大数据时代下的档案管理范式转型

柴华

摘  要：最近几年随着互联网技术在各个领域的深入应用，我们逐渐步入到信息时代、大数据时代，大数据、云计算、物联网等各项先进的信息技术在各个生产领域得到了广泛成熟的应用。传统档案管理模式已经不能够适应大数据时代的发展要求及需要，需要向着数字化档案转变。档案资源作为大数据信息资源的重要组成部分，其应用服务模式的拓展存在着很大的空间。通过对档案信息资源进行深入细致的挖掘整理，发挥档案的价值，更好地为企业的生产经营提供决策，提高企业在市场当中的竞争能力。本文主要结合实际工作经验，首先分析了大数据时代档案数据的研究现状，然后论述了大数据时代档案管理的发展方向，最后提出了大数据时代档案管理范式的转型，希望通过研究对广大同行有所帮助。

关键词：大数据时代  档案管理  转型发展  档案数据

中图分类号：G27          文献标识码：A                  文章编号：1674-098X（2021）02（c）-0179-03

Transformation of Archives Management Paradigm in the Era of Big Data

CHAI Hua

（Mudanjiang Normal University， Mudanjiang，  Heilongjiang  Province， 157011 China ）

Abstract： In recent years， with the in-depth application of Internet technology in various fields， we have gradually stepped into the information age. In the era of big data， cloud computing， Internet of things and other advanced information technologies have been widely and mature applied in various production fields. The traditional file management mode can no longer meet the development requirements and needs of the era of big data， and needs to be transformed into digital archives. As an important part of big data information resources， there is a great space for the expansion of its application service mode. Through the in-depth and meticulous mining and collation of archives information resources， the value of archives can be brought into play， which can better provide decision-making for the production and operation of enterprises， and improve the competitiveness of enterprises in the market. This paper mainly combined with practical work experience， first analyzes the research status of archival data in the era of big data， then discusses the development direction of archives management in the era of big data， and finally puts forward the transformation of archives management paradigm in the era of big data， hoping that the research can help the majority of peers.

Key Words： Big data era; File management; Transformation and development; Archival data

2015年國务院印发了促进大数据发展的行动纲要[1]，并在纲要当中明确指出，大数据时代，各种数据信息已经成为国家基础性战略资源，坚持创新驱动发展，加大大数据的科学部署，深化大数据技术的推广应用，已经成为稳增长促改革，调结构惠民生，推动政府治理能力提升的必然追求。并且在随后的几年当中，国家连续出台了一系列的关于大数据的方针政策，并将大数据技术和档案管理有效结合，加快档案工作的升级转型。现阶段，我国档案管理工作正经历着一个由传统的纸质收集保管向着电子收集保管，网络平台共享的方式转变，并且产生着深刻的变革。大数据时代，档案管理升级转型势在必行。

1  大数据时代档案数据的研究现状

1.1 档案数据的收集

我国学术界关于档案数据的采集和接收主要围绕着档案信息时代或者大数据时代档案数据信息采集的难点和提出的对策建议等角度入手。大量研究文献表明，大数据背景之下，各种档案数据的采集、收集、整理都需要依赖于互联网技术和现代化的信息技术，在储存过程中应该加强对非结构数据的高效整合处理，为后续利用提供基础。还有研究学者认为现阶段的档案数据普遍表现为格式不规范，质量较低，可识别性较差的问题，并在此基础上提出了要加强档案管理人员专业素质建设，对现行标准进行有效的改进，促进代码电子档案数据采集的规范化和格式化。不同研究人员从不同角度入手，对档案数据的采集和接收进行了不同方面的论证，这就给大数据时代档案管理工作的升级转型提供了信息支撑。

