信息化条件下地质档案管理的应用分析

杨青

（重庆一三六地质队，重庆 400000）

0 引言

在大数据背景下，信息技术逐步渗透到各行各业，并已经起到举足轻重的作用，在地质档案管理中，传统的档案管理模式已经不能满足现代化社会发展需求，且在地质档案信息化管理中仍存在诸多问题，所以需要不断创新管理模式，推进地质档案管理的可持续健康发展。

1 地质档案管理信息化的重要意义

由于地质勘探工作较为复杂，所以相关地质档案涉及范围较广，内容种类较多，同时还包括各种评估及治理等相关资料。而传统的地质档案管理工作大多数都是人工干预，极易出现档案丢失、记录错误等不良情况，大多数情况下使用的是纸质和光盘两种存放形式，为地质档案安全管理预留较大隐患。而将信息技术与地质档案管理进行有机结合，不仅能够提高管理质量和效率，还能实时调控和共享数据信息，确保档案信息具有较强安全性，同时还能储存海量档案信息为未来地质工作提供大力支持，促使地质档案管理向规范化、标准化方向积极发展，满足现代化、信息化管理的实际需求[1]。

2 信息化条件下地质档案管理中存在的问题

首先，相关人员没有充分认识到地质档案管理信息化建设的重要性，所以没有将档案信息化建设纳入到整体建设规划中，同时其中存在的建设性问题也没有及时解决，建设力度和资源较为匮乏，导致相关硬件与软件设施实用性较低，从而导致信息化档案管理难以充分发挥其实际效能；其次，地质档案管理标准不统一，由于档案管理等级的不同，相应的发展方向、服务要求等都具有差异性特点，在此基础上难以实现文件信息共享，以至于无法得到持续更新的信息资源，阻碍地质档案信息化管理发展；再次，部分档案管理人员管理观念落后，认为信息化技术存在数据丢失、信息泄露等风险，且需要大量的人力、物力和财力投入，但是实际收益不够明显，在此基础上，部分地质档案管理人员专业水平和综合素质较低，难以充分发挥自身主观能动性，积极主动地探索和创新管理理念和模式，学习信息化管理技能，难以提高整体服务业务水平[2]；最后，档案管理信息化设备较为落后，不能满足现阶段档案管理的实际需求，由于地质勘探业务领域不断拓宽，导致档案资料也迅速增加，由于信息设备的落后难以存储大量资料，并应用信息和纸质两种管理模式相结合的方法，极易造成数据资料丢失、损坏等不良情况。

3 信息化条件下地质档案管理应用的优化策略

3.1 加强档案信息资源建设

想要提高地质档案管理信息化建设质量和水平：首先就要加强档案信息资源建设，切实做好档案信息化管理工作，加大收集归档管理力度，与实际档案管理工作进行有机结合，制定相应的管理标准和机制，详细梳理和划分其具体内容，保证地质档案资料具有全面性特点，为实现完整归档提供了制度依据，同时还要严格审查资料质量，保障地质资料的真实性和准确性；其次，加大电子文件归档管理。根据实际情况促使纸质档案向电子档案方向转化，同时还要保证电子档案的完整性，才能为实现地质档案信息化建设提供发展契机，有利于推动其信息化建设发展进程；最后，提升对地质档案信息化建设的重视程度，对地质档案资源内容进行详细划分，并构建出相应的档案信息资源管理系统，为地质工作开展提供可靠依据。除此之外，还要在加强档案信息资源建设过程中，要不断利用信息技术优化信息资源，明确管理模式和方法，不断提高档案管理设备设施的实用性，才能进一步提高地质档案管理工作质量和效率，保证地质档案信息的安全性，推进地质档案工作信息化发展进程，如图1所示。

图1 物联网技术在地质档案管理中的网络构建

3.2 构建档案管理系统平台

构建档案管理平台能够实现信息资源的有效整合和系统管理，为地质档案信息化管理打下坚实基础，不仅能够加强业务系统与档案管理系统的有效集成，同时还能提高信息运作效率，进一步实现档案信息资源的实时共享，对资源信息安全起到一定保障作用，从而提高档案利用率和使用价值，为地质资料信息收集、利用和共享等多项服务提供技术支持。在构建档案管理平台过程中，需要严格按照相关要求建立地质档案资源目录数据库，确保其具有较强的完整性和准确性，才能有效实现系统的目录检索功能，利用档案管理平台对信息安全起到一定保障作用，能够减少相关人员工作量，进一步提高档案信息管理和调配质量和效率；地质档案管理平台促使实体管理工作趋于统一。对于地质档案管理工作来说，主要是通过将实体处理涉及的各种模板固定化到系统中，对实际工作流程起到良好的规范作用，促使管理标准和内容具有统一性特点，有利于提升地质档案管理工作水平和效果；系统平台还加大了对信息资源的管理，能够充分发挥地质档案信息资源的实际价值，通过不断优化软件设施，能够保证电子文件长时间安全储存，以及提升电子文件借阅的安全性和可靠性[3]。

3.3 转变地质档案管理模式

实现地质档案信息化管理，是转变地质档案管理模式的重要表现形式，对于传统的档案管理来说，主要是以纸质、照片、录音等载体作为档案管理实体，以手工操作为主完成档案管理工作，具有工作量多、流程烦琐等特点，同时还极易出现资源浪费、档案信息错误等情况。而利用信息技术能够将实体管理转变为信息管理，以各项数据信息为管理对象，对形成的各种载体的档案进行数字化加工，并对其进行资源管理，同时还能实现地质档案资源的多平台重复利用以及信息资源实时共享，满足地质工作的发展需求，为档案现代化管理提供良好的客观环境，充分发挥地质档案信息资源的实际利用价值，帮助企业获取更多的经济效益，推进企业走可持续发展之路。除此之外，在地质档案信息化建设过程中，必须要根据实际情况重新思考相应的管理原则与方法，才能积极应对由于新技术、新理念中存在的问题，保证地质档案信息化管理具有较强的科学性，如图2所示。

图2 地质档案管理模式及流程

3.4 提高管理人员专业素质

想要实现地质档案工作信息化建设，需要通过不断提高管理人员专业素质加以实现，促使地质档案管理工作具有较强的科学性、稳定性特点，满足现代化社会发展实际需求，同时还能对管理人员自身发展起到一定积极作用。首先需要保证地质档案管理人员具备多元化知识结构，充分利用现有资源积极探索新的管理技术和模式，同时还要促使其不断学习新的理论知识，通过经验积累提高地质档案管理服务质量和水平，对实现现代化、信息化档案管理具有直接作用。除此之外，还要保证管理人员知识掌握程度具有全面性，比如信息技术手段、自动化管理、检索复制等基本技能，同时还要确保其具备档案信息分析、现代化管理和高层次档案信息服务与咨询等三项技术能力，可通过技术培训、互帮互助、学习深造等多样化形式，实现对复合型人才的积极培养，进一步提升档案工作者信息安全素质，拓宽地质档案保护范围，保证地质档案管理具有安全特性，推动地质档案管理事业的可持续健康发展，从而提高地质档案信息管理和服务水平，为我国地质战略资源发展打下坚实基础。

4 结论

综上所述，在信息化条件下，对地质档案管理应用模式不断优化，是满足现代化档案管理工作发展需求，同时也是提高档案管理质量和水平的重要保障。因此，需要不断提高管理人员信息技术水平，积极构建档案管理系统，有利于为地质工作提供高质量、高水平服务。