管理工作水平提升起到了一定的限制。

2.2 制度因素

会展业是近年来逐渐兴起的产业，其档案管理工作相对滞后，导致很多会展部门对档案管理工作没有足够的重视，档案管理体系也有待进一步建立与完善，管理模式有待进一步规范。在具体档案管理工作过程中缺乏严谨性与专业性，各方为了各自目的而努力，没有形成统筹一致、协调统一的局面。

2.3 管理因素

为了有效提升会展业档案资源的安全性与应用性，需要采用相应的管理制度对档案管理工作进行进一步的规范。例如：让档案利用者表明身份或让其所在单位开具相关证明等。由于一些会展部门没有明确档案利用范围，在使用方面造成一定偏差，导致档案利用不够开放，难以发挥出应有的作用。

3  会展业档案管理工作的特点与现状

3.1 档案搜集整理困难

由于会展业档案形成时间短、信息内容量大，档案搜集整理工作存在一定的难度。每次会展活动从最后确定到具体实施，通常只有一两个月的准备时间，而具体会展时间仅几天或几个小时。难以将会展业档案以传统的文书档案、历史档案的方式进行归档，而是会突然产生，然后瞬间消失。参与会展的单位有几十家，甚至上百家，这些参展单位来自全国各地或全世界范围内，在会展结束后，轰然离去，难以持续保持联系，容易造成会展档案信息搜集整理困难的问题，为档案整理工作带来一定难度。

3.2 自成一派

随着市场经济的逐渐深入与发展，会展业一路发展至今也发生了很大的变化。不同形式的会展中心、展馆、公司由于隶属关系不同，为了各自利益，彼此之间独立发展。会展档案资源的不健全，缺乏专业性、流动性大、共享性等因素，制约了档案管理工作质量提升。此外，与其他行业相同，由于档案管理工作难以直接创造经济收益，使得大多数当权者没有意识到档案管理工作的重要性。因此，会展业档案管理工作需要进一步开放思想，更新管理理念，探索满足新时期会展业档案管理模式的方法[2]。

4  创新会展业档案管理模式的有些对策

4.1 提升认知，更新理念

会展业要遵循法律法规完善各项档案管理制度，提升会展业档案管理工作规范与标准。会展业档案部门与从业人员要对相关法律条款与问题进行深入学习，不断完善档案管理工作制度与规范。针对区域内具有一定规模、办展业务较多的会展公司，需要根据相关法律规定，有针对性地对其档案管理工作进行指导，建立并完善相关规范。会展业还要积极组织档案管理人员参与专业培训与学习，从而有效提升会展业档案管理人员对工作的认识与创新能力。

4.2 构建网络平台

以省市展览协会为基础，将各种类型的会展中心、展览公司、展览馆等构建起相互之间的联系，建立区域性的档案信息网络平台。结合各自的会展优势与市场份额搜集的信息，建立答案无偿交流与共享利用，进而构建起会展业档案网络系统，推动会展业档案管理与区域经济发展统一协调，从而创造出更多的社会效益与经济效益。

4.3 完善工作流程

会展业档案工作具有专业性与系统性，具体实践较为繁琐，单纯凭借几个具有专业档案管理工作经验的工作人员，是难以全面系统进行会展业档案管理工作的。因此，相关单位需要对会展中兼职档案管理的人员进行专业的培训，并向其提出明确的工作要求，使其清晰地掌握档案的具体搜集范围及归档时间等，具备立卷、档案整理的专业能力。此外，相关单位要加大对会展人员的指导力度，避免由于参展单位自身因素对档案部门归档工作认识不到位，造成档案资料损毁、遗漏等问题。其还需要定期进行跟踪指导，针对原件缺失、擅自涂改等问题进行及时发现及时处理。与此同时，相关工作人员要第一时间组织验收会展业档案资料，在撤展的时候，要对档案的真实性、完整性及规范性进行全面系统的检查，及時做好查缺补漏，达到档案管理的要求。对于没有足够时间整理的档案资料，需要在撤展后与相关参展单位进行沟通联系，最终达到归档标准[3]。