1.2 档案数据的储存

现阶段大数据背景下，研究人员关于档案数据的储存主要集中在储存介质、储存环境、储存策略、安全环境、长期保存等几个方面探讨。有研究人员认为在档案数据储存过程中所使用的储存介质应该确保一次性输入，不能够更改，具有很强的耐久性，保存性、技术寿命较长，具有较强的市场稳定性，能够实现脱机保存等[2]。也有研究学者认为，在档案数据储存过程中，还需要加强安全方面的管理，构建安全储存数据库和智慧型的监管平台，这样能够实现多套档案数据之间的同步共享，同时利用数据智能恢复技术保证储存技术的多次重复利用，并对数据的利用情况进行针对性地监管，避免数据被非法窃取盗用。

1.3 档案数据的恢复备份和迁移

该方面的研究主要涉及到各种数据信息的备份恢复等策略，以及不同保存环境下数据的备份和转移。有研究学者对档案数据造成损毁的逻辑和物理过程进行了有效研究，并提出了数据恢复的具体方法和策略。也有研究人员认为在档案数据备份处理过程中，由于处理的目标不明确，思路不清晰，处理方法不科学，存在诸多安全隐患，造成档案数据遭受到破坏，并提出了档案数据储存过程中要确保适度可行性、经济性、安全性[3]。也有研究人员结合电子档案数据储存的现状，设计了一种基于云计算的安全储存体系，通过将各种信息转移到公有的云盘当中，实现共享，同时也能够实现对数据的高效保存。

2  大数据时代档案管理工作的走向

2.1 从传统的纸质收集整理向着数据收集转变

大数据时代，传统的纸质文献收集整理已经不再是档案管理的重要工作之一。这要求档案管理部门进行高效的档案数据管理，并通过适当的设计提前制定相应的档案数据收集规则，对网络世界或者其他领域的不同来源不同类型的档案数据进行针对性的收集储存，最终形成相应的元数据方案，并向用户提供多样的信息检索获取方式，实时档案业务系统当中的数据动态变化，主动获取抓取，包括档案实体数据内容储存现状的描述数据以及档案综合利用情况的描述数据、档案管理全流程的行为数据等。

2.2 从档案信息的鉴定筛选向着档案数据处理转变

在传统的档案管理模式之下，档案信息资源的鉴定筛选往往会经过两次的价值判定，第一次在各种信息资源归档之前对文件材料的价值进行初步判定，明确该档案信息是否在归档的范围之中，是否具有价值形成违建成为档案，在这个过程之后，对档案的保存情况进行进一步的确定，该信息资源是应该归入永久保存档案还是长期保存档案或者是短期保存档案。第二次是在归档之后对档案进行价值复审，判断现有的保存情况是否发生变化。而在大数据时代就要求档案管理部门由传统的档案管理向着数据处理方式转变。依托大数据技术获得相应的价值信息，并结合不同数据的结构形式明确格式转换方案、检测方案，然后对各种数据信息进行有效的清除、筛选、降噪处理、鉴定成合格档案之后[4]，统一录入到数据库或者管理库当中。对所涉及到的档案数据信息进行关联数据挖掘、数据检索、语义分析、聚类分析。这项工作主要是利用计算机的特定业务目标，做到自动收集自动抽取，然后进行加工，为决策者提供信息支撑。

2.3 从档案信息的开发利用向着档案数据服务转变

从档案的科学开发利用角度入手，传统的纸质档案主要停留在专题、资料汇编等方面，但没有触及到知识的深度挖掘和智慧的高度。从档案的利用情况来看，传统的档案管理模式管理关系十分被动，主要是根据相关人员的需求对档案信息进行查阅并保管移交档案，各项工作被动性很强，用户只能够从档案部门获取相应的公开材料。而在大数据背景之下，档案管理工作逐渐向着数据服务方向转变。通过依托大数据、物联网构建完善的检索平台，建立统一的检索页面，用户只要登录相关的页面，输入关键词就能够获取经系统处理的结果，确保了档案服务的针对性科学性。另外在整个检索数据库建设过程中，通过建立智能化的检索平台，例如数据相关关系检索、语义关联检索、上下文关系检索，交叉关系检索、近义词检索、热词检索等模型[5]，利用大数据挖掘技术深度加工分析技术，实现对检索信息的高效处理，并为用户提供针对性的服务。

