试论档案数字化建设与档案资源的服务利用

关芳

摘要：档案数字化的建设在近几年的档案管理工作部署中被频繁提及，由此可见高新技术对于档案管理工作的重要性。随着时间的流逝以及人们对档案的重视程度越来越高，搭建数字化建设进行管理档案的方式，已经成为档案管理的主要潮流。为了更好的利用档案数字化建设与档案资源的服务，本文就此进行了深入的研究。

关键词：档案数字化;档案资源;服务利用

档案是作为个人或者团体的信息的行为活动记录的重要凭证，具有真实性，私密性以及可靠性的特点，被大多数个体或者是团体喜爱。随着人类活动范围越来越广，需要档案记载的内容也越来越多，同时随着新时代的发展，数字化档案建设的出现，是为了更好的帮助用户记载他们的信息。所以为了更好的符合现代化的发展，档案建设运用数字化进行管理，会对各行各业的发展有着重要的铺垫以及帮助。

1 档案数字化建设在当今社会的相关情况以及过去的回顾

数字化的出现伴随着时代进步，技术越来越成熟，尤其是档案数字化建设已经到达了白热化程度，其发展速度飞快。相关高校也开设了大数据专业，就是为了更好的服务数字化社会下的相关行业的工作管理。面对新形势新技术的发展趋势下，档案管理该如何适应当下的技术社会，已经成为当今档案工作未来发展趋势的指引。在此我们需要简单的了解一下什么叫数字化，简单一点来说，就是通过将过去传统管理的纸质文档，经过一系列的扫描仪器，录入仪器等方式，将纸质文档上的信息存储到计算机的数据库中，实现检索查询快捷方便，同步备份，储存空间小，维护方便以及保密更加安全。运用数字化进行档案管理是信息时代的必然要求，所以在大时代下，档案管理运用数字化是可以很好的完成各项档案管理工作，起到事半功倍的效果，不仅提高经济效益，而且还提高办公效率，一举两得。所以在当今大数据时代下，运用数字化建设管理档案，已经成为时代的象征。

过去纸质档案对一些有价值的文字，图表或者声像等不同形式资料的保存有着重大私密性泄露的危险。这些都在不同程度上危害了档案资源的发挥的价值，所以在过去如何解决好档案的收集，保存以及利用是首要的问题。传统的档案管理一般是采用纸质文档的，将信息记载在纸质文档中，然后将其密封在档案室里，并有相关的档案管理人员进行管理以及看护。长期以来，我们对档案资料的管理都是采用固定的传统模式，不仅存储档案空间非常大，维护也不方便，对于人力物力来说也是消耗极大，这些传统的管理方式对于社会未来的发展不利，也不利于档案管理工作的长期发展。因而将过去与传统对比，为了档案工作的长期发展，引入数字化进行档案管理，俨然成为当下档案管理发展的必然趋势。

2 对于档案数字化建设相关方面的优势

数字化建设管理档案是在传统管理档案模式下的一个大的突破，将过去传统管理模式上的一些不利因素作了重大的变化，比如对于纸质档案采用了信息技术，将信息记载在相关计算机的硬盘上，不仅节约了纸张使用，而且还避免了纸张的浪费，保护了环境。那么对于一些声带或者图像的记载，则又采用不同的刻录模式，比如声像采用光盘刻录的方式，通过不同记载材料的介质，将档案的信息进行记载，将过去的散乱数据整合成一个完整而统一的数据库，加强了档案管理的各方面漏洞。档案资源数字化建设在查阅者进行查找档案时可以起到节约时间的优势，在过去传统的档案管理方式中，如果查阅者需要查阅相关的档案，就需要在上千万份的档案中翻找查阅，消耗大量的时间，但如果运用信息化技术进行档案管理，查阅者只需在引擎中输入自己想要的档案的关键信息，则可对应到档案管理中档案存放的位置，或者是直接就有相关数据计算出来相关档案记载的计算机存在位置。这些都是档案数字化建设相关方面的优势，这些优势只是我们表面看到的一小部分，甚至可以说是冰山一角。只有深刻认识到档案数字化建设中引入数字化是可以有效解决过去传统问题中不能解决的问题，才能推进档案管理工作的进程。

3 客观的分析档案数字化建设是对于档案管理工作稳定发展的前提

虽然档案管理可以追溯到秦朝时期甚至更前，但由于过去许多原因，我国的档案管理工作一直处于传统管理方式，所以在当今大数据时代下，为了迎合时代需求以及发展，所以我国的档案管理工作运用了档案数字化管理，但建设工程还是处于初期，还存在着许多有待解决的问题。因而，为了档案数字化建设能更加持久的发展，我们要有客观的分析档案数字化建设的计划以及思想。凡事有利弊，也不一定全都使用档案数字化建设进行档案管理就一定是好的。比如在一些网络建设不是特别好的地区，想要更好的实施档案數字化建设，进行档案管理是有一定的难度的，所以说具体情况具体分析，只有可实行方案进行精确实施，才能保证档案数字化建设在我国可以更加持久的发展。数据化建设不仅需要结合计算机技术，相关的网络通讯技术，多媒体技术以及高端技术仪器等，而且还需要相关的网络工程师以及网络工程人员才能在最基础上保障档案数字化建设的开展以及实施。其中网络通讯技术又关乎到许许多多的专业知识，这就不仅需要资金的投入，而且还需要更多的科技人才投入。所以档案数字化建设并不是一件容易的事，只有进行精确的分析才能确保数字化经营色的顺利推行。

4 对于档案资源的服务利用

虽然当下主张推行档案数字化建设，但是过去的传统档案管理方式也不应该被摒弃，两者相辅相成，相互依存，相互协调才能更好的将档案管理工作迎来更好的明天。

比如一些私密性非常强的档案就转为数字化进行存储，提升它的安全性，对于一些普通的数据记载或者是活动记录，使用纸质文档进行档案管理是对资源的一种有效利用。同时对于档案服务利用也要有针对性，海量的数字信息库资源要做到有序化，集中存放，分散管理，有计划的进行档案分类从而形成一种特色或者是标志。档案资源的管理一定要做到可以满足查阅者的需求，这样才能体现档案数字化建设管理的优点。对于档案数字化建设，要加强安全管理观念，这样才能让查阅者放心自己的数据存贮时梦得到相应的保障。只有将安全保密性做到极致，满足人民群众的需求，才是档案数字化建设管理的理念。同时相关档案管理部门也要注重计算机专业人才的引入，只有专业化的人才队伍才能更好的为用户服务，也才能更好地将档案数字化建设更加的完善。

5 结束语

综上所述，数字化档案建设的管理是信息化时代下必要的产物，也是在新时代下将传统档案管理进行有效而规范管理的一种方式，所以研究档案数字化建设与档案资源的服务利用是对当下档案管理的一种指引。

参考文献

[1]王玉媛.浅谈档案数字化建设与档案资源的服务利用[J].内蒙古水利，2017（04）：52- 53.

[2]彭清清. 我国数字档案馆信息资源服务研究[D].安徽大学，2014.

（包头轻工职业技术学院 014035）