4.4 强化专职队伍建设

会展业档案管理部门的工作人员，不仅需要完成档案管理工作，还要负责兼职人员的培训与指导工作;在日常工作中，要创新并开发区域答案管理工作，提升日常工作的创新能力。为此，且需要具备一定工作水平的人员担任此项工作。要想适应会展业档案管理工作，首先，需要具备一定的文化素养，熟练掌握各种处理办法，从而鉴别出归档文字的质量。其次，掌握信息化档案处理方法，要熟练将互联网技术、信息管理技术应用其中，并具备图像处理能力、网页制作能力。最后，要具备丰富的知识结构，能够对各方面知识有所掌握，可以对会展知识进行培训，能够更加专业、有效地开展档案管理工作[4]。

4.5 提升电子信息搜集能力

在信息技术高速发展的时代背景下，会展业档案管理工作要逐渐开展电子信息搜集工作，要以电子文件的形成特点为基础，对电子文件进行分类。首先，展览计划，其中包含了展会的所有关键信息，如具体策划、举办时间、地点、布展与撤展日程安排等，还包括展前与展会过程中的日程安排等。其次，与上述电子形式文件相应的主管部门、参展企业的纸质文件。考虑到会展业电子文件的形式与内容存在分离性，考虑到自身存在容易更改的特点，当前电子文件不宜鼓励保存。在搜集相关文件时，需要附上一份内容一致且有签章及说明的纸质文件，以纸质与电子的方式进行双重管理[5]。

5  会展业电子信息档案管理的保护对策

考虑到电子信息载体与内容之间存在分离性，因此在保护会展业电子信息档案时，需简要从载体与内容两方面入手，需要保护文件的完整性、可存取性、可理解性。电子信息档案是主办单位的宝贵财富。随着会展经济的高速发展，需要加大对电子信息档案的管理力度，同时能够起到保护主办方财产的作用。为了保证电子档案信息资源不流失，可以采用如下方法。

5.1 加大对会展业档案工作的全面管理

会展档案管理层需要加大对会展业电子档案工作的监管力度，将主办单位档案管理工作纳入管理计划中，确保会展业档案工作符合会展业的进步与发展。此外，会展档案管理层需要积极主动了解相关情况，为主办单位提供有目标的服务，辅助其建立与会展体制一致的电子档案管理体系，满足会展业发展特点，并对电子档案进行有效分类，为会展业档案管理工作起到积极的推动作用。

5.2 健全会展业档案管理机制

在准备会展活动的过程中，需要对档案管理工作进行明确的划分，并加大监管力度。这也是促进会展业档案发展的重要基础。为了在发展会展经济的同时，保证会展业档案管理工作质量，需要加大对电子档案信息资源的管理與保护力度[6]。

6  结语

综上所述，会展业需要反复进行客户档案搜集、管理与利用工作。在此过程中会展公司要想高质量完成会展营销活动，需要快速、准确、高效地掌握客户信息，并第一时间为公司提供客户的动态信息，然后有针对地为客户提供服务，从而促进会展业有序发展，不断提升会展业的发展水平与质量。为此，会展业需要在档案管理方面加大重视，并采取有效的管理手段，积极应用先进的信息技术，提升会展业档案管理工作效率。

参考文献

[1] 尹艳梅.会展档案信息化建设研究与实践——以湖南国际会展中心档案信息化为例[J].办公室业务，2018（4）：78-79.

[2] 于翔.基于IOS的某会展中心综合信息客户端系统的设计与实现[D].电子科技大学，2017.

[3] 郑轶骏.基于ASP.NET的会展客户资源管理系统的设计与实现[D].吉林大学，2016.

[4] hawash b，mokhtar ua，yusof Zm， et al. The adoption of electronic records management system （ERMS） in the Yemeni oil and gas sector： Influencing factors[J].Records Management Journal，2020，30（1）：1-22.

[5] 卢秀丽.设计院DwG电子图纸的档案管理研究[J].兰台内外，2021（6）：28-29.

[6] 张淑萍.浅析电子信息化管理模式在档案管理中的作用[J].办公室业务，2021（2）：75-76.