3  大数据时代背景下档案管理范式转型

3.1 注重培养档案管理部门的数据意识

大数据背景之下，档案管理工作不再局限于传统的纸质文献的收集、汇总、整理、归档处理，还应该关注对档案数据的实时更新。作为档案管理人员，应该具备数据意识，更将数据意识敏锐地反映到档案内容、数据结构、数据背景数据和各种业务活动以外数据的管理和更新当中。一方面应该加强对政务开放的数据、社交媒体归纳数据、网页归档数据、智慧档案馆的运行维护、数据的收集整理[6]，有意识地针对这些数据进行有效的收集储存。只有走出传统档案的局限，才能够对各种数据信息进行深度的挖掘，发挥档案数据的增值潜力，只有这样才能够逐渐建立适应大数据时代和档案数据管理的数据意识，也才能够更好地完成新时代背景下对档案管理工作的新要求。

3.2 加大数据化和数据能力的培养

数字化是指转变传统档案管理模式，实现纸质档案，向着数字化档案转变，提高档案文献资源利用效率提升档案价值的关键举措。数据化的档案信息要求在储存方式、处理方式等方面向着数据文本化转变，这就需要我们应用光学识别技术、语音识别技术、格式转换技术，将纸质档案转变成结构化的数据[7]，并建立数据转化后的档案数据库，方便录入数据系统，方便储存调用、分析挖掘处理。从数字化到数据化是档案管理的升级转型之路，体现了一种从提供利用到深度开发应用，从价值实现到挖掘价值的档案思维方式的转变。

3.3 加强顶层设计

一方面应该确保政策层面制定的针对性，结合各项政策制定具有可操作性的档案数据管理制度，明确档案数据的生命周期和具体的标准规范，结合政府、企业、社区等不同的档案数据需求情况，制定相应的数据管理办法，另外，还应该加快统筹不同领域之间的档案信息的高效共享、高效开发。一方面应该从法律层面入手，建立健全档案数据安全与档案数据、知识产权保护的相关法律法规，要明确档案数据使用过程中的责任主体、各项权利和义务。另外国家层面还应该积极引导相关从业人员、技术人员、广大社会群体和广大用户构建协同的管理机制[8]。最为重要的是应该确保先进信息技术工作者全面参与其中，只有这样才能够加快转变档案的管理模式。除此之外，还应该加强中央财政支持以及数字管理人才的培养[9]。

4  结语

大数据时代背景之下，加强对各种网络信息数据的高效整理、挖掘和深度利用，加强对现有数据资源的深度整合，已经成为档案管理工作的重中之重。新技术新理念应用之下，对传统档案管理模式产生了巨大的冲击，档案管理需要加强改革和创新，并逐渐由人工管理向着信息技术管理转变，强调档案管理的技术性、科技性、智能性，更好地适应大数据时代对档案管理工作提出的新要求。

参考文献

[1] 张容.大数据时代，浅谈档案管理工作的新要求[J].人力资源，2019（22）：78.

[2] 赵跃.大数据时代档案数据化的前景展望：意义与困境[J].档案学研究，2019（5）：52-60.

[3] 陈雪燕，于英香.从档案管理走向档案数据管理：大数据时代下的档案管理范式转型[J].山西档案，2019（5）：24-32.

[4] 何彦昕.试析大数据时代背景下档案管理数据化转型[J].机电兵船档案，2020（3）：87-89.

[5] 缪逸霞.大数据时代下的档案管理范式转型探究[J].现代经济信息，2019（23）：97.

[6] 韩春波.基于大數据架构的教师档案管理系统设计与开发[D].南昌：江西财经大学，2019.

[7] 范云儿.大数据背景下A城商行客户精细化管理研究[D].杭州：浙江工商大学，2019.

[8] 彭忆.大数据环境下双流区人事档案管理信息化建设研究[D].成都：西南交通大学，2019.

[9] 姜钰.大数据思维视域下高校学生管理工作模式研究[J].成都：四川护理职业学院，2018.