浅谈干部人事档案信息化工作

颜雅雯

2018年11月中共中央办公厅印发《干部人事档案工作条例》。《条例》中进一步增加了档案信息化建设和信息资源综合开发要求。第二十三条对干部人事数字档案的界定，第三十八条中要求各级人事档案工作部门要积极将大数据等信息技术运用到档案工作中。在当今这一高科技的新时代，档案的数字化已经成为一种必然的趋势。干部的人事档案经过数字化信息处理之后，既有利于保存和管理其原件，又尽可能地改善和提升干部人事档案的工作效率，而且数字化的档案比传统的档案更为安全。现阶段的干部人事档案管理中普遍存在一定问题：数字化档案建设的标准并没有得到统一，体系互相不兼容，资源利用范围小，资源共享能力弱，管理方面的认识不够，管理制度不健全，人员专业和技术水平不高等。

一、干部人事档案信息化概述

干部人事档案管理是伴随组织人事工作产生的，档案管理又是为组织人事工作提供服务的。《干部人事档案工作条例》中规定，干部人事档案是各级党委（党组）和组织人事等有关部门在党的组织建设、干部人事管理、人才服务等工作中形成的，反映干部个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法及家庭情况、社会关系等情况的历史记录材料。

干部人事档案工作信息化，即通过电子计算机、高清扫描仪、设备存储器与互联网等设备和技术，为今后收集各类数据、各类审核工作开展、干部人事档案数据的存储、相互转递以及日常的查阅利用等环节提供便利的管理过程。干部档案信息化的主要功能是提高干部工作效率，提高人事、档案管理水平。通过信息化的手段，对干部档案进行管理，是实现干部档案现代化管理的正确途径，是干部工作增值、提效的重要手段。随着数字信息化的日益成熟，干部人事档案应该摆脱旧有工作模式，引入现代科技手段，变被动接收档案资料为主动提供服务，干部人事档案信息化管理已成为时代发展的必然趋势。

二、干部人事档案信息化管理的重要性

干部人事档案的价值，既可以为个人晋升发展提供依据，同时也可为单位的整体业务素质、实现动态人员管理和招聘、吸纳更多人才优化单位人事结构做出有益参考。信息化对海量数据管理具有先天优势，信息化条件下的电子档案更有利于资源共享。借助信息化建设，可提高干部人事档案管理工作效率、推动干部人才队伍建设、加强干部人事档案信息化研究，对选拔任用适应发展需求的干部人才具有重要意义，它既是做好干部管理工作的需要，更是组织人事工作走向科学化、现代化、提高行政效能的必然趋势。人事档案工作应改变手工操作现状，大力探寻引入现代化信息和科技管理手段，实现自动化、网络化和文档一体化，更深层次、多角度的提供档案服务。

三、现阶段干部人事档案信息化管理存在的问题

一方面，在推进干部人事档案信息化过程中，缺少科学规划和明确的建设目标。干部人事档案信息化體系建设的顶层规划跟不上工作需要和信息技术发展步伐，没有形成科学的规划方案，缺少具体的实施细则。各个单位都有自己的档案体系，缺乏统一的引导，资源分散、重复劳动的现象存在，网络化水平较低，不能实现跨单位资源共享，智能化、自动化程度低，封闭运行现象不在少数，并且我国档案信息网络化建设缺少统一的技术标准，所以在数据库资源共享方面还存在很多壁垒。

另一方面，现有干部人事档案管理观念落后，软硬件技术跟不上，部分事业单位对人事档案管理理念依旧停留在传统纸质档案材料管理阶段，侧重“三龄两历一身份”的机械式管理。没有及时更新档案管理制度。

最后，技术性人才严重缺乏，既熟悉档案工作又具备专业的信息化知识的人才更是少之又少。由于经费问题，硬件配置方面很多地方仅仅是有电脑和扫描仪，更不要谈专业的信息化设备。人事档案管理工作者的工作方式基本以手工录入，人工查询。现有的工作人员缺乏专业的信息化知识，依旧是简单的归档、整理分类工作。

