新时期政府机关档案管理工作实践分析

王秀苹

摘要：档案管理是政府机关的基本工作内容，能够大大提高政府机关的工作效率，节省工作时间。在新时期下，随着我国互联网技术的不断发展以及信息技术的不断创新，给我国的档案管理工作带来了巨大的冲击，传统的档案管理模式已经不能再满足急剧变化的社会需求，政府机关的档案管理工作迫切需要创新转型。基于此，本文提出在新时期下优化政府机关档案管理工作的措施，从而解决目前政府机关档案管理工作存在的问题，提高工作效率。

关键词：政府机关;档案管理工作;新时期实践

引言

政府机关档案主要包括国家出台的法律法规、各级政府单位的工作实施方案以及执行决策、国家军事外交等官方行政文件等。在新时期下，我国信息技术和互联网技术的深入发展，对我国政府机关的档案管理工作提出了更高的要求，档案管理工作实现数据化、信息化逐渐成为时代发展的潮流，不仅能够提升政府机关档案的保密性，还能够提高政府机关档案管理的工作效率。因此，在新时期，政府机关要不断采取优化措施，创新档案管理工作。

一、政府机关档案管理工作目前存在的问题

（一）管理模式落后，管理制度不完善

管理模式落后以及管理制度不完善是影响政府机关档案管理工作的重要因素。目前在我国部分政府机关仍然采用原有的管理模式和管理制度，档案管理工作的信息化和数据化程度不高。部分政府机关的管理制度不清晰，没有相应的职务安排，没有安排专门的档案管理人员，而且缺乏明确清晰的规章制度，权责不统一，导致政府机关相关工作人员“缺位”现象严重，导致档案管理工作混乱，不能有效地进行档案保存。其次，部分政府机关的管理模式落后，没有跟随社会的变化和市场的需求进行创新，档案管理工作落后，工作效率低。政府机关的档案管理工作还采用传统的纸质保存的方式，虽然纸质保存存在着一定的优势，可以作为政府机关工作的凭证，准确性较高，但是可重复利用率较低，档案储存难度较大，且信息传递和共享的难度较大。同时，纸质档案管理对环境要求极高，档案保存需要在密闭，通风，远离光照的环境下进行，而且还要控制空气中的湿度，以防纸质档案发潮发霉或者是字迹褪色，从而损害政府机关的档案内容，档案管理成本较高，不利于档案的长时间储存管理。因此，在新时期，大数据和信息技术的不断发展，采用计算机互联网进行档案管理工作是时代发展的趋势，政府机关要不断创新管理模式，解决政府机关档案管理工作目前存在的问题。

（二）管理人员不足，档案信息安全性不高

目前，在我国政府机关的档案管理工作中，普遍存在着人员紧缺的问题。虽然部分政府机关采用了大数据的互联网管理，但是缺乏相关的专业技术人员，在档案管理时操作存在一定的困难，在储存大量档案后，极易造成系统的瘫痪，导致档案信息的丢失或者是档案管理工作的停滞，给我国政府机关的档案管理工作带来了一定的困难和影响。其次，部分政府机关仍然采用传统的人工管理模式，随着我国经济的不断发展以及城市化进程的不断推进，我国的档案文件以及行政信息不断增多，采用人工进行一一的对比储存，耗费了大量的时间精力，档案管理工作效率较低。并且长时间疲劳地进行单一枯燥的工作，工作人员的注意力和专注度会逐渐降低，从而会影响档案管理工作的准确性和完整性，影响政府机关相关工作的顺利开展。再次，政府机关档案管理的安全性有待提高。政府机关的档案机密性很高，涉及民生、军事、经济等多个方面，对我国的人民生活以及国家安全具有重要的影响。因此，必须保证政府机关的档案管理工作的安全性和严密性。部分政府机关的数据信息系统建设时间不长，处于初创期，建设不够完善，在数据传输或者是数据储存时，容易被恶意篡改或者是窃取，使档案的准确性和完整性不能够得到保证，影响我国的政府机关工作，对我国造成了严重的影响[1]。

二、优化政府机关档案管理工作的措施

（一）构建档案信息库以及档案信息共享平台

在新时期下，为了加强政府机关的档案管理工作可以采用建立档案信息库共享平台，促进档案管理的数字化和信息化建设，解决政府机关档案管理工作存在的问题。首先，政府机关要将纸质版的档案信息转化为可以被计算机录用的代码，转换完成之后，对转换的代码进行统一的管理储存，对档案中的图片信息、视频信息、音频信息等进行转译后在转换成代码，储存到计算机中，并设置档案储存的时间和编号，方便档案管理，从而解决了传统的纸质版储存易褪色，档案内容不完整的问题。不仅能够对政府机关的档案信息进行及时的更新，还能够对档案信息进行合理储存，保证档案信息的完整性和规范性。其次，在对档案信息储存在信息库后，要设置加密系统，从而提高档案信息的安全性。再次，要在档案信息库共享平台设置关键词搜索，增加政府机关与人民群众的黏性，无论是政府机关的工作人员还是人民群众都可以在档案信息库共享平台上使用关键词找到自己想要寻找的公开内容，提高了政府机关的工作效率，加强了与人民群众的联系，从而促进政府工作的顺利开展。

（二）创新管理模式，构建管理制度

无论是政府机关还是社会企业，要想提高工作效率，增强管理效果，完成工作内容就必须建立健全管理制度。政府机关要建立明确清晰的管理制度，要落实工作责任制，明确工作人员的工作内容，合理进行工作人员的分工，定期检查工作人员的工作，根据政府机关的管理制度，评价工作人员的工作情况，落实目标责任制，防止政府机关人员渎职、失职现象的发生。其次，要采用竞争上岗制度，政府机关在招聘人才时，要注重人才的专业能力和专业技术，不仅要选拔专业技术人才，进行数据系统的维护和管理工作，还要选拔专门的管理人才，加强政府机关的管理工作，提高工作效率，确保档案管理工作的有序进行，充实档案管理工作岗位。再次，要不断创新管理模式，采用数字化的管理模式，构建身份认证技术和扫描技术，设置加密系统，政府机关人员要进行人脸扫描之后才能够进入档案管理系统，从而提高档案管理的安全性和严密性，有效实现档案管理的数字化，保证政府机关的档案信息安全[2]。

结论

综上所述，在新时期，政府机关的档案管理工作也要跟随时代的发展，促进档案信息管理的数字化和信息化，提高档案管理的工作效率。政府机关要致力于解决目前档案管理工作存在的问题，要不断创新管理模式，制定档案管理制度，建立档案信息库以及共享平台，保证档案信息的安全，促进政府机关相关工作的顺利进行。

参考文献

[1]张慧莲.新时期政府机关档案管理工作实践思考[J].经济管理文摘，2019（20）：23-24.

[2]马金鹏.档案管理存在的问题及对策分析——昆明市市级机关档案业务指导工作实践[J].云南档案，2018（12）：53-55.

（內蒙古自治区兴安盟扎赉特旗好力保镇人民政府 内蒙古 兴安盟 137608）