从管理上，人事档案管理还没有被重视起来，很多人认为只要不丢失，防火防潮保管好就可以了，以致于人事档案管理工作在信息化、人工智能高速发展的今天依然停留在人工阶段，工作方式没有太大突破。

四、人事档案信息化管理建议

一是筹集资金制定信息化建设的整体规划，建立统一的标准体系。投入基础设施建设，开展干部人事档案数字化工作时，要严格相关标准测算需求配齐硬件。如服务器、高清扫描仪、计算机等设备，对照规范做好数据存储、交换、验收、备份等工作。使用统一的数据记录、存储、压缩、传递、转换、加密、水印技术和软硬件系统设施技术标准，避免出现数据冲突、不兼容等问题。这些基础设备的建设都离不开资金支持，有了资金保障才能满足数字化建设过程中技术、设备和人力等支出。应统筹充足的资金投入建设、对照档案库房建设标准规范，严格落实档案保管“十防”要求，着力改善干部档案保管环境，大力推进干部档案管理基础设施规范化建设。

二是干部人事档案信息化人才队伍的建设应当建立多元化继续教育培养体系，强化干部人事档案工作者专业能力建设。将现有档案工作人员进行继续教育培训工作，提高工作人员素质水平，将学习情况纳入绩效考核范围。充分利用各种教学资源，灵活开展各种形式的继续教育培训工作，特别是加强工作人员使命感与责任感，提高安全意识。建立复合型多层次档案信息化专业技术人才，培养与时俱进的档案信息化建设队伍。各单位根据自身档案信息化工作实际情况引进先进技术人才，为这些人才提供发展空间和支持。利用人才的自身优势去带领原有档案队伍，接收新理念，学习新技术，注入新鲜血液，使档案信息化队伍尽快成长起来。建立人事档案信息化交流平台，使得各单位不受空间、时间影响，可及时在平台上进行工作交流相互借鉴先进经验，在实践中摸索，在不断总结中前行。

三是加大保密意识，保障干部人事档案信息的绝对安全。《干部人事档案工作条例》第二十三条规定：“组织人事部门及其干部人事档案工作机构在干部人事档案数字化过程中，应当严格规范档案目录建库、档案扫描、图像处理、数据存储、数据验收、数据交换、数据备份、安全管理等基本环节，保证数字档案的真实性、完整性、可用性、安全性，确保与纸质档案一致。”人事档案信息化建设最重要的就是如何保障档案信息的安全。在人事档案信息化建设推进过程中，始终把档案信息安全放在第一位，确保人事档案信息的绝对安全。强化人事档案管理人员的安全保密意识，在实际工作中严格执行保密制度，降低人事档案管理过程中的风险。

档案信息化建设是一项宏大的系统性工程，除了在法律效力和宏观管理上提出保障条款外，还要对档案信息化建设的核心要素予以必要的法律规范，包括档案安全、系统建设、核心业务等。构建对应的系统平台，协调系统之间的关系是档案信息化的核心任务。积极开展电子档案管理信息系统的建设，与办事处的自动化、业务系统相互作用紧密配合。干部人事档案信息化的应用有利于减少干部人事档案造假情况的发生，即使纸质档案被篡改，依据新《条例》中的规定，电子档案和纸质档案具有同等法律效力，数字档案也可以作为审核的重要凭证。加强和深入推进党员干部档案信息化发展体系建设，对于优化档案资料配置、保障资源共享、促进党员干部人事工作的高效、稳定地开展都具有十分重要的意义。因此，要继续加大力度积极推进党员干部的人事档案信息化，实现干部人事档案信息数据资源的共享，构建干部人事档案信息化管理的新模式，以顺应常态下全面从严治理党员干部及选人用人等各项工作的需要。

作者单位：华北军区烈士